有時你有解決業務問題的方法，但是你的管理層就是不聽。企業裏的部分人員也正在爲此努力，這些人曾試圖爲CRM立項拉入投資，並希望從同事那裏獲得實施系統的支持，但以失敗告終。更讓他們沮喪的是，他們認識到，如果沒有有效的CRM解決方案，他們提高績效標準的能力就會受到限制。因此，除非你有一個可靠的CRM項目申請（項目理由或項目價值分析），否則你的上司可能不會批准這項投資。即：
• 我們爲什麼要開展？
• 能解決什麼問題（或滿足什麼需求）？
• 可以給組織帶來哪些好處？
• 與組織的核心戰略是否契合？
一些詳細的項目論證分析中可能還包括：替代方案比較、項目產出、時間與成本的粗略估算、項目實施思路等內容。
因此，您可以遵循以下步驟來提出一個引人注目的CRM系統項目論證。
確定您要解決的業務問題：
這一步的目標是提出需要解決的特定問題陳述，因爲它會阻礙了業務增長。這些問題陳述構成了您提出CRM系統項目實施理由的基礎。
首先，回答以下問題。如果您對這些問題的回答是“否”，那麼這就是您想要解決的問題。
銷售代表:
在回覆潛在客戶的郵件時，您能從你的電子郵件客戶端看到交易詳情嗎?
您是否有一個可以輕鬆與團隊其他成員協作的羣組郵箱?
您是否通過共享日曆而無需播放電話標籤，讓您的客戶輕鬆選擇會議時間？
您是否能夠在幾分鐘內獲得文檔簽名而無需打印和快遞？
當客戶發生重要事件時，您是否得到實時更新?
當聯繫人閒置超過一定時間時，您是否會收到警報?
你能設置提醒來跟進不在辦公室時的通知嗎?
銷售經理：
你知道什麼時候因爲銷售管道已經溢出了而擴大你的銷售團隊嗎?
您可以輕鬆生成數據的透視報告嗎？
您是否有一個儀表板顯示您的團隊的銷售管道、商機金額和有風險的商機?
您知道上個季度你損失了多少銷售額嗎?爲什麼?
您知道哪些銷售代表的業績高於或低於預期嗎?
您能列出上週所有不活躍的交易嗎?
您能快速跟蹤銷售代表針對特定客戶/潛在客戶的活動嗎?
如果您的一位銷售代表明天離開你的公司，您是否有他們正在處理的客戶的所有信息嗎?
市場營銷代表：
您能否快速細分具有類似特徵的潛在客戶以發送有針對性的消息？
您能否建立滴灌營銷活動，讓你通過基於行爲的不同序列培養高價值的線索?（一個行之有效的滴灌電子郵件是由營銷人員按照選擇的時間和順序，發出的一系列預先寫好的電子郵件。以訂閱的日期爲起點，每位用戶都以相同的順序收到一系列的電子郵件。相比之下，電子郵件通訊卻是在同一時間發送給所有用戶。）
您能根據他們的身份以及他們與您互動的方式爲您的線索評分嗎?
您的線索評分是否也考慮到您的潛在客戶在電子郵件、聊天、電話和網站渠道的參與度?
當一個潛在客戶在任何社交渠道提及你的品牌時，您會收到提醒嗎?
市場營銷經理：
您能從你的網站上自動獲取銷售線索到CRM系統嗎?
您知道你的客戶羣體是哪些嗎?
• 在您的銷售線索中最有代表性的?
• 有多大的機會客戶將從您這裏購買嗎?
• 從您這裏購買最多的客戶是?
您能根據他們的身份以及他們與您的互動方式來給你的線索打分嗎?
您能否細分你的線索和客戶，以向他們發送有針對性的活動?
您知道哪些營銷活動獲得了最高的參與度和轉化率嗎?
