（一）
晚上11點，王主編對這着電腦慢吐了一口煙，這已經是今晚的第11版了……他和陳編趕工明天即將發佈的重要文章，通過微信來回發送修改稿，對話裏堆滿了同名文件。
“真是麻煩，文件存來存去，傳來傳去。”他這樣想。
（二）
王總，明天週一要開公司周例會，他正查看各部門的工作週報，7,8個部門的週報都通過郵件發送，他每次查看都要在郵箱點點點點點點點點點。
“真是麻煩，想看前段時間的週報，也不知道能不能找到……”他這樣想。
（三）
王文案，領導找他要一份文件，但他不知道文件在哪個部門的哪個人手裏，問了很多人也沒找到，於是只能淚流滿面地重新敲了一份。
“真是麻煩，如果公司使用企業網盤就好了……”他這樣想。
關於文件編輯、文件查找，郵附件處理等工作，每天都困擾着無數上班族。在企業中，我們把這類文件處理工作所需要消耗的時間、人力、物力稱之爲文件協作成本。
文件協作成本主要包括查找文檔、獲取文檔、編輯文檔、審覈文檔這四項，據調查顯示，企業文檔審覈成本最高，佔比42%，包括合同審覈、報告審覈、公文審覈等工作，之前提到王主編的例子，就包含了文檔審覈和文檔編輯。
文件協作成本直接影響員工的辦公效率，從而間接影響企業的生產效率。很多單位部署了OA、ERP等業務系統，希望以此來加快流程流轉速度，提高工作效率。但實際上，這些系統處理的主要是結構化數據，並沒有解決文檔協作問題，日常工作中，大家仍然依賴微信、Email等進行低效率協作。
那麼，企業該如何降低文檔協作成本？
一直強調“文檔強協作”的雲盒子私有云盤，認爲首先要保證文件的安全性和完整性。在這基礎上，加快文件分享速度，縮短查找文件時間，最後讓文檔能夠迅速地在員工之間傳遞，緊密彼此間的協作。
一、文件集中存儲，多重加密備份
雲盒子在企業內部建立私有文檔雲，將散落存儲在員工硬盤、U盤、郵箱等地的文件集中、樹狀歸類存儲。本地、客戶端、傳輸通道三種加密，再通過本地或異地備份定時備份數據，把企業的文檔資源全方位無死角的保護起來。避免誤刪、硬盤損壞、U盤丟失，崗位變動交接不全等文檔丟失的情況發生。
二、權限共享，移動訪問
當所有文件都存儲在雲上，文件的共享和查找就簡單了，登錄即可獲取文件，搜索即可查找指定文件。你可以隨時隨地在任一終端設備上找到訪問文件。
當文件統一存儲，劃清每個用戶對文件的訪問邊界將是一個項非常重要的工作。通過文件權限設置防止對文件進行越權操作。雲盒子文檔權限共有11級，並組合成常用5級（預覽、下載、編輯、不可見、全權限）。你可以採用組合好的權限進行快速設置，也可以針對實際情況自定義設置。
三、在線編輯，緊密協作
針對文件上的協作，雲盒子把自己還原爲普通用戶，把在文件增、刪、改、傳遞等過程遇到的障礙化爲需求，用功能一個個清除。
文件編輯
可以單人鎖定編輯所有格式的文件，也可以多人同時在線編輯office文檔，讓文件編輯避免產生版本衝突，或提高多人編輯的效率。
溝通協作
雲盒子企業雲盤提供獨立IM模塊，可作爲內網版“微信”使用。從提高工作效率出發，雲盒子顯示消息閱讀狀態，並可直接編輯對話文件、申請文件權限等。
文件審閱
雲盒子有兩種方式：催辦和工作流。
l 催辦是單節點的審閱，能夠快速發起，例如將文件用催辦推送給同事閱讀或修改，並跟蹤對方的完成狀態。
l 工作流則是自定義多節點的審閱，工作流適用於多部門的文件審批、歸檔。例如請假審批，請假人填寫請假文件，文件自動在 發起人 -> 部門經理 -> 考勤員 間流轉，最後歸檔至考勤統計文件夾。
當然也可以直接將文件拖拽到對話中讓其他人審閱，只是這種方式少了審閱的進程、狀態提醒。
企業降低文檔協作成本的答案就是雲盒子。雲盒子以文件爲中心，顛覆原來的文檔協作模式，現在，我們重新想象一下前面提到的那幾個場景：
（一）
每次陳編有新改動，王主編都收到提醒，王主編打開查看或是修改，陳編也會收到提醒。甚至，他們規劃好了各自負責的部分，兩人同時寫，即改即存，實時看到對方敲出的內容。
4個小時的來回傳遞編輯，現在1個小時就搞定了。不管他們改了多少版本，在雲盒子永遠只展現最新版，併爲重要的版本添加備註，方便回溯。
（二）
“調研部上傳了工作週報”，王總收到雲盒子提醒。
現在，所有部門週報都按年度、月份提交到《例會週報》文件夾裏，自動歸檔，王總要閱讀非常方便。
（三）
王文案領導在雲盒子搜索到了目標文件，找文件再也不是先找人了。
目前，在私有云盤市場打滾了12年的雲盒子積累豐富的雲盤系統架構、行業文檔架構搭建經驗，已成功幫助南方電網、中國移動、粵電集團、廣西財廳等打造內部文檔雲。
接下來，雲盒子私有云企業雲盤將在血液中將融入AI理念，爲產品的未來打開更大的想象空間。