1、善用日曆
利用日曆和清單進行時間管理，其實就是管理你的承諾。
心理學有一個理論，叫"承諾一致"，也就是通常情況下，人們不會輕易打破自己給出的承諾。當我們把任務寫到日曆和行動清單的時候，就是對自己許下了承諾。
上一小節我們說到，我們可以把一些有明確期限的任務，記錄到日曆中，而沒有明確期限的任務，可以記錄到行動清單上，接下來我們具體看看這兩個工具，在使用時有什麼樣的技巧。
現在如果有一堆大石頭、小石子和沙子，需要你把他們放進一個容積剛好能容納它們的桶裏，你會怎麼放呢?
如果先把沙子放進去，再放小石子和大石頭，恐怕有些大石頭就放不進去了。而相反，把大石頭先放進桶裏，再往縫隙裏填小石子和沙子，就可以最大程度地把這些砂石都放進去了。
同樣的，我們每天的時間和精力都是有限的，就像裝砂石的桶一樣，如果先把關鍵可行矩陣的小插曲或者困難遊戲裏面的事情裝進去，那很可能高價值陷阱裏的事情就沒法完成了。
所以，每天把任務寫進日曆的時候，要優先地將最重要的1-3件事放進去。並且把時間鎖死，也就是說，這幾件事設定的時間內，不做其他事情，不能輕易地爲其他事情調整這幾件事。在安排好最重要的事情之後，我們再把優先級偏低的、相對碎片化的其他任務放進去。
當你把任務放進日曆的時候，會發現它們一般有兩種類型：
1)開始時間和截止時間都確定
這種類型的任務， 最關鍵的就是要設定明確的deadline(期限) ， 並且減少緩衝時間。
因爲我們總是會傾向於給任務安排較充盈的時間。比如說， 現在有一項任務的deadline是週五，你是不是會想着“我要在週四之前就把它做好"。因爲這樣即使來不及做完，也有一天的緩衝時間。
但是經常的結果是，我們會拖到最後一刻纔開工。
這其實是一種常見的現象，英國曆史學家、政治學家，西里爾·帕金森，提出的帕金森定律，也提到了這個現象。
帕金森定律有不同的具體子定律，在時間管理領域指的是，人始終會根據任務的時間期限來調整工作速度。
這也就是說，如果當你知道自己有一個月的時間來完成一項任務，就會不知不覺地放慢工作速度，把整個月的時間都花在這個任務上。而如果要完成同樣的任務只有一週時間，你就會調整自己的工作速度和工作狀態，以保證自己在一週內能夠完成任務。
所以， 應對這種現象， 需要我們在定下明確的deadline (截止日期) 時， 不給自己留後路。
比如說， 一個任務你需要一天的時間來完成， 而真正的dead line是在週五， 那麼你可以把這個任務安排到週四，然後告訴自己，這個任務沒有任何緩衝時間，必須盡全力，不然就很可能沒法完成，導致嚴重的後果。
再比如， 有一個任務你打算在今天早上就做完， 但真正的deadline是明天， 那可以把這個任務安排在早上， 然後下午和明天也都安排重要的任務，把時間鎖死。這樣就不會一直想着，如果早上沒完成，還有下午可以用，進而導致拖延。
2)開始時間已知，結束時間未知
這個類型的任務，需要我們先預估結束時間，然後再靈活調整。
你會發現，很多拖延的情況，就是在我們遇到這種類型的任務時，習慣性地說“這個事情沒法預估結束時間"，然後以此爲藉口，不去設置截止時間。
但如果你一直都說沒法預估，以後每一次遇到同類的事情，都是讓自己處於被動的狀態，把後面的時間都空了出來，造成很大的浪費。
所以，這時候記住一句話：先定時間再調整。不要跟自己說“啊，我盡力，看看什麼時候能完成吧。
在一開始，不用怕時間預估不準確，也不用怕有別的突發事件。可能剛開始的時候，很多事情都比我們預估的時間長。