市場營銷人員容易在銷售準備就緒時將銷售線索交給銷售團隊？
您是否可以發送調查以獲得諸如NPS（NetPromoter Score淨推薦值）之類的反饋?
除了電子郵件或截圖複製外，你還有什麼辦法把銷售線索信息傳遞給客戶呢?
客戶服務代理：
您是否可以在查看案例時查看最近的聊天，案例，電話，而無需點擊或轉到其他地方？
您是否有一個提供加速響應建議的系統？
您是否可以一鍵發送常見問題的預設回覆？
您是否有客戶完整的購買歷史記錄來回答他們的問題？
在一個案例解決之後，您能自動請求客戶的反饋嗎?
客戶請求是否被分發到正確的代理?
您能否快速升級高優先級查詢以確保快速解決？
客戶服務經理：
您知道您的每個客戶過去都有多少客戶服務問題嗎?
您知道您的團隊成員每天要解決多少個案例嗎?
您能否快速識別流程瓶頸?
您是否有適當的流程來確保SLA( 服務等級協議,service level agreement)合規性?
能否跨團隊查看每個聯繫人或交易的信息，包括筆記，電話和計劃任務？
特別對於高級經理而言，很可能與客戶接觸點脫節，並且可能對客戶服務交付中的實際痛點缺乏認識，特別是在當前報告質量較差的情況下。如果你能讓決策者體驗並認識到問題所在，他們就能把這些問題轉化爲每位經理都想解決的問題——高客戶流失率、低線索轉化率和不斷上升的服務成本。
在確定了以上所有問題後，構建問題陳述。詳細說明問題陳述有助於識別關鍵受衆和高層對解決方案的需求。有效的問題陳述應包括：
• 問題
• 業務部分受問題影響。如：團隊生產力，客戶體驗，團隊協作。
• 描述問題如何影響業務的這些部分
示例問題陳述：我們的銷售團隊需要花很多時間更新電子表格上的數據以管理銷售活動。如果這些更新未實時完成或記錄意外更新，則銷售代表將使用不完整或不正確的客戶數據。這一過程效率低下，前景堪憂。
陳述你想要達到的目標
爲了從CRM項目中獲得最大收益，您必須設置清晰的目標。每個企業都有自己的目標。特別當高級經理和董事已經意識到使用CRM系統的好處，但不相信整個組織都能接受CRM，那就尋找關鍵指標。例如，一個企業想要提供更好的客戶服務來多保留5%的客戶，而另一個企業想要改進銷售流程來完成10倍的交易。因此分析您的業務領域，並根據需要對其進行優先級排序。幾個值得追求的CRM系統目標：
• 降低客戶獲取成本
• 縮短銷售週期
• 提高客戶滿意度
• 減少案例解決時間
• 降低運營成本
• 提高銷售線索轉化率
• 獲得銷售管道的完全可視性
• 減少管理和重複性的手工任務
• 創建高度針對性的客戶營銷列表
當然，如果您能夠立即演示衡量這些指標的方法，並指定負責使用CRM實現改進結果的人員，這將爲您的CRM項目申請增加優勢。商業智能報告和關鍵績效指標對高級管理人員很重要。推廣CRM項目的一種有用方法是識別關鍵指標，演示衡量指標的方法，並指出負責使用CRM來提高績效的人員。
此外，在說服高層通過CRM系統能實現哪些目標時，可以讓高級決策者與已經成功實施CRM系統的行業同行進行交談。如果他們能夠看到競爭對手，顧問和業務合作伙伴從CRM獲得優勢，這將幫助你建立一個更有說服力的案例。
創建CRM系統需求清單
現在您已經很好地理解了您想要解決的問題和您想要通過CRM客戶關係管理系統實現的目標，將它們全部列出並確定優先級。以下是典型的CRM系統需求列表：
讓每個CRM用戶根據他們的具體需求對需求列表按優先級進行排序。一旦所有團隊成員提交了他們的需求排名，就總結一下結果。
確定預算
