原創 王瓊輸出的力量 王瓊工作室 輸出的力量
——1——
郵件的總體論：一切爲了效率
沒有效率的商務英語寫作是浪費時間，所以我要爲商務英語寫作提供高效而減負的方法。寫作就是用筆說話，鍵盤就是我們的外掛的嘴和對面的讀者交流。我奉上的方法論是：
極簡風格+快速變現。
用三段式的萬能模版來整頓英文寫作。
我們要明確：不是英文好，就能寫好商務英語寫作，因爲它們各有套路，需要甄別。商務英語寫作就像是化妝一樣，把英文美化、包裝、打扮一下，給我們的寫作整整容。
商務英語寫作的核心體裁是郵件，它是一種快速交流的方法，如果我們能解構再建構郵件寫作的本質，把花10分鐘的時間縮短爲5分鐘，就能從“小白”發展爲郵件寫作的“大明白”。
我做過一些文獻綜述，讀過不少和商務英語寫作有關的書，整理過一些書籍的類型，其中：
不少日本作者寫了很多基於諮詢公司訓練方法的商務寫作指引。
不少中國作者以大學教師居多，聚焦公文寫作；不過，要看看他們對企業語言和關聯場景是否熟悉。
不少英語母語的人士如果他們不在中國生活多年，對於中國文化或中國企業的瞭解不深入，寫出的書籍也會導致針對性不強。
我的認知是：郵件是通過筆或鍵盤把思想用英語說給讀者，從想法到文字，從母語到外語，這是限制，但也是機會。把握住其中的一些小技巧，我們能讓文章增色生動。
當然，我們提出的極簡三段式打造出來一個骨感美人，雖然核心要素有了，下面就是在不同的場景裏過過招。
——2——
場景一：多人收信，怎麼寫？
多人收信並不是寫這種郵件的痛點，而如何面面俱到纔是；報之以“俱”，獲之以“面”。我們想寫多少內容並不是首要的，最主要的是我們寫的足以覆蓋那些本想也本該看的人。
怎麼才能做到呢？我推薦一個簡單的二維四象限：內外有別，上下有禮，順序正義。
這一點在“To：”一欄就應體現出來；做個有心人，我們纔能有面子。
原則是：按職級，先外部後內部。
內部同級別的按你所瞭解的資歷排序；資歷一樣的，按姓或名的首字母順序排列。我們最重視的應該是：外部、上級、內部、同級/下級。
比如，我是公司的首席講師，要給全球總裁和其他國家的分支機構總經理和首席講師介紹我們的新項目。那麼，我應該這麼寫：
To：CXX（我們全球CEO）, RXX (中國區GM), Peter XX (新加坡首席)，Suhil GXX (印度首席)，Pat CXX (美國首席但是資歷比前兩位淺)，
Cc: PXX（上海辦合夥人資歷比別人都深），EXX (中國區北京辦合夥人)，WXX（深圳辦合夥人），TXX (運營總監)，MXX (資深講師，法律顧問)，GXX (資深講師)
我們如果是個有心人，應先建立一個組織架構圖，先外後內，先高後低，首字母排列。但是，“To:"的部分最好不要超過7個人，如果人數太多，可以用“bcc”密送的方式。
“To：”並不是隨心所欲的理由，不走心纔是丟別人面子也丟自己面子的傷心寫作。面向多個收件人，我們還要想想主題句一行怎麼寫才能面面俱到。
可別小看“順序正義”。有一位總監懟了公司的一位小白——沒有“眼力界”；其實“小白”是真的不知道，更是從來沒有接受過這方面的訓練。在多人收信時，應該先是公司總經理，再是資深合夥人、再是講師。結果這位小夥伴特別隨性，讓收信人感覺不好。
不論對內對外，我建議對上級多用“report”而不是“inform”。對下級，可以用“inform, communicate, align”之類的表達，通知、交流、溝通、同步。
The purpose可以把主題句裏的核心重複一下。在三段式發展的部分，我們可以考慮三個方面：
1） 信息；
2） 問題；
3） 建議或解決方案。
最後一段，要求行動和反饋。當然我們應更敏感一些；如果說，對領導要求行動不妥，那請求指示總可以的吧，不過仍然別忘了加上“so that”的推動意義和後續跟進的動力，才能讓讀者既有被服務好的感受，又有願意配合的理由。
對於下級，我們的語氣和行動要求可以更具體、務實、堅決，圍繞行動目標。多給予：“who does what when”的行動計劃要求以及對大家的利益。
這麼寫，很快一封極簡有效的郵件就完成了。所以“多”並不是障礙，沒“sense”纔是。做個有裏有面的寫作小能手不是難事，用好套路、用心，就能批量生成面面俱到的郵件。
——3——
場景二：密送、簽名和縮寫要注意什麼？
密送
在郵件寫作中，還有一個小問題：密送或者“blind cc, bcc”。
以前“cc”的意思是“carbon copy”，用複寫紙謄抄一封給別或者留存。現在不用複寫紙了，就用“courtesy copy”，禮貌地知會讀者，他們不需要回信，只是瞭解狀況就可以了。
那麼密送有哪些注意事項？
密送的含義是收信人只看見自己，不知道別人是誰。這麼做的場景有幾個：一是自上而下，發給所有人，如總裁的每週一信，那麼每個人只會看到收件人裏的自己，看不見別人。再有就是公司HR、財務、法務等職能部門發通知也可以這麼用。
但是我建議在發郵件時一般少用bcc，免得有打小報告之嫌。
簽名
簽名系統有郵箱設置裏的工具，讓自己和公司的要求統一就好。例如：
Joanna WANG
首席講師
公司地址
電話/手機
我們還可以加上合規以及免責聲明：disclosure……；注意不要用花名，例如：the flying water，同時還要注意姓名中的文化密碼，因爲人們可能首先通過姓名判斷性別，方便在之後的溝通中使彼此更有對象感，所用語氣和措辭也會更加註意。否則，“WANG Qiong，Li Yang”，還真不知道是男是女。此外，起英文名字，在多元化的國際視野裏別顯得沒文化。比如，有的人名字叫Candy, Sweet，這些名字還真像“花名”，會給讀者不好的聯想。索性，要不就不起英文名字，保留中文名字的特點；不過，有的中文名字也有危險，如果拼出來不妥當，如：詩婷，“shiting”，那還是給自己起一個英文名字爲好。
如果中文和英文名字混在一起寫，我建議這麼寫：
Gu Ailing Eileen
WANG Qiong Joanna，有的法國及北歐公司的風格是建議把姓大寫，更有助於彼此瞭解如何稱呼。
小小簽名不僅是落款，只是在有限的字符裏嵌入重要信息，爲讀者服務。
此外如果我們是祕書，替上級領導起草，是所謂的執筆者（或捉刀人），那麼簽名落款一定遵從對等原則，如，寫信人是VP，回信人的落款也要同級別。老式的信函裏還包含祕書或執筆人的姓名縮寫。比如，
Yours,
Joanna Wang
Master Trainer of XX Company
J.W./k.w.