但是沒關係，當任務結束之後，可以進行一次調整，慢慢地，你的預判能力會越來越準，接下來安排的日程，只要沒有難以預料的事情插入，就不需要再調整了。
這時你可能會問，那開始時間不確定，結束時間確定的任務呢?這一種任務更適合放在行動清單裏，後面會詳細說到。
在明確日曆裏應該填寫什麼樣的任務之後，你就可以按照自己的習慣，來靈活運用。如果你習慣使用的是手機app，那就可以把任務直接填入相應的時間段。
2、巧用行動清單
就像前面說的，日曆是記錄有明確時間的事情，比如約見客戶、面試等等。但是，我們仍然有很多工作，是沒有明確時間點的，或者是隻有截止日期的。比如近期打算去體檢，或者是這周需要完成一份報告，這類事情我們就需要用行動清單來記錄了。
相信你也用過一些待辦清單來管理任務，但是卻覺得有些時候好用，有些時候不太管用，這很可能是因爲，你忽略了使用清單的三個要點：把任務轉化爲行動、按情境給清單分類、預留彈性時間。
2.1 把任務轉化爲行動
很多時候你把任務寫進清單，過了兩天再拿出來看，很可能會發現已經想不起來，寫下的任務具體指的是什麼了。
人的記憶是不可靠的，當你寫下任務的時候，很明確地知道是什麼意思，但是事後就很有可能會忘記，這時又得花費時間去想，究竟接下來要做什麼。
這時就會產生一定的認知負擔，潛意識裏就會想"這是個複雜的任務，我沒法馬上行動，我要先想清楚"，結果就導致一再拖延。
所以，我們在把任務記錄到清單上的時候，需要把它轉化成爲行動。
事實上，我們是沒法直接執行"任務"的，而是執行任務中某一個具體的行動步驟，通過這一步步的行動，最終才推動整個任務的完成。
比如說"完成報告PPT"是一個“任務”， 這時候我們就需要把它進行分解轉化， 變成蒐集資料、列出大綱、撰寫文字、尋找配圖、編輯美化的行動步驟。
當然，這樣的行動描述還是不夠具體，無法起到一看就知道該怎麼做的效果，所以在寫行動描述時，可以用動詞開頭、描述結果、設定期限這三個技巧來進行細化。
1）動詞開頭
比如說"準備會議資料"、“回覆客戶郵件"等，以動詞開頭，可以保證這是一件能夠執行的事情。
2）結果明確
我們在執行每一步行動的時候，都是想要獲得某種結果的，所以當我們描述的結果越清晰，就可以產生越大的行動力。比如"準備會議資料，在討論營銷計劃時說服老闆認同營銷方案"。
3）設定期限
明確什麼時候開始和結束這個行動，就可以更好地把握這個行動的進度。
比如“今天10點到11點，準備明天9點到10點會議需要用到的資料，在討論營銷計劃時說服老闆認同營銷方案"。
當然，清單裏面的事情可以實時更新時間點。比如每週日定好下一週每天的工作，然後當天早上調整。如果當天有突發事件再進行靈活調整，完不成的任務放到另一個時間點。
好了，當你通過把任務轉化爲行動之後，看到清單的每一項都可以立刻去執行，不會因爲思考而產生延誤，而且減少了“這件事好複雜，先做簡單的吧"這種想法的產生。
2.2 按情境給清單分類
當你的行動清單裏面充滿了各種各樣的事情，每次打開的時候，都需要花費很長的時間進行分辨和整理，這時就需要給清單進行分類了。
比較高效的分類方式，是按照情境進行分類。也就是按照完成行動所需要的地點、工具或時長來進行分類。
- 比如說，你有一些行動是需要在外出時解決的，那麼可以列入“外出"清單；
- 再比如一些需要用辦公室電腦完成的，就可以列入"辦公電腦"清單；
- 或者是有些事情是需要通過電話溝通去解決的，那麼可以建立一個"電話"清單。
還記得前面我們根據不同碎片時間列出的清單嗎?
