作爲行政管理的模塊之一，檔案資料管理絕對是行政管理工作中不可或缺的一環。不過現實生活中，很多公司尤其是中小型公司不注重這一塊，因爲就像大家理解中的行政管理工作一樣，瑣碎、龐雜，耗時耗力，卻看不到顯而易見的成效，也沒有辦法拿數據說話，多少有些喫力不討好。
但實際上，如果一家公司想要獲得規範的發展，想要打造自己的企業文化，甚至說想要上市，這些檔案資料的規範程度可以說有着非常重要的作用。
這種價值體現，就好比一個人成長過程中所獲得的重要榮譽、所發表的重要作品值得留存一樣，公司的成長和個人的發展都是相似的，這些檔案資料都值得留存，且會在關鍵時刻發揮重要作用的。
01檔案類型
那第一個問題來了，一家公司要留存的檔案資料是哪些呢？
這個不同類型的公司會有不同的要求。大體說來主要分爲以下幾類：
1.財務/會計檔案。主要指的是會計憑證，會計賬簿和財務報告等會計覈算專業資料，是記錄和反映一家公司業務發生情況的重要史料和證據，屬於公司的重要經濟檔案，是檢查公司過去經濟活動的重要依據。按照國家的要求，這些檔案資料的保管期限從10年到30年不等，有的甚至需要永久保存。
2.人事檔案。人事檔案是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關係緊密掛鉤，具有法律效用，也是記載人生軌跡的重要依據。起着憑證、依據和參考的作用，在個人轉正定級、職稱申報、辦理養老保險等相關證明時，都需要使用檔案。
3.技術/設備/項目/工程檔案檔案。這個跟公司的業務息息相關，不同的業務要存檔的檔案資料也不同。主要指的是一家公司在技術、研發、設備、項目、工程等方面專業資料、檔案，對公司發展有着重要的作用。
4.文書檔案。主要指的是公司日常發佈的公告、會議紀要、來訪文書函件、合同等。
一般來說，財務、人事、技術、設備、項目等相關檔案直接用相關部門來存檔管理就可以了，行政部門只要做好制度和規則的制定、監督過程的實施、最後檢查最後的結果即可。
當然，對於行政部門的一些文書、資料等也需要建議檔案，這就需要行政部門自己來收集、整理並存檔。
同時，在這裏值得一提的是，以上檔案的分類方式是按照內容來分的，這種分類方式也不是絕對的。根據不同的整理方式也可以做不同的區分。比如可以分爲影音類、電子類、紙質類、實物類；也可以按照保管年限，等等。
總之一個原則是，便於管理便好。
02檔案管理
那分類做好了，到底該怎麼管理呢？主要有以下幾個步驟：
第一步，對文件進行審覈。
對文件審覈的作用主要是判斷這個文件值不值得存檔，已經應該存到哪一類檔案中。做好判斷之後就可以到下一步了。
第二步，進行文件接收。
重要文件的接收需要登記造冊，登記好移交人、移交時間、接交人以及接交時間，確保文件不要在存檔過程中發生遺失。
第三步，對文件進行整理及歸檔。
主要的文件一一收回之後，接下來要做的工作就是對文件進行細緻的整理。一般來說，可以根據文件收入的時間順序，或者文件發生的時間順序來整理、歸檔，便於後期製作目錄、便於借閱、查閱。
第四步，納入統一的庫房或者系統管理。
待以上所有文件整理好之後，最後做的一件事就是收入倉庫，按照統一的管理形式進行編號、整理。如此一來，檔案就整理好了。
03檔案借閱
檔案存起來當然是要留着用的，接下來就會存在一個檔案借閱的問題。
一般來說，檔案根據其重要性，也可以分爲機密檔案和非機密檔案，可見和可借閱的人也有嚴格的管理。這就需要檔案管理者制定好相應的借閱制度或流程，並做好登記，並且借出後還要及時歸還，等等，以此來保證公司檔案的安全、完好。
以上就是比較粗略的檔案管理的主要內容。在具體的執行過程中，根據不同公司、不同的檔案資料在整理的過程中，也還會有各種細節問題，關鍵是邊學邊幹，邊幹邊學，從而整體將公司的檔案資料管理好。
以我自己的職業經歷來看，基本上絕大多數公司都不注重檔案資料的管理。只有當公司需要上市或遇到重大人事變故等重要工作需要過往公司發展的相關資料、憑證時，纔會突然臨時抱佛腳大力做好檔案資料的管理工作。
但往往那個時候臨時收集總會差東差西，很難完整。所以，這項工作還是要從公司最開始發展就做起比較好，或者在公司發展到一定階段進入穩定期後，就要把檔案的管理體系建立起來，畢竟這是一件需要日積月累的，而非一蹴而就便可完成。