1、如何進行時間記錄？
管理學大師德魯克曾經說過：“如果你計算一下你的時間，就會發現自己把大部分精力，都花在了沒有意義的事情上。”
這句話很扎心，但也反映了很多人的狀態，回顧一天，總會感嘆"時間都去哪了"。
想要發揮時間的最大價值，必須是建立在瞭解自己的基礎上，瞭解自己的時間都用在什麼地方，從而有針對性地進行調整，最終才能擁有屬於自己的時間管理系統。
想要了解自己把時間花在哪裏，最好的方式就是記錄自己的時間流水。
記錄什麼呢?
我們可以把時間記錄分爲兩個部分，分別是時間消耗記錄和時間預估記錄。
1)第一步，時間消耗記錄
首先，記錄自己每天的時間流水，不需要寫感想或心得之類的，只需準確地記錄什麼時間點開始、做了什麼事、結束的時間點、共花了多少時間。
記錄的工具可以是隨身攜帶的小筆記本、excel表格， 或者是手機中的app， 比如愛今天、a Time Logger 等。
建議你在剛開始記錄的時候，每天定下2-3個固定的時間點，專門用來記錄。比如說午飯、晚飯之後以及臨睡前，用2-3分鐘，把兩個時間點之間做的事情記錄下來。
這樣可以把一天分成兩到三份，既避免積累一天的事情一起記錄，導致忘記你做過什麼了；又可以避免每做一件事情就記錄一下，導致花費大量時間進行記錄。
然後，在累積一定量的時間流水之後，就可以對其進行分類統計，例如工作、學習、交通、娛樂、休息等項目的總時間各有多少，所佔比例有多大。
記錄頻率是多少呢?
如果你每天的時間花費情況非常相似，那麼可以是，以天爲單位進行統計；相反，如果每天的時間花費變化很大，那麼建議以周或者月爲單位進行統計，以便以後更好地分析你的時間花費規律。
2)第二步，時間預估記錄
當你記錄了一個月的詳細時間流水之後，就可以對自己每天的時間花費情況，有比較清晰的瞭解，之後就不需要事無鉅細地記錄了。
這時你可能會發現，在一些重要的事情上，如果只是知道佔用了總時間的多少，是很難發現問題的。比如你知道自己每天真正投入在工作中的時間是6個小時，但是這樣怎麼發現問題呢?
再比如你知道了自己每天要寫一份報告，每個報告寫3個小時，這時候你是很難發現具體在什麼地方可以提升效率，怎麼更好地利用時間的。
所以還需要做第二件事情，就是預估時間，也就是說，對一些任務先進行時間預估，然後記錄下實際花費的時間。
針對什麼樣的任務需要這樣做呢?
第一，是一些花費時間較久的任務，比如用3個小時寫一份彙報材料。但是，用5分鐘打印一份材料這樣的事情，就不需要記錄預估時間了；
第二，是發生頻率相對較高的任務，比如我每週都要寫彙報材料。但是，如果1年才需要寫1次，也就不需要預估時間並且記錄了，因爲你爲了改進這件事情所花的時間可能會超過帶來的時間節省。
具體來說，你可以專門準備一個表格，列下任務、預期時間、實際時間這三項。在開始每一個任務時，記下任務內容，並且寫下預計的開始時間和結束時間，在完成這個任務之後，記錄下實際的開始時間和結束時間。
比如你接下來要給產品寫一個宣傳文案，預計需要從10：00寫到11：00，而實際上你剛要開始寫的時候，就有人找你，結果是10：10分寫到了11：30分才完成，這時候就可以記錄下這個實際的時間。
再比如你寫文案的過程中，因爲有臨時的會議而中斷了半小時，那麼可以記錄實際時間是10：00到10：30以及11：00到11：45。
當然，實際記錄中沒法做到完全精準，也不需要做到完全精準，只需要能夠幫助我們瞭解到實際工作中的時間消耗情況就可以了。
如果你真的開始記錄了，那麼幾天之後，你就會開始覺得，記錄時間真是件麻煩的事情。這很可能是因爲在記錄的過程中，你陷入了一些誤區。什麼樣的誤區呢?
2、時間記錄會有什麼阻礙？
記錄時間方面，可能會有三個誤區，導致我們無法很好地完成：
誤區1：記錄越仔細越好
一開始記錄時間的時候，因爲比較有新鮮感，你可能在完成大部分事情之後都會進行記錄。但是慢慢地，你就會發現，如果把所有的事情都鉅細無遺地記錄下來，反而會耗費很多的時間在記錄時間上。
因此，當我們已經對自己的時間花費規律有所瞭解之後，就要把注意力放在對你來說比較重要的事情上，比如工作和學習。其他的事情，諸如洗漱、通勤、用餐等常規事件，如果沒有特殊情況，可以根據自己的需要，簡單地進行記錄，或者直接省略。
誤區2：記錄的顆粒度越小越好
如果有一份時間記錄是這樣的：今天工作8小時，睡覺8小時，休息4小時，日常活動4小時，你覺得這樣記錄可以起作用嗎?
顯然沒有什麼指導作用。
但如果是這樣記錄：電腦開機2分鐘，寫工作安排4分鐘，回覆微信消息1分鐘......你覺得怎麼樣?
這樣進行記錄，會讓你的時間記錄產生大量的冗餘信息，對提升效率不僅沒有幫助，而且還會讓你耗費大量的時間在記錄上，得不償失。
所以在記錄時間時，我建議，記錄的顆粒度，最小控制在5分鐘，最大控制在2小時內。
比如8：02分開始的事情，在記錄時寫8：00整即可，8：03分結束的事情記錄8：05即可。
再比如8：00開始寫文章，12：00完成，就需要分解一下：在這4個小時裏，分別花多少時間在蒐集素材，多少時間是寫大綱，多少時間是寫具體內容。
誤區3：記錄時間就是時間管理的全部
如果只是記錄時間而沒有進行分析，就像是完成一個項目進行復盤的時候，只回顧做了什麼、達到什麼效果，而沒有挖掘出爲什麼無法達到預期效果、或者爲什麼能夠超額完成目標。只記錄而不分析，對改善現狀、提升自己效率是沒有幫助的。
所以，我們需要對記錄進行分析。通過回顧時間消耗記錄，我們就已經可以發現一些可以馬上改進的表面問題了，比如在刷朋友圈和微博上浪費了太多時間，應該減少；或者學習的時間太少了，需要增加。
而通過一天的時間預估記錄，你可以在下班之前進行簡單的回顧，看看自己在什麼事情上能夠準確地預估時間，什麼事情預估偏差很大，以及是否經常被打斷，接下來就可以快速地進行調整。
要記住，記錄時間本身不是目的，除了簡單回顧之外，我們還需要更深入的分析，具體怎麼做呢? 我在下一小節會詳細給你介紹。
總結
在本小節課程中，我們首先學習到記錄時間的兩個步驟，分別是時間消耗記錄和時間預估記錄。可以分別瞭解到自己的時間花費規律，和完成具體任務實際花費的時間。
其次，我們瞭解到時間記錄的三個誤區：
- 第一個是記錄越仔細越好；實際上當我們已經對自己的時間花費規律有所瞭解之後，就要把注意力放在對你來說比較重要的事情上，比如工作和學習。
- 第二個誤區是記錄的顆粒度越小越好；實際上記錄的顆粒度應該適度，最小控制在5分鐘，最大控制在2小時內。
- 最後一個誤區是認爲記錄時間就是時間管理的全部；但其實，記錄時間是爲了進行分析，找到時間花費在哪裏存在問題，從而進行調整。
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