轉自Exchange中文站：http://www.exchangecn.com/html/exchange2013/20130502_451.html
當存在訴訟的合理預期時，需要組織保留與事實相關的以電子方式存儲的信息 (ESI)，包括電子郵件。 這種預期通常會在知道事實的細節之前發生，並且保留內容通常很廣泛。 組織可能需要保留與特定主題相關的所有電子郵件，或特定個人的所有電子郵件。
當存在訴訟的合理預期時，需要組織保留與事實相關的以電子方式存儲的信息 (ESI)，包括電子郵件。 這種預期通常會在知道事實的細節之前發生，並且保留內容通常很廣泛。 組織可能需要保留與特定主題相關的所有電子郵件，或特定個人的所有電子郵件。 可能會採用以下度量標準來保留電子郵件，具體取決於組織的電子發現（電子數據展示）實踐：
1）可能會要求最終用戶通過不刪除任何郵件來保留電子郵件。 但是，用戶仍然可能會有意或無意地刪除電子郵件。
2）自動刪除機制（如郵件記錄管理 (MRM)）可能被掛起。 這可能導致用戶郵箱因有大量電子郵件而變得雜亂，因而影響用戶的工作效率。 掛起自動刪除也不能防止用戶手動刪除電子郵件。
3）一些組織會將電子郵件複製或移動到存檔中以確保它不被刪除、更改或篡改。 由於將電子郵件複製或移動到存檔需要手動操作，或使用第三方產品在 Exchange 外部收集和存儲電子郵件，這將增加成本。
如果未能保留電子郵件，則可能會使組織面臨法律和財務風險，例如組織的記錄保留和發現過程的審查、不利的法律判決、制裁或罰款等。
在 Exchange 2013 中，您可以使用就地保留來實現下列目標：
1）保留用戶郵箱並永久保留郵箱項目 2）保留由用戶或自動刪除過程刪除的郵箱項目，例如 MRM 3）使用基於查詢的就地保留搜索並保留與指定條件匹配的項目 4）無限期保留項目或保留特定的持續時間 5）將用戶置於多個保留中用於不同的案件或調查 6）通過不必掛起 MRM 使就地保留對用戶是透明的 7）啓用置於保留狀態的項目的就地電子數據展示搜索
就地保留方案
在 Exchange Server 2010 中，合法保留的概念是無限期保留某個用戶的所有郵箱數據，或一直保留到刪除保留。 在 Exchange 2013 中，就地保留引入一種新的保留模型，允許您指定以下參數：
1）要保留的內容 您可以通過使用諸如關鍵字、發件人和收件人、開始日期和結束日期等查詢參數指定要保留的項目，也可以指定要置於保留狀態的諸如電子郵件、日曆項目等郵件類型。
2）保留時間 可以指定保留項目的持續時間。
通過使用此新模型，就地保留允許您創建精細的保留策略以便在以下方案中保留郵箱項目：
1）無限期保留 無限期保留方案類似於 Exchange 2010 中的訴訟保留。 它旨在保留郵箱項目以便您可以滿足電子數據展示要求。 在訴訟或調查期間，從不刪除項目。 由於預先不知道持續時間，因此不配置結束日期。
2）要無限期保留所有郵件項目，請不要在創建就地保留時指定任何查詢參數或持續時間。 基於查詢的保留 如果您的組織根據特定的查詢參數保留項目，則可以使用基於查詢的就地保留。 您可以指定諸如關鍵字、開始日期和結束日期、發件人和收件人地址以及郵件類型這樣的查詢參數。 創建基於查詢的就地保留之後，會保留與查詢參數匹配的所有現有郵箱項目和將來項目（包括在以後日期接收的郵件）。
3）基於時間的保留 訴訟保留會無限期地將所有郵箱內容置於保留狀態或保留至刪除保留，而就地保留則允許您指定保留項目的持續時間。 持續時間從接收或創建郵箱項目的日期計算得到。 如果您的組織要求將所有郵箱項目保留特定的時間段（例如 7 年），則可以創建基於時間的保留。 在Exchange 2013 中，您可以指定保留項目的期間。 保留項目的期限基於其接收日期。 例如，分析基於時間進行就地保留並且將保留期間設置爲 365 天的郵箱。 如果自收到某個項目開始計算，300 天后刪除了此郵箱中的某個項目，則在永久刪除該項目之前還需要再保留 65 天。 您可以將基於時間的就地保留與保留策略一起使用，以確保這些項目保留指定的持續時間並在該期間過後永久刪除。
