怎麼保證項目有效的執行、過程可控、執行結果符合預期?可以從兩個角度分析:
- 項目資源和條件充分情況,項目負責人制定計劃,列出項目每個要點,項目成員按計劃執行就能把項目做好,這是每個管理者都希望有這樣的一方案,但這種情況基本不存的,每個項目不同、公司不同都會有不同問題,更沒有一個方案能適用於所有項目,所以這種情況就不展開分析。
- 列出項目關鍵要點,即有那些項目要點不能完成,項目就很難有效的實施,列出這些關鍵要點作爲項目執行有價值的參考,經總結影響項目的關鍵要點大概有以下四點:
影響項目有效執行的4個關鍵要點
- 目標不明確、不具體,目標沒有具體到執行者可執行的程序,例如:月底系統的併發性能要達到500bps,開發人員不知道從何着手優化;或者目標雖然達成一致,但項目目標的時間、質量和效果的理解上有偏差,沒有一個清晰可衡量的目標。
- 項目負責人不明確,項目負責人不明確有兩種情況:1、這個項目中相關團隊的負責人不明確,例如:很多負責開發的團隊負責人認爲,他們的責任就是把自己份內的事做行了(即完成開發任務),而團隊負責人是要把該項目中有涉及到項目執行、團隊協作等所有事務都要負責;2、另一種是項目總負責人不明確或總負責人無效,項目總負責人不明確經常發生在多部門協作或多團隊合作中,大家都理所當然的認爲他們共同的領導就是項目總負責人,但實現上大家共同的領導經常忙於其它事務,根本沒有時間和精力來管理項目,項目總負責人形同虛設,導致結果就是項目總是出問題,然後大家就怪這個怪那個。這些問題看似簡單卻經常被忽視。
- 缺乏基本的流程和機制,或者有機制但沒有人監督執行。有的項目團隊有機制也有人監督,但大家不願意執行,這就是執行力問題。
- 溝通不到位、信息不對稱,項目中在一些事上沒有達成共識,由此產生協作上的偏差。
項目有效執行四要素
以上四個問題可以歸結爲“項目執行四要素”,即目標清晰、責任明確、機制健全、溝通到位。
- 目標明確:目標要清晰到可執行的程序。
- 責任明確:有唯一的總負責人對整個項目的結果負責。
- 機制健全:靠機制去推進,不能完全依賴人的主動性。
- 溝通到位:項目內達成共識和進展的通報。
這四個要素可以擴展爲12個問題,如果項目執行不理想,可以參照問題清單對項目進行診斷。
要素 |
檢查項 |
檢查標準 |
目標明確 |
目標是否明確,符合smart原則 |
完合明確 |
目標是否有效傳達 | 傳達非常有效 | |
變更是否同步 | 同步非常及時 | |
責任明確 | 是否有明確且唯一的總負責人 | 非常明確 |
各合作方負責人是否明確 | 非常明確 | |
總負責人和各方負責人是否知曉並認同該角色 | 非常清楚 | |
機制健全 | 沒有成形的機制 | 機制非常成熟 |
機制雖有,沒有人確保執行 | 執行非常到位 | |
機制雖多,沒有抓住關鍵環節 | 非常高效簡潔 | |
溝通到位 | 溝通是否主動,還是總在等待 | 非常主動 |
溝通是否達成一致,並就結論double check,並通報 | 完全理解並通報 | |
溝通是否閉環,還是經常石沉大海 | 一跟到底 |