SAP R/3財務基本概念及集成性淺釋---總帳等概念
1，科目表的建立及分配
在SAP中，科目表的層次較公司代碼高，也就是說先創建好科目表，然後可以分配給不同的公司使用。在同一集團範圍內，爲了使各個集團範圍內的公司使用的科目表都能一致，通常是先創建一個虛擬的公司及科目表，然後集團範圍內公司都可從其拷貝。科目表中的科目就是在總帳的主數據中分別創建的。這裏值得一提是，在SAP中的科目表與傳統的手工方式在科目體系中有了很大的不同。傳統的帳務體系將會計科目分爲1級科目、2級科目、3級科目等。但在SAP已沒有這樣分法了。除了應收、應付、固定資產等統馭科目外，所有的明細或2、3科目上升爲總帳科目（當然在使用之前，應進行有關主數據的設置），如傳統的銀行存款—工商銀行XX支行XX帳號，這只是銀行存款的一個子科目，但在SAP中，此時已設置爲一個總帳科目了，科目代碼是根據企業會計制度中的有關編碼擴充至8位編碼，如一個企業有許多銀行存款，在SAP中就變成了有許多總帳科目。在總帳層次顯示時，是分別顯示的，但到報表層次時，則根據所有銀行科目中的前四位代碼彙集成一個科目銀行存款進行披露。管理費用也一樣，在SAP中有非常多管理費用的總帳科目（如工資、獎金、津貼等）。但在總帳還包含有從其他模塊中過入的金額，如統馭科目，統馭如應付/收及固定資產的明細科目，因此在SAP的總帳科目表中，我們看到的就不是目前的五、六十個科目，而是將近五百個的總帳科目。由於應收、應付、固定資產有各自獨立的模塊，所以有各自的明細帳。但反映在總帳及報表層次時，分別爲細分的統馭科目（如應收帳款可根據企業管理的需要分爲應收國內的款項與應收國外的款項等）。SAP所有的財務信息都是即時的，當記錄一筆總帳分錄時，相應的總帳、報表都已生成，當應收明細帳生成時，通過統馭科目就可即時過入總帳與報表。也就是說，在SAP的帳務裏，任何時點都會產生新的總帳與新的報表（注意該總帳與報表並不完全體現法人的資產負債損益情況，尚有折舊、預提待攤因素要考慮）。
2，統馭科目的概念及分類，統馭科目的變更
統馭科目（reconciliation account）指的就是將明細科目歸集起來的意思。前面我們說到，系統總帳科目表中包括統馭科目，該統馭科目是與應收模塊、應付模塊、固定資產模塊有關的，其中長、短期借款運用了應付模塊的功能，也成爲了統馭科目。在實際業務過程，我們可能會發生統馭科目選用錯誤，此時就要用到統馭科目的變更功能。如客戶A的統馭科目被誤選爲11310101，並有一筆分錄輸入，假設爲1000元，此時的總帳科目11310101就有1000元餘額，事後發現用錯統馭科目，爲此在此客房的主數據中更改統馭科目假設爲113102101（注意這並不會更改已過入11310101的1000元），更改完畢後，至月末（假設本月只有一筆分錄及餘額爲1000元）運行客戶重組程序，系統會產生借：11310299（系11310201的調整科目，但非統馭科目）1000貸：11310199（系11310101的調整科目，但非統馭科目）1000，在報表層次上11310101與11310199被安排在一行後餘額變爲0，11310201與11310299被安排在一行後餘額變爲1000，這樣在報表層次就將由於選錯統馭科目而產生的錯誤糾正了。第二個月初，系統會自動運行相反的調整分錄，借：11310199（系11310101的調整科目，但非統馭科目）1000貸：11310299（系11310201的調整科目，但非統馭科目）1000.直到選錯統馭科目的金額被支付出去後，纔不需運行上述程序。