您可以使用就地保留將用戶置於多個保留中。 將用戶置於多個保留中時，將一起應用所有就地保留的搜索參數（使用 OR 運算符）。 如果將郵箱置於五個以上的保留中，則所有項目將一直保留到刪除這些保留，並複製訴訟保留行爲，直至郵箱的保留數減少爲五個或更少。
將郵箱置於就地保留中
已添加到基於發現管理角色的訪問控制 (RBAC) 角色組或分配了合法保留和郵箱搜索管理角色的已獲授權的用戶可以將郵箱用戶置於就地保留中。 可以將該任務委派給組織的法律部門中的記錄管理員、遵從性管理者或律師，同時分配最低特權。
在 Exchange 2013 中，就地保留功能與就地電子數據展示搜索集成。 可以使用 Exchange 管理中心 (EAC) 的“就地電子數據展示和保留”嚮導或 Exchange 命令行管理程序中的 New-MailboxSearch 和相關 cmdlet 將郵箱置於就地保留中。
許多組織都需要用戶在置於保留時得到通知。 此外，當郵箱置於保留時，不需要掛起適用於郵箱用戶的任何保留策略。 由於郵件繼續按預期方式進行刪除，因此用戶可能不會注意到他們置於保留中。 如果您的組織需要保留中的用戶得到通知，則可以將通知郵件添加到郵箱用戶的 Retention Comment 屬性中，並使用 RetentionUrl 屬性鏈接到提供詳細信息的網頁。 Outlook 2010 及更高版本在 Backstage 區域顯示通知和 URL。 必須使用命令行管理程序來添加和管理郵箱的這些屬性。
就地保留和“可恢復的項目”文件夾
就地保留使用“可恢復的項目”文件夾保留項目。 “可恢復的項目”文件夾替換在早期版本的 Exchange 中非正式稱爲“轉儲程序”的功能。 “可恢復的項目”文件夾在 Outlook、Outlook Web App 和其他電子郵件客戶端的默認視圖中處於隱藏狀態。
默認情況下，當用戶從“已刪除的項目”文件夾之外的文件夾中刪除郵件時，該郵件將移動到“已刪除的項目”文件夾中。 這稱爲“移動”。 當用戶對某個項目執行“軟刪除”操作（通過按 Shift 和 Delete 鍵來實現）或從“已刪除的項目”文件夾中刪除某個項目，該郵件將移動到“可恢復的項目”文件夾，因而將從用戶視圖中消失。
“可恢復的項目”文件夾中的項目按照在用戶郵箱數據庫中配置的已刪除項目保留期進行保留。 默認情況下，郵箱數據庫的已刪除項目保留期設置爲 14 天。 還可以爲“可恢復的項目”文件夾配置存儲配額。 這樣可保護組織免受潛在的拒絕服務 (DoS) ***，這種***源於“可恢復的項目”文件夾的快速增長以及因此導致的郵箱數據庫增長。 如果郵箱未置於就地保留或訴訟保留中，當超出“可恢復的項目”文件夾警告配額，或項目在該文件夾中的保留持續時間超過已刪除項目保留期間時，將按照先進先出的原則從“可恢復的項目”文件夾永久清除項目。
“可恢復的項目”文件夾包含以下子文件夾，這些文件夾用於存儲各種站點中的已刪除項目並有助於就地保留和訴訟保留：
1）Deletions 從“已刪除的項目”文件夾中刪除或從其他文件夾中軟刪除的項目將移動到“刪除”子文件夾，並且當用戶在 Outlook 和 Outlook Web App 中使用“恢復已刪除郵件”功能時對用戶可見。 默認情況下，項目將一直位於此文件夾中，直到爲郵箱數據庫或郵箱配置的已刪除項目保留期過期爲止。
2）Purges 當用戶從“可恢復的項目”文件夾刪除某個項目（使用 Outlook 和 Outlook Web App 中的“恢復已刪除郵件”工具）時，該項目將移動到“清除”文件夾中。 超出在郵箱數據庫或郵箱中配置的已刪除項目保留期的項目也會移動到“清除”文件夾中。 如果用戶使用“恢復已刪除郵件”工具，則此文件夾中的項目對這些用戶不可見。 當郵箱助理處理郵箱時，“清除”文件夾中的項目將從郵箱數據庫中清除。 訴訟保留郵箱用戶時，郵箱助理不會清除此文件夾中的項目。
3）DiscoveryHold 如果將用戶置於就地保留中，則會將已刪除項目移到此文件夾中。 當郵箱助理處理郵箱時，它將評估此文件夾中的郵件。 將匹配就地保留查詢的項目保留在該查詢中指定的保留期。 如果未指定保留期，則無限期保留項目或一直保留到從保留中刪除用戶。
