01 爲什麼要聽這麼書？學習時間管理，輕鬆高效的搞定工作生活
你是否經常被繁瑣的事務纏身，頭昏腦脹依然不得不打起精神處理眼前的一堆亂麻？你是否經常感到力不從心，面對上司新指派的工作無從下手，抓耳撓腮？你是否經常覺得時間不夠用，工作永遠做不完，沒有時間健身，沒有時間陪伴家人？你是否常常感到工作超出了自己的掌控範圍，壓力劇增，痛苦不堪？
這一切都是因爲你的大腦裏被塞了太多的東西，很難全身心投入到其中某一件事情當中。總是被各種各樣的小事打斷，工作效率越來越低，人也越來越煩躁。那些沒有找到對應位置和恰當存在方式的事務，盤踞在我們的腦海中，成爲懸而未決的問題，時不時的跳出來提醒我們，打斷我們的思路。《搞定：無壓工作的藝術》這本書，可以協助我們找到各個繁瑣事務之間的平衡點，擺脫低效的手忙腳亂，走向高效的有條不紊。
這本書的作者是戴維·艾倫，美國戴維·艾倫有限公司的總裁，同時是一名行政管理培訓專家和教育家。在提高工作效率方面，他是最具建樹和影響力的思想家之一。
相信聽完這本書，大家至少會明白以下三個問題:
第一：如何把許多雜亂無章的事情理順？
第二：如何把一件複雜的事情簡單化處理？
第三：如何用搞定五步法，提升工作效率？
02 橫向管理的五個階段
首先來問大家一個問題，我們平時處理事情的時候，有沒有固定的步驟呢？可能很多人沒有意識到，我們習以爲常的處理事情的方法，一般都會經過5個階段，也就是橫向管理系統。
首先是收集引起我們注意的事務和信息；其次是理清每個事務的意義和相關措施；接着組織整理結果，提出下步計劃；然後進行思考回顧，檢查一切是否就緒；最後是選擇行動。這些階段構成了我們生活中的橫向管理系統，也就是我們常常處理問題的基本流程。
我們舉個例子，假如我們出差了一週回到家，家裏又髒又亂，想要做頓飯吃，應該都做些什麼工作呢？首先要確認哪些東西都是亂的，沒有在固定位置，這就是收集；然後決定哪些要留下，哪些要扔掉，這是理清；然後把需要放置的東西歸位，放進冰箱、抽屜或者扔進垃圾桶，這是整理；然後覈對食譜，檢查食材和廚具，這是回顧；最後點火放油，開始做飯，這就是行動。
這些步驟之間緊密相關，任何一步如果沒有做好準備，都可能導致整個事務無法順利的進行下去。雖然看起來比較容易，但是如果真的做起來，我們常常不知道如何下手，手忙腳亂。接下來我們對每個步驟進行簡單的說明。
第一步是收集，那麼我們到底應該收集些什麼呢？其實收集就是尋找我們的一切未竟之事，那未竟之事又是什麼呢？就是那些我們覺得需要做或者應該做但是沒有做的事情。這些事情不論大小、輕重、緩急，只要是等待我們做的，就都是我們的收集目標。
第二步是整理，整理有什麼規則呢？我們可以把所有的收集的事情分爲兩類，，需要採取下一步行動和不需要採取下一步行動的。對於不需要採取下一步行動的，大多都是一些備用資料，我們可以存在一個備用文件夾，方便以後查看。對於需要採取下一步行動的，我們確認是否2分鐘可以完成，如果可以，則立即執行，如果不行，要麼委託他人，要麼按計劃排期。
整理歸類完之後，我們對於需要採取行動的事務，2分鐘可以完成的，我們可以列成一個立即執行清單，比如要給某個客戶打電話回訪。對於需要排期的，列出下一步計劃的行動清單，比如要約朋友吃飯，那麼下一步的計劃就是先聯繫朋友約時間和地點。
計劃列好之後，我們需要再進行覈對和檢查，確保每一項事務都是可執行的，然後根據下步計劃清單一一執行即可，直到所有的事務都處理完成。對於處理完成的事務，要及時的從收集工具中清除，並且保證所有的未竟之事都已經在工具中。
大多數的事務都可以通過橫向管理來完成，但是有時候我們需要將目光聚焦到某一個項目上，也就是縱向管理。
03 縱向管理的五個階段
橫向管理是聚焦於我們生活工作中的大大小小的所有事務，而縱向管理就是對其中的某一個項目進行縱向擴展，從計劃到行動的整個流程。研究表明，人的大腦在處理任何一件事務時，都要經歷五個階段：定義目標、展望結果、頭腦風暴、組織整理、制定方案。
咱們先舉個例子。我們週末想約朋友出去吃飯，這就是目標，有了這個想法時，我們大腦裏肯定出現的是吃火鍋還是吃西餐還是吃川菜，對每一種場景都進行了想象，這就是展望結果，接下來肯定會想我們應該幾點出發？在什麼地方吃？人會不會太多？等等，這就是頭腦風暴。
當頭腦風暴過後，我們大腦中會有很多想法，接下來就是對這些想法進行組織整理，比如打電話約朋友確定時間和地點，打電話預定餐廳的位置等，組織整理完成後，我們最終會形成一套完整的方案，幾點出門在什麼地點會和，直接去預定的餐館進行就餐。
很多時候，我們拿到一項事務的時候，不管三七二十一先動手，以爲這樣就可以比別人快一點，但是其實不然，磨刀不誤砍柴工。不管是吃一頓飯、做一個項目、做一個產品、做一個公司，事情不管大小，它所需要經歷的階段都是一樣的。
首先我們要有目標，多問爲什麼，這個問題絕對不會影響我們做事的進度，反而會讓我們更清楚自己要做什麼。當目標足夠清晰，那麼對於預期結果我們也可以清楚的描述出來了，頭腦風暴就是一個集思廣益，對於大腦中的信息進行碰撞再加工的過程，這個過程可能會幫我們捕捉到更新穎獨特的思路和想法。
頭腦風暴過後，我們常常雜亂無章的記錄了很多有用沒用的信息，接下來就是對這些信息進行組織整理，留下有用的，摒棄無用的。最後根據整理的結果制定完整的行動方案，指引下一步行動。