3，憑證的輸入規則：
在SAP中，總帳科目在輸入分錄是需要遵循傳統的記帳方法，“有借必有貸，借貸必相等”。但對於應收、應付的發票輸入（即作會計分錄）單邊則可，如在應付模塊作發票輸入，填入供應商的號碼，日期、金額後，其次填寫行項目，此時的行項目的字段中已經默認了借方，用戶只需選擇適當的總帳科目（如管理費用—XX）、金額、成本中心即可。產生的分錄即爲借貸皆具的雙邊分錄了。應收模塊的發票輸入也同樣。在應收、應付模塊中除了後勤模塊的“發票校驗程序”及銷售模塊的“出具發票程序”自動過入應付、應收帳款外，尚有許多處如“過帳”、“清帳”也具有半自動生成會計分錄的功能。另外，在SAP中，憑證具有較寬泛的意義，如後勤模塊的產生的收貨單據，在SAP中也稱爲憑證，發票也稱憑證，因此財務人員在實際操作中應注意區別。
4，憑證的類別
傳統的會計覈算中，將憑證的類別分爲收、付、轉三類或直接就是一類記帳憑證。SAP對憑證的分類基本上也遵循收、付、轉三類的原則，即總帳憑證（類似轉帳憑證）SA，與供應商有關的憑證（類似於付款憑證）：KR（應付供應商的憑證）、KG（供應商轉來的紅字發票，SAP稱爲貸記憑證）、KZ（付款給供應商的憑證），與客戶有關的憑證（類似於收款憑證）：DR（開具發票給顧客的憑證）、DG（開具紅字發票給顧客的憑證）、DZ（向顧客收款的憑證），與固定資產交易有關的憑證AA等。
5，記帳碼
在手工的會計覈算過程中，我們通過用記帳符號“借”與“貸”來描述資產、負債的增、減。但在SAP中，卻變得有些複雜了，比如，對於總帳科目的憑證，用符號40來表示總帳的借方，用50來表示總帳的貸方，分錄例示如下：40：10010101（現金）50：50150101（營業外收入）；對於與供應商發票有關的憑證輸入，主要與應付帳款有關的借貸方就比較複雜了，如貸方用31、32、33、34、35、36、37、38、39，借方用21、22、23、24、25、26、27、28、29，如供應商發票輸入分錄爲：40：50100101（營業費用-電費）31：10100037（表示通過主數據創建的供應商編號）。對於與應收帳款有關的，其應收帳款的借貸方所用的記帳碼：用01、02、03、04、05、06、07、08、09表示借方，用11、12、13、14、15、16、17、18、19表示貸方，如輸入一筆與客戶發票有關的分錄：01：客戶有關的號碼50：其他業務收入。與固定資產有關的業務，用70表示借方，用75表示貸方，假設通過應付模塊採購固定資產，70：固定資產號碼31：10100037.與存貨有關的業務，用89表示借方，用99表示貸方，如89：存貨貸：50：GR/IR，退貨時，40：GR/IR 99：存貨（與存貨有關的會計業務，大部分是系統自動產生的，因此少了一道麻煩！）。記帳碼在SAP中實際上起到如下的作用：在行項目中決定可輸入的科目的類別；行項目是以借方或貸輸入；決定其他字段的狀態。
6，憑證號碼的產生
在SAP中，憑證號碼可以由系統產生也可由手工產生，但系統產生的憑證號是連續的，手工產生的號碼難免會產生跳號等失誤，因此對系統設置時採用的憑證號碼是由系統自動產生的。同時，對不同類別的憑證，系統對其產生的號碼的範圍不盡一致，如輸入供應商發票產生的憑證號在1900000000-1999999999之間，付款給供應商的的憑證產生的憑證號在1500000000-1599999999，與固定資產有關的憑證產生的憑證號在0100000000-0199999999之間，開具發票給客戶產生的憑證號在1600000000-1699999999之間等等！尚有其他號碼範圍，可參照總帳藍圖中的有關敘述。當然，號碼範圍是與年度有關的，即開始新一個會計年度時，號碼區間又會被重新選用，從而避免號碼被用盡的可能。