這個碎片時間清單就是結合了時間長度和情境進行分類的清單。
2.3 預留彈性時間
如果你把一天的所有時間都滿滿地安排了任務，這時候如果有突發的緊急事件，那麼你後面的安排就可能需要全部都重新調整，形成"多米諾效應"。就像是很多塊多米諾骨牌緊密地排成一列，當其中一塊倒下，就會導致後面所有的骨牌發生連鎖反應。
所以，建議你在每天安排任務的時候，最少也要留出20%的彈性時間，否則只要出現突發事件，你這一天就會過的很慌亂、挫敗，反而不利於時間管理。這裏說的彈性時間是指，在任務與任務之間要預留出時間，方便靈活調整，而不是說給任務本身預留彈性時間，否則就會出現"帕金森定律"了。
最後，在你掌握了這三個使用清單的關鍵點之後，我會建議你使用一些簡單的工具來管理你的行動清單，比如前面提到的印象筆記， 或者是其他能夠滿足基礎需求的待辦清單工具， 比如Things、滴答清單、日事清等。
如果你使用的APP功能很複雜， 每次打開都需要多步的操作， 其實是本末倒置的， 反而會耗費很多時間。記得，永遠要讓工具來爲你服務，而不是你去適應工具。
總結
好，恭喜你已經學完了時間管理課程，接下來我們來梳理一下課程的知識點。
在一開始，我們瞭解到，在進行時間管理的時候，我們容易陷入三種誤區：
- 第一個誤區是覺得，時間管理就是制定出完美的時間表，把時間都安排滿。實際上，如果把時間花在不重要的事情上，把時間安排得再滿也沒有意義。
所以我們需要了解自己的時間觀，並且調節各種時間觀，來讓自己的時間觀趨近於平衡。
- 第二個誤區，是覺得時間管理就是提高工作效率，從而找各種各樣的工具來提升自己的效率。其實，過度關注工作效率、忽視思考效率，是我們浪費時間的重要原因之一。
所以，我們需要通過記錄並分析自己的時間規律，分析自己做的事情什麼是高價值的，並且找到自己能夠進入深度思考的時間，將價值最高的事情，安排到自己能夠進入深度思考的時間。
- 最後一個誤區，是覺得時間管理就是能夠一心多用。但這樣是高估了自己的頭腦，會讓自己的大腦陷入"堵車"的狀態。
所以，我們需要搭建一個可靠的外部系統，來作爲大腦的移動硬盤。
明確三個誤區之後，我們就能夠進行正確的時間管理了。
具體來說，首先我們要把時間觀調整到平衡的狀態。
平衡的時間觀包含了較強的積極的過去時間觀、適當的享樂主義的現在時間觀和未來導向時間觀，以及較弱的消極的過去時間觀和宿命主義的現在時間觀。
- 如果你覺得自己的積極過去時間觀比較弱，想要調整過去時間觀，可以通過記錄自我評價、重構重要事件、寫感恩日記這三個方式；
- 如果你覺得自己難以專注於當下，需要調整現在時間觀，可以通過自我問答和練習冥想這兩個方式來調整；
- 如果你希望看事情的眼光可以更長遠，希望調整未來時間觀，就可以用找到目標、鍛鍊自控力肌肉、給自己寫信這三個方式。
其次，我們需要分析時間規律將高價值的事情安排到合適的時間。
所以我們需要通過時間消耗記錄和時間預估記錄這兩個步驟來記錄時間，瞭解自己時間花費的特點，並且從事件和時間規律兩個方面進行分析和調整。
從事件角度，利用關鍵可行矩陣分析，區分不同事件的關鍵度和解決度，把時間花在高關鍵度高解決度的事情上。
從時間規律的角度，通過黃金時間、常規時間和碎片時間這三個方面分析自己的時間規律，然後通過三個方法：在黃金時間進入深度工作、準備碎片時間清單利用好常規時間和碎片時間、最終養成時間習慣，讓時間的價值最大化。
最後， 我們可以藉助RAR管理系統， 釋放我們的大腦帶寬， 更好地完成高價值的任務。
這時可以通過使用一個記錄工具來當做“收納箱"， 對所有需要完成的待辦事項進行記錄(record) ， 再對收納箱裏的事情進行安排(arrange) ， 將事項分配到日曆和行動清單之中， 並且定期進行回顧(review) ， 最終組建出屬於自己的時間管理系統。
你會發現，這些道理其實都不難懂。但是，所謂高效能人士，並不是因爲他們知道普通人不知道的道理，而是他們把人人知道的道理，做到普通人做不到的程度。相信你，能夠通過實踐這些方法，更好地掌控你的人生!
<<<圈外商科學習筆記