在查看CRM軟件預算時，需要考慮3個核心成本組件:軟件成本、支持成本、配置和定製成本。
• 軟件成本：軟件成本是最容易預算的，因爲它幾乎是靜態的。市面上大多在線CRM系統按固定的月度或年度價格定價。您還會找到幾個滿足小型，中型和大型企業需求的計劃。
• 支持成本：用戶培訓、實現支持、有時需要一些諮詢費用。
• 配置和定製成本：CRM項目的最大問題是需求蠕變（也稱範圍蠕變。在項目實施過程中，我們經常會產生一些新的點子，如果需要將新想法（新的功能/需求）加入到項目的設計/開發進程中，最後項目理所當然地產生變動，決定功能/需求的範圍層受到影響）。CRM系統有助於解決公司的業務需求，但業務是在動態環境中運行的——操作環境不斷變化，影響業務流程和決策。因此，隨着配置和定製需求的更改，成本可能會增加。
除了這些核心成本之外，還需要考慮的間接成本是在實施階段對員工生產力的影響。一個完整的CRM客戶客戶關係系統實施週期可能從幾天到數週不等，這取決於資源的可用性和系統的複雜性。
現在，您的業務問題、想要實現的目標和功能、預算都已經確定了。針對目前市面上有這麼多的CRM長沙及解決方案，很容易構建一個幾十個選項的候選列表。但決策者沒有時間從多個CRM軟件廠商中進行篩選和選擇，所以如果您希望得到一個積極的結果，請事先進行初步調研和考察，並最終遞交不超過5個以上的CRM解決方案，以縮小選擇範圍。
常見的問題和疑惑
很多企業在投資新技術和經歷變革的過程中，總是會猶豫不決。這裏有一些常見的疑惑：
CRM系統只適用於大企業：沒有一家企業會因爲規模太小而無法實施crm系統。如果你的目標是更好地銷售和與客戶溝通，那麼您需要一個。
我們目前的系統運作良好：對於組織中的許多人來說，變化可能會導致挫折和壓力。因此，請說明當前系統的問題以及切換到crm軟件以獲得支持的好處。
CRM很難學習和使用：大多數的crm軟件都被設計成直觀且易於學習的。你總是可以得到免費的支持，以防你卡住了
CRM很昂貴：基於雲的CRM節省了硬件和安裝成本，同時使您可以隨時隨地訪問crm系統。
CRM實現是一個耗時的過程：在多數情況下，您可以即刻登錄並開始使用應用程序。至於各企業通用的大多數應用程序，則在幾天或幾周內就可以完成部署和運行。
我想讓CRM一步到位：除了確保CRM戰略和技術能夠適應長期需求外，展示如何實現短期收益至關重要。成功的CRM項目通常從初始部署到少數高優先級團隊開始，其中CRM技術使他們能夠快速優化流程並實現快速改進。一旦建立了早期的結果，就有了堅實的基礎將CRM擴展到業務的其他領域。長期以來，我們一直建議CRM系統採用分階段的方法實施，這是快速啓動並取得早期成果的最佳方法，這將爲未來CRM階段的進一步投資提供保障。
財務理由和投資回報
有趣的事實：根據Nucleus Research的一項研究，在CRM實施上每花費一美元，就能帶來高達8.71美元的銷售收入。
純金融術語的投資回報有一個精確的定義。這僅僅是對投資和收益的比較。然而，由於CRM客戶關係管理系統結果也涉及一些非財務收益，準確的ROI計算可能會很棘手。
CRM投資的回報最初很難量化，但從長遠來看，增加銷售、提高員工生產率、提高客戶保留率以及降低運營成本無疑是值得的。
起草CRM項目論證並提交
使用收集到的所有數據創建一個引人注目的項目論證，並將建議提交給管理層以獲得批准。使用上面的步驟來讓你的管理層接受CRM軟件，您將很快能建立起更好的客戶關係。
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