7，記帳期間變式，
會計年度與特殊期間記帳期間變式是較難理解的一個內容。通過手工的做法是，在某一期間內所有交易都必須在同一時點結帳，以便總帳及財務報表的生成。但在系統中，由於每一時點都可以產生一個即時會計報表，因此某些類型的憑證可以在期間結束時予以關帳，而某些卻又可以繼續開着，即某些類型憑證可在8月份入七月份的帳。當然從嚴格的角度說，這是不合適的。這就是記帳期間變式。特殊會計期間，在系統中，會計期間基本上分爲12個期間，這與正常手工覈算無二，但由於在年度的會計期間結束後（此時12月31日會計報表已產生），仍然存在應當調整的事項，如審計時發現有些費用的確認不盡合理，有些交易金額必須重新確認（如某些資產負債表日後事項），這時的調整就在特殊期間進行。SAP的特殊會計期間分爲4個，即13-16期間。但有些資產負債表業務卻又難以在特殊期間實現，如資產負債後日後發生的上一年度的退貨，由於這涉及到集成的業務，所以在SAP較難實現（具體參見後述）。
8，初級成本要素與次級成本要素
初級成本要素與次級成本要素。SAP除總帳的及時集成外，它的另一個特點是與控制模塊的及時集成。在SAP中所有的總帳中的費用科目都被要求創建成爲初級成本要素。這樣，當輸入一個總帳的費用分錄時，系統會要求輸入一個成本中心，即表示此時系統已將該初級成本要素分配給了某一成本中心。即通過一個分錄就將總帳與控制模塊的要求同時滿足，這就是SAP的無縫集成。當然控制模塊中只有該要素的金額，而不是像總帳的記錄是通過雙邊分錄來實現的，因此某成本心的費用報表是各個初級成本要素總彙。次級成本要素是指，某一成本中心的費用要素可整理成爲次級的費用要素（項目），並將其通過一定的比例分攤給不同的成本中心。控制模塊就是通過這兩個要素反映了企業內外部間的資金流動情況。在SAP中，初級成本要素就類似於科目表，它可以分配給任何一個成本中心，包括法人間的成本中心，即不同的成本中心可能包括的初級成本要素是一模一樣的，但金額卻不盡相同。
9，分配與分攤分配與分攤
對於成本要素的來說是一個很重要的功能。並且這功能就類似於固定資產折舊一樣，一月只能執行一次。分配的功能是與初級成本要素相關的，分攤的功能是與次級成本要素的功能相關的。這兩個功能同樣都可用到計劃（預算）與實際發生額中。如可創建一個循環，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上），按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當然也將這循環分爲幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映初級成本要素的流向情況。同樣的，也可創建一個分攤循環，將某成本中心（可超過一個以上）的初級成本要素（可超過一個以上）重新組合成爲一個次級成本要素，然後再將其按一定的比例分配給其他成本中心（可超過一個以上），當然也將這循環分爲幾個段，各段間相應的要求可以不一樣，這樣每月末執行時，就可以很好地反映次級成本要素的流向情況。分配與分攤的區別在於，分配是將某一成本中心的初級成本要素分給另一成本心，被分配的初級成本要素會與被分配的成本中心的相同的初級成本要素一併反映，而分攤則是將次級成本要素分攤到另一成本中心，與被分攤的成本中心的初級成本要素一同反映，這樣有利於區分本成本中心的發生的費用與分攤過來的費用的界限。需要說明的是，同一利潤中心下的成本中心的分配或分攤，並不影響該利潤中心的利潤額，但跨利潤中心進行分配或分攤，則影響了不同利潤中心的利潤額，兩種方法產生（分配或分攤的規則相同時）的影響一致。