以前，“k.w.”是祕書或助理名字的縮寫，因爲如果需要以後尋找證據，回溯當時的情況就能落實到人。
縮寫
我們在郵件寫作中另外一個毛病是縮寫，如，“pls, asap”，等等。縮寫的來歷源自電傳電報，比如紐約股票交易所的信息快速交流中，華盛頓的政客們又開了什麼會，有什麼決議，有哪些重要信息需要傳遞，都是用電報。爲了省時間，人們發明了很多縮寫語。但是如果現在的郵件中依然用太多縮寫語，尤其是對外或對上的場合，會讓讀者感到不被尊重，被輕慢，給讀者腦海中的畫面感是：你就那麼急急火火，難道說火燒眉毛了嗎？這也給對方的感覺是“連滾帶爬“，不認真、不尊重，讓人不舒服。
此外，郵件寫作和微信或者Twitter不一樣，我們不太鼓勵用表情包。表情包可以在社交媒體中表達情緒以及溝通告一段落的一個信號，比如握手、抱拳、小企鵝勝利、社會等等。但是在郵件裏不建議用得太多，因爲不僅不同文化里人們對錶情包的會有理解偏差，就是同一文化裏不同年齡的人理解也不一樣。
最後我還想提醒一下，當我們要求對方提供幫助時發送了一封郵件，好長時間都“石沉大海”，那就別再發另一封郵件直愣愣地問：你同意嗎？這會讓對方陷入尷尬。對方不回信，大概率就是不同意的意思了。
那麼還有人會問，郵件寫幾輪合適呢？你先寫了一封郵件，對方回了，如果沒有後續必要的行動，這就是一輪，可以告一段落了。我們沒有必要再回一封郵件，只寫着：Get it.或者Thank you，因爲一個郵件的輪迴已經完成了。
——4——
場景三：複雜場景的郵件寫作案例
我們來看一個例子吧。
To: (Mananger) David Long, (Indian Colleagues) Suhil, Sunil Gupta, (Chinese Colleagues) Chen Bing
From: Joanna Wang
Subject: Updates of our project and key info needed from our Indian team
這說明這封郵件的兩個目的：一是彙報項目進展；二是說明缺少的重要文檔
Dear Colleagues,
Dear Mr. Long and Dear team members,
從稱呼上可以更加明確，對經理的稱呼比較正式，對同級別團隊成員的稱呼也很禮貌。
I am writing to update the status of our project and to request key information from our Indian team.
我們可以把目的再強調一下，update用得中規中矩，對上對下都可以用。
As Mr. David Long has been urging us to speed up the project, we have been working around clock to make sure of an on-time delivery.David has instructed us about the serious current status which may lead to a possible delay if without cooperation closely between our teams.
再啓用三段式的結構：
1）信息、進展如何；
2）挑戰，缺少重要文檔；
3）問題，沒有它們，項目進展就停滯了。
Now, we need more key information from our Indian Team, especially from Suhil and Sunil. Your input to the project is crucial to help us make it before the deadline. Therefore, we wonder if we could suggest that key information be sent to us before this Friday (June 8) so that we can catch up this weekend to see whether next Monday is possible for atele-conference as a follow-up.
We have forwarded this message to David so that the management team can also track the progress of our project. All your expertiseis our great resource to rely on and with it , we are confident the problem will be solved soon.
結束：要求行動
Best,
Joanna Wang
這是一封正式郵件，我的學員在我們的建議下寫好郵件，發送給同事；結果，沒過一天就收到了兩位印度工程師發來的文檔，項目得以推進！
有禮有節、面面俱到、不傷和氣；所有的信息都擺在桌面上，有依據、有“案底”；誰幹了、誰沒幹、誰配合、不配合，讓經理和領導團隊一目瞭然。
我們必須會寫，纔不喫虧！給多人寫的郵件，就是要讓一盤菜達到衆口不難調的藝術。所以郵件的高級階段其實是更深入地走向微觀和細節，讓藏在細節裏的“魔鬼”暴露在陽光之下，無處匿藏。
文章：王參謀
歡迎在留言區與我們分享。
王瓊工作室 輸出的力量
王參謀i+1
總能讓你進步一點點