4）Versions 當用戶置於就地保留或訴訟保留中時，必須保護郵箱項目不被該用戶或進程篡改或修改。 此操作通過使用寫入時複製進程來實現。 當用戶或進程更改郵箱項目的特定屬性時，在提交更改之前，會將原始項目的副本保存到“版本”文件夾中。 對後續更改重複此過程。 還會在就地電子數據展示搜索中對“版本”文件夾中捕獲的項目編制索引並返回。 刪除保留後，託管文件夾助理將刪除“版本”文件夾中的副本。
觸發“寫入時複製”的屬性
儘管“DiscoveryHold”、“清除”和“版本”文件夾對用戶不可見，但“可恢復的項目”文件夾中的所有項目由 Exchange 搜索編制索引，並且可使用就地電子數據展示來發現。 從就地保留或訴訟保留中刪除郵箱用戶後，“DiscoveryHold”、“清除”和“版本”文件夾中的項目將由託管文件夾助理清除。
就地保留和郵箱配額
“可恢復的項目”文件夾中的項目不根據用戶的郵箱配額進行計算。 在 Exchange 2013 中，“可恢復的項目”文件夾有其自己的配額。 當用戶的“可恢復的項目”文件夾超出可恢復的項目的警告配額（由 RecoverableItemsWarningQuota 參數指定）時，將在郵箱服務器的應用程序事件日誌中記錄事件。 當該文件夾超出可恢復的項目的配額（由 RecoverableItemsQuota 參數指定）時，用戶將無法清空“已刪除的項目”文件夾或永久刪除郵箱項目。 而且，“寫入時複製”也將無法創建已修改項目的副本。 因此，監視就地保留的郵箱用戶的“可恢復的項目”配額很關鍵。
對於郵箱數據庫，默認 RecoverableItemsWarningQuota 和 RecoverableItemsQuota 值分別設置爲 20 Gb 和 30 Gb。 這些設置通常足以存儲若干年的郵箱數據（就地保留時）。 若要對郵箱數據庫修改這些值，請使用 Set-MailboxDatabase cmdlet。
就地保留和訴訟保留
訴訟保留是 Exchange 2010 中引入的用於保留電子數據展示數據的保留功能，在 Exchange 2013 中仍然可用。 訴訟保留使用郵箱的 LitigationHoldEnabled 屬性。 就地保留基於查詢參數、保留期和放置多個保留的功能提供精細的保留功能，而訴訟保留僅允許您無限期保留所有項目或一直保留到刪除保留。
在 Exchange Online 中，您還可以爲郵箱指定訴訟保留持續時間。
同時將項目置於一個或多個就地保留和訴訟保留中時，將無限期保留所有項目或一直保留到刪除保留。 如果刪除訴訟保留而用戶仍置於一個或多個就地保留中，則將匹配就地保留條件的項目保留在保留設置中指定的時間段。 將 Exchange 2010 中訴訟保留的郵箱移到 Exchange 2013 郵箱服務器時，將繼續應用訴訟保留設置，從而確保在移動期間和之後繼續滿足合規性要求。
保留存檔的 Lync 內容
Exchange 2013、Microsoft Lync 2013 和 Microsoft SharePoint 2013 提供集成的保留和電子數據展示體驗，使您能夠跨不同數據存儲保留和搜索項目。Exchange 2013 允許您將 Lync Server 2013 內容存檔在 Exchange 中，並消除要具備單獨的 SQL Server 數據庫才能存儲存檔 Lync 內容的要求。 通過 SharePoint 2013 中集成的保留和電子數據展示功能，您可以從單個控制檯跨所有存儲保留和搜索數據。
將 Exchange 2013 郵箱置於就地保留或訴訟保留時，Microsoft Lync 2013 內容（如聯機會議中共享的即時消息會話和文件）將存檔在郵箱中。 如果使用 Microsoft SharePoint 2013 中的電子數據展示中心或 Exchange 2013 中的就地電子數據展示搜索郵箱，則搜索結果中還會返回匹配搜索查詢的所有存檔的 Lync 內容。 還可以將搜索限制爲郵箱中存檔的 Lync 內容。 要啓用 Exchange 2013 郵箱中 Lync 內容的存檔，必須配置 Lync 2013 與 Exchange 2013 的集成。 (責任編輯：Exchange中文站) |