如何記工作日誌以提高工作效率?

聽了師北辰老師的微課,他介紹了工作日誌的記錄方法,很有啓發,分享在這裏: 如果說寫作是投入產出比最高的一項能力,那工作日誌大概投入產出比最高的一項寫作行爲。

每天 10-15 分鐘,如果你能持續記上一週、一個月,一定有效果。 工作日誌 工作日誌可以記錄這些內容:

 1、一閃而過的靈感 相信你應該有過這樣的經歷:兩分鐘前有一個特別好的想法,但是怎麼想都想不起來了,真是可惜!所以,一定要有隨時記錄的習慣。不記錄,就捕捉不下來。 捕捉靈感一定不要想太多,比如它是否天馬行空,是否可實現,都不重要。放在筆記裏,以後再判斷。

2、重要的談話片段 幾乎每一次與合作伙伴或者內部開會,我都會做筆記。有時候與別人喫飯,如果有特別重要的內容,喫完飯我也會立即記錄下來。我會寫上對方的名字、當天的時間、主要話題以及關鍵細節。通過這樣的線索,日後再來翻閱的時候,能幫助我回憶起很多場景。

3、拍照與截圖 有些會議,組織者會在白板上寫很多思維邏輯,可以拍下來;看到對自己工作有啓發的公衆號文章,截圖截下來。 你可能是處女座有強迫症,想用軟件重新整理一遍,但拍照可以給人現場感,以後再翻可以幫助你回憶當時的細節。而且這不是公開發表的內容,醜一點沒關係,自己能看懂和理解最重要。

4、開始工作前拉一個工作清單 如果一天的工作任務超過三項,我會列一個工作清單。 工作清單會包含這些內容:預計要完成哪幾件任務,如果能量化那最好做一下量化;預計要與哪些人溝通,溝通希望達成的目標以及溝通要點也順便列出來。 如果我在開始一項具體的工作前,列了當天的工作計劃的話,我對開始這一天的工作會更加從容,不會着急忙慌地把第一件事情做完,然後趕着去做第二件事情,這樣很容易所有事情都做不好。大家是否還記得在 2.2 節《如何撰寫主旨清晰、沒有廢話的會議發言?》中,我提到在開會的一開始就要告訴聽衆你當天的會議路線圖嗎?有了路線圖,纔會做到心中有數。工作清單就是你一天工作的路線圖。 每完成一項工作,在那項工作前畫一個勾的感覺,真是很有成就感。

5、每天完成三件事 你可能列了 10 件任務,但是一定要給自己的任務排優先級。每天不要超過三件重要的事情,有時候一天甚至只有一件。比如,在我的寫稿日,我的計劃就是: ● 完成:3.1 ● 完成:3.2 看起來只有兩項,按照每篇 3500-4000 字的量,一個下午大概要寫 7000-8000字。 有時候我能完成兩篇,有時候只能完成一篇。我會告訴自己,完成一篇是底線,完成兩篇是 80 分,如果精力好還能額外做一些其它工作,那就給自己 100 分。回家看部劇,喫頓好喫的,犒勞一下自己。 有時候你可能要聯繫十個人,但有可能溝通的是一件事情,所以這隻算一項重要的任務。先做最重要的事,零碎的事情可以在完成一項重要任務之後夾雜着做。 目標契合

6、與長期目標契合 Google 的 80/20 法則非常好,它允許員工 80% 的工作時間用於工作,20% 的時間自由安排。我認爲你每天的工作計劃應該有 80% 的時間投入在長期目標上,20% 的時間可以用於自己的興趣和好奇心。比如我在 LinkedIn 工作的時候,我會安排業餘花時間去在行見寫作課學員;我自從 2010 年開始寫專欄之後,週末都會拿出半天時間來寫一篇文章。如果你負責微信公衆號運營,確保你每天 80% 的任務安排與核心工作相關,剩下的時間用於投資自己的興趣。

7、可以嘗試下「 KPTP 工作法」 什麼是 KPTP ?它是由 4 個單詞:Keep 、Problem 、Try 、Plan 的首字母組成的。 K:Keep ,今天做了哪些工作; P:Problem ,遇到了哪些問題; T:Try ,計劃嘗試如何解決這些問題; P:Plan ,明天的計劃是什麼。 通過 KPTP 四個部分,就組成了一份清晰明瞭的工作日誌。在工作中,可以反映你每天工作進展、碰到的問題、解決方案和第二天的計劃。早上起來制訂計劃還是頭一天晚上制訂計劃,大家根據自己喜好和習慣執行即可。 80/20法則

8、何時寫工作日誌?

● 靈感應隨時隨地記錄,只要條件允許,不要嫌麻煩;

● 計劃或者目標適合早上定或晚上定;

● 反思適合一天結束之後再寫;

以色列的科學家曾經做過一項研究,研究發現每位重症監護病人每天要接受178項護理操作,如服藥或吸除肺部積液等,而且每項操作都有風險。研究還發現,醫護人員操作錯誤率非常低:僅有1% 。但即使1%的出錯率,每位病人平均每天要承受將近2次的誤操作,躺上幾天就很可能出現大風險。 在複雜的環境中,專家們需要應對兩大困難:1、人類記憶和注意力的分散。尤其是在重壓之下,人們特別容易忽視一些單調的標準動作;2、越是專業的人,越容易犯的錯誤則是面對重複性操作,人們會故意跳過一些明顯的步驟。 2001 年,美國約翰·霍普金斯醫院一位叫彼得醫生曾做過一項試驗,爲防止中心靜脈置管感染,他將必須操作的步驟寫在了一張紙上,並要求醫生和護士必須將所有步驟都完成後,再開始手術。一年之後,彼得醫生的試驗取得了令人興奮地結果:插入中心靜脈置管 10 天引發感染的比例從 11% 下降到了 0 。清單的實施一共防止了 43 起感染和 8 起死亡事故,併爲醫院節省了 200 萬美元的成本。 每天早上開始工作前,把當天工作計劃做好,這一天就有了方向;每天晚上睡覺前,記上幾段工作總結,給這一天劃上一個完滿的句號。以上就是本文的所有內容,希望能對你有用。 本文來自:師北宸《只用15分鐘,讓你每天的工作都有收效的方法》

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