詞彙表
科目維護: 在某一科目中結算未清項。
科目管理: 總分類帳如何管理的說明, 包括未清項管理和行項目顯示。
科目類型: 指定某科目所屬會計範圍的代碼。資產、客戶、供應商和總分類帳均是科目類型的範例。因爲帳號可用於每一科目類型，因此爲了確定某科目，除要求帳號外還需要科目類型。
會計憑證: 會計憑證總是包含一個憑證擡頭和至少兩個憑證行項目。憑證餘額必須爲零。當您記帳會計憑證時，記帳科目的交易額得以更新。會計憑證在系統中代表原始憑證。
待攤和預提: 對組織收入和支出期間的分配，目的是計算期間利潤。對預收付遞延收入進行區分。預收付是在結算日前的任何支出，它表示在該日期之後一特定期間的支出。遞延收入是在結算日之前的收入，它表示該日期之後一特定期間的收入。
餘額: 來自某科目或憑證的借方和貸方間差異的金額。如果貸方數值大則稱“貸項餘額”，如果借方數值大則稱“借項餘額”。
餘額覈對: 用於檢查某會計憑證是否正確輸入的程序。爲滿足此要求，憑證中的借項金額必須等於貸項金額。
資產負債表: 某一時間點的公司結算餘額（資產負債表結算日）。此憑證根據會計原則以資產(ASSETS －資產負債表的貸方)和資本(LIABILITIES －資產負債表的借方)比較的形式被構建。餘額：某期間的損益。
預算資產負債表: 某一結算日期中出自所有部分計劃（銷售計劃），主生產計劃表，投資計劃，人力資源計劃，現金流量表的資產負債表。
會計科目表: 按會計原則定義的所有總分類帳主記錄和成本要素的系統化排序清單。會計科目表包括帳戶號碼、帳戶名稱和每個總分類帳主記錄的控制信息。每個客戶可創建幾個會計科目表。每個公司代碼必須被分配給一個會計科目表。
支票/匯票: 幫助買方借錢的會計程序。買方付支票並讓賣方同時爲他開一張匯票。他接受匯票並遞交給銀行以貼現。
結帳操作: 準備和執行以下結帳所需的所有程序：日末結帳、月末結帳、年末結帳
公司代碼: 客戶範圍內的獨立的會計單位。符合法律要求的資產負債表和利潤表＋在公司代碼等級上創建。每個客戶可以建立幾個公司代碼以同時管理各個獨立組織機構的帳戶。
成本: 用於商品和服務的生產和銷售，以及工廠和機器的購置和維護的有形和無形經濟商品的使用價值。
貸項憑證: 扣除應收款或應付款的記帳。
憑證記帳: 人工或自動將憑證記入SAP系統。人工記入是通過爲業務往來輸入而專門設計的屏幕實現的；自動記入由聯機接口完成。
憑證原則: 據此原則，記帳總是以憑證的形式保存（無憑證就無記帳）。憑證作爲完整單元保留，可在任意時刻顯示，直至歸檔。
費用: 公司某期間內的花費包括使用的物品，外部服務，和財政收費，這些根據收入在利潤表中抵銷。
財政預算: 考慮銷售計劃、主生產計劃、採辦計劃、投資計劃及人力資源計劃的結果和/或要求，針對可用財政資源的中期及長期應用程序的規則說明。
會計年度: 一般說來，十二個月爲一個期間，公司爲此期間定期創建存貨和資產負債表。會計年度對應於公曆年，但並非必須如此。在某些情況下，小於12個月的會計年度也是允許的（短會計年度）。
