當問題不可避免地到來之時，以下是可以採取的四個關鍵步驟：
1、告訴關鍵的利益相關者可以從你這裏期望什麼。
即使以前從未處理過該特定類型的問題，你仍然需要竭盡全力去確定所有關鍵的利益相關者，並且讓他們或多或少知道從你這裏可以期望什麼：你的流程，大約會花多長時間，以及你需要他們提供什麼資源。承諾要坦誠並適度，不足或過度均不可取。如果有必要，提供一個關於範圍、關鍵因素和可能性的客觀陳述。
2、弄清楚到底在發生什麼。
你必須對真實情況有一個坦率、客觀和完整的畫面。要做到這一點，你就要去接觸所有人，詢問在推進過程中除你之外都應該溝通的每個人。通常，所有會議都應該是一對一和私下的，這是人們完全坦誠布公的唯一方法。必要時，還需要向客戶和公司外的其他人獲得消息。
3、確定你的團隊，並明確任務目標。
全面瞭解現狀後，就可以制訂行動方案了，確定推進過程中將涉及到的核心團隊，共同推敲方案，達成共識，然後再推介給每個關鍵利益相關者。人們可能一開始不接受該方案，所以一定要確保方案的合理性，同時接受反饋意見並改進。這是一個循環往復不斷提升優化的過程。
4、執行。
最後進入了真正困難的部分：執行計劃。這是解決問題的關鍵。許多解決麻煩問題的能手或問題解決者，都是不大擅長於實際把事情做好的戰略家。如果這樣，就必須尋求外部資源以提高執行能力，保證達成計劃目標，徹底解決問題。