时间分类法 | 找到你的时间规律,发挥时间的最大价值

1、时间有哪些类型?

先问你一个问题,如果现在你有30分钟,你会做什么?你可以暂停2秒钟想一下。

如果你已经有答案了,那么我要问你,有没有考虑过,这30分钟是在上午还是下午呢?

为什么这样问呢?

因为,同样长度的时间,在不同的情境下,可以创造的价值完全不同。

要想充分地利用时间,首先就得了解我们每天的时间都有哪些类型。我们每天的时间可以划分成三个大类:黄金时间、常规时间和碎片时间。

1)黄金时间

是指一天之中你最能够集中注意力的大块时间。适合安排一些高价值、需要深度思考的事情。

这个时间因人而异,有些人是晨型人,最活跃的时间段是上午,中午过后状态就开始下降;有些人是夜猫子型,从中午开始状态渐渐提升,在晚上达到最佳水平。

我们可以根据前面记录的时间流水,总结出完成工作效率最高的时间段,以及工作时间之外状态最好的时间段。

2)常规时间

顾名思义就是每天基本固定的时间。比如通勤、吃饭、休息等。

常规时间的时长和时间点相对固定,适合做那些需要动一动脑子,但不需要深度思考的事情。比如在通勤的时候,我们可以在公交或地铁上阅读电子书、学习音频课程、或背单词等。

3)碎片时间

是指没有被安排的无规律时间,比如等车、排队、等朋友;或是产生变数突然多出来的时间,比如原定1小时的会结果半小时就结束了等等,通过分析时间记录,你可能会发现,自己每天的这些碎片总时长其实非常可观。

利用这些时间我们可以根据不同的时长和场景,完成那些一直想做但总是找不到时间的事情,比如回复邮件或微信、看文章、看书。

2、如何充分利用时间?

了解时间的分类之后,我们就可以从个人时间规律这个角度来分析自己的时间流水,看看自己是否在黄金时间做了不重要的事,是否没有利用好常规时间和碎片时间等等。

然后,我们就可以结合自身情况,将我们需要完成的事与这三类时间做有效的匹配,调整自己的时间使用习惯,从而更好地发挥不同时间的价值。

具体来说,可以通过进入深度工作、准备碎片时间清单、养成时间习惯这三个方面进行调整。

1)在黄金时间进入深度工作

找到自己的黄金时间之后,就需要创造条件,让自己在这段时间里,进入深度工作。

根据卡尔·纽波特在《深度工作》书中的说法,深度工作指的是,在无干扰的状态下专注进行职业活动,使人的认知能力达到极限。这种能力能够创造新价值,提升技能,而且难以复制。

比如,不受干扰地完成一篇文章;不刷微博不聊微信写一段完整的代码;关掉手机整合销售数据做完几张图表等等.....

当你在进行深度工作时,你会发现,自己心无旁,所有注意力集中在工作上,对时间的流逝毫无知觉,思维飞快运行,手指不停敲击键盘,即便是一项复杂的工作,也能够快速、高质量完成。

与深度工作相反的,则是浮浅工作,指的是对认知要求不高的事务性工作,往往在受到干扰的情况下也能超常开展。此类工作通常不会为世界创造太多新价值,且容易复制。比如回邮件、打印资料、整理文件等工作。当你在黄金时间工作时,如果总是被浮浅工作占据,那就会失去最宝贵的时间。

所以,我们可以把"高价值陷阱“里最高价值的事情,安排在这段黄金时间,然后把不重要的浮浅工作直接摒弃或者最小化,从而实现深度工作的最大化。

具体可以怎么做呢?

  • 首先,我们需要营造深度工作的环境。

有条件的话,找一个安静的房间,或者是选择图书馆、咖啡厅等场所。如果没有这个条件,也可以戴上耳机,暂时关闭手机和电脑的提醒音,隔离干扰;并且告知你的同事们,在这个时间段里面尽量不要找你。

  • 其次,将浮浅工作授权给他人。

举个例子来说,如果你是一位新媒体编辑,每天都会有很多大号来申请,转载你所负责的公众号的文章,这就需要你进入公众号后台给申请人开转载权限,由于你负责的工作很多,既要写文章,又要排版和授权,就会导致效率低下。

这时你可以建议老板找一位实习生/兼职,专门处理转载和排版事宜,然后你集中精力写文章,完全不做其它浮浅工作,保证整体效率的提升。

2)准备碎片时间清单

还记得课程一开始的问题吗?

如果现在有30分钟,你会做什么?

如果你只能想到刷朋友圈,那将会错失很多可以利用起来的时间。

碎片时间清单就像是一份指南,让我们知道当下可以做什么,帮助我们减少做选择的损耗。

具体来说,我们可以为不同长度的时间列出场景,以及在这些场景下,可以去完成的事情。

建议你可以列出4种时间长度的清单,包括5分钟、15分钟、30分钟以及1小时。

比如说,5分钟内的场景,可能包括等电梯、等车、等待别人回复消息等等,这时候可以做的事情可能包括记录一下时间流水、活动一下颈部、回复微信消息等。

再比如,15分钟,场景可能包括排队、朋友迟到等,这时候就可以看一篇文章,学习一节圈外课程,进行一次冥想等。

这一个清单,不仅适用于碎片时间,还可以用在常规时间,比如通勤需要30分钟,就可以从30分钟的清单里面,挑选合适的事情来做。

此外,你还可以将一些需要深度思考的工作,拆分为多个小任务,在空闲的时间里完成一两个小步骤。

举例来说,如果你从事运营工作,近期需要做一份用户体验提升方案,完成整个方案需要5个小时,但你没有5个小时整块时间。那么,你可以把方案做个细分,比如按照用户使用产品的流程,分成5个环节,这样每次需要1个小时,完成一个环节之后,你再去处理这一小时中产生的一些用户沟通消息。

3)养成有节奏的时间习惯

当你明确了自己的黄金时间是在什么时候,以及为其安排了高价值的任务,并且为其他的时间也找到了合适的事情之后,就可以让它们形成一种节奏。

当你把时间的安排转化成常规习惯,就可以创造出一种工作节奏,让你不需要投入精力就可以决定,要在什么时候做什么事情。

当你养成了时间习惯,熟悉你的人也会尊重你的选择,在你深度工作的时候,减少对你的打扰。

总结

好,这一小节我们了解到时间分为黄金时间、常规时间和碎片时间三种类型。

结合我们对时间流水的记录与分析,可以从在黄金时间深度工作、准备碎片时间清单、养成有节奏的时间习惯这三个方面,调整时间使用的方式,提升时间使用的价值。

这个时候你可能会觉得,很多时候突发的任务难以避免,或者是总有很多任务要完成,觉得无法集中精神所以,你需要掌握下一小节的内容,如何搭建一个外部系统,帮助你管理任务和信息。

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