總分類帳: 爲創建法定結算報表用的分類帳（資產負債表和利潤表）。總分類帳是來自總分類帳帳戶的交易額的記錄。總以適當的本位幣記帳。 總公司帳戶: 用於表示總公司/分公司關係的帳戶，此關係針對SAP系統中的某客戶和供應商而存在。收付從總公司帳戶執行，而採購定單，產品交付或發票則記入分公司帳戶。
進項稅: 由供應商收取的稅。進項稅的可減除部分可從當局稅務機構要求。
日記帳: 可在任一點及時創建的週期內的所有記帳清單。
分類帳: 在某種程度上顯示交易額的特殊結構。它與一定的會計範圍和一定的報告或評估目的相關聯。例如對於總分類帳，總是在會計系統內管理一分類帳。
負債: 債務，待攤項和預提項、以及公司權益的總和。它顯示在資產負債表的右側（如資本、盈餘準備金、預備金、供應商負債）。
月末結算: 所有的工作在記帳期末進行。
一次性帳戶: 記錄來自您只與其做過一性業務或偶爾有業務來往的客戶/供應商組的交易額之帳戶。所有一次性帳戶需要一個特殊主記錄。客戶/供應商的指定數據如地址和銀行數據不輸入到主記錄，而是輸入到自身憑證中。
未清項管理: 對科目中的項目，必須由科目中其它項目結算的規定。涉及結算程序的項目總額須爲零。因而科目餘額總是等於未清項總額。
原始憑證: 證明已正確完成記帳的憑證。
銷項稅: 在生產及貿易的各等級上對客戶徵收的稅金。它代表對於稅務局的納稅義務。
記帳凍結: 凍結記帳帳戶的標識。可爲所有公司代碼集中凍結或爲一公司代碼局部凍結一帳戶。
記帳,自動的: 以特定程序自動創建的記帳。例如，它包括：銷項稅與進項稅記帳、匯率差額記帳、貼現支出和收入記帳。每一自動記帳都作爲單獨的憑證行項目顯示。
損益表: 特定期間內的收入和支出的比較，目的是確立由組織獲得的利潤及其來源。損益表是年末結算的必需部分。
獲利段調整: 具有支出和收入的獲利段（業務部門、利潤中心、成本中心等）的借記。這些支出和收入是在支付客戶或供應商發票時產生的。這種收入/支出的兩種主要形式是貼現額和匯率差額。獲利段調整是作爲一給定結算日的部分結算操作來進行的。
應收帳款: 在收到提供的商品或服務時，對收付的要求權。應收款在“流動資產下”用進一步的細目顯示在資產負債表中，例如，來自商品和服務的應收款和來自合併公司的應收款。
餘項: 表示結算未清項目時產生的任何差額的項目。餘項轉帳至留有原始未清項目的帳戶。
營業收入科目: 將正常的業務往來營業收入記入其中的科目。
沖銷: 通過向對方科目記帳等值金額來消除一筆記帳。 沖銷憑證: 沖銷一筆記帳時生成的憑證。
調節稅: 某些國家除銷項稅之外的記帳稅。它由供應商計算，向那些免除銷售/購置稅的客戶徵收。供應商向稅務局支付該調節稅。
樣本帳戶: 特殊主記錄。通過它可以爲總分類帳記錄中的公司碼特定數據的輸入預定義值。還必須定義數據傳送規則，這可確定這些值是如何從樣本帳戶傳送的。
樣本憑證: 參考憑證的特殊類型。它的數據可在會計憑證輸入屏幕中缺省。與會計憑證不同，樣本憑證不更新交易額。它只作爲會計憑證的數據來源。 樣本主記錄: 作爲設置其它主記錄之輸入輔助的主記錄樣本。
明細分類帳: 爲表示具有客戶或供應商的業務往來的分類帳。資產會計覈算中的明細分類帳是表示資產值變化的分類帳。
明細分類帳會計覈算: 明細分類帳等級上的會計覈算，此分類帳包含的帳戶有客戶、供應商或資產帳戶。在總分類帳中，明細分類帳提供了所有有關記帳到統馭科目中的詳情。
銷售/購置稅: 進項稅和銷項稅的一般術語。
代扣所得稅: 供應商發票中開票金額部分。在一些國家中，某些供應商必須持有開票金額部分，並且支付給或報告稅收機構，不提供用於這些供應商的代扣所得稅減免。
