作者：曲軍
2018年11月4日 於東京
3.1 會議習慣
通過參加一些日本企業的會議，我觀察並總結了一些日本企業員工的會議習慣。爲了便於中日企業員工們友好交流並理解借鑑，列舉如下，僅供參考。
1， 提前到場
參加重要會議之前，儘可能提前到達會場周圍喝杯咖啡。
我所熟知的一些日本企業員工，一般會提前30分鐘，甚至更長時間，提前到達會場周圍的咖啡廳，喝杯咖啡輕鬆一下。這種習慣，不僅可以避免會議遲到現象，而且也可以靜下心來，思考整理一下將要會談的內容。如果已經提前準備充分，也可以在會談之前，輕鬆地看一會兒報紙雜誌，或者上網看看新聞以及收看一下郵件。
關於以下圖片，是我與同一審計團隊的幾位日本人同事，從東京坐電車來到神奈川縣內一個小工業區，提前半小時到達約定集合地點後，喝杯咖啡放鬆一下的情景留念。關於這種會議習慣，我查閱了一些禮儀書籍，但是沒有發現相關內容介紹。據一些日本企業員工解釋，如果是去參加重要的會議，他們也有這種習慣提前去會場周圍喝杯咖啡。他們說，自己企業的員工培訓教材裏沒有相關內容介紹，這是向自己先輩們學習模仿的會議習慣。
2，閒聊幾句
在正式會談之前，會議參加者們一般會互相閒聊幾分鐘。
當然，如果是正式的嚴肅會議，則不適合這種閒聊方式。據我觀察，大部分日本企業員工，習慣在正式進入會談之前，閒聊幾句當天的天氣，或者當天的熱門社會話題。據說，這樣是爲了藉此緩和一下會議氣氛，彼此輕鬆一下心情。精神放鬆以後，先深呼吸一口氣，觀察一下會場氣氛，尋找合適的話題轉換時機，輕鬆自然地進入會談主題。在日本，無論是何種會談場合，能夠讀懂會場氣氛，也就是所謂的“讀懂空氣”。這不僅是一種個人素養表現，而且也是一種職業技能。
3，保持微笑
商務會談中，始終剋制保持着微笑的姿態。
即使有時候會談的結果很糟糕，商務會談結束後，也盡力保持着微笑的姿態告別。但是，需要注意的是，微笑的表情，不一定意味着高興的心態。雖然，我觀察到，有一些日本企業人士，會議前後以及飯局前後，始終保持着微笑。但是，我也感到，這種微笑，有時候是表情僵硬的。據說，有的日本企業的禮儀培訓資料內，要求每一位新入職員工，通過接受培訓後，必須做到，每當自己表達微笑表情時，自己的眼神，眼角，眉毛，嘴脣，牙齒，手勢，心態，也必須同時是微笑的。有的日本企業人士解釋，微笑着工作，不僅是一種職業修養與禮儀要求，而且也是一種心理減壓的方式。
4，沉默是金
商務會談中，信奉沉默是金。
所謂沉默，即爭取不率先表達自己的觀點和意見，保持冷靜心態，對自己的真正想法深藏不露。很多日本人深信,認爲這樣的話，能夠有效地保護自己的想法，不被對方窺探。記得有的日本企業員工，在介紹其商務談判經驗時，重點強調的要點是，與對方會談時，必須堅持“三決不”原則。即，決不首先打破沉默，決不首先開始發表意見，決不打斷對方發表意見。日本企業之間進行商務商會談時，在關鍵決策階段，有時候，會出現會談雙方在暗自比賽，“看誰沉默到最後”的比賽現象。我也記得有一次，幾位日本企業的高管們在某次中日企業商務會談後，評價參與會談的中國企業的某位高管非常優秀，問其理由，答曰“善於沉默”。
5，後發制人
商務會談中，先去讀心，然後尋機後發制人。
在日本，作爲最基本的商務會談禮儀，要求參會人員，從始至終耐心傾聽對方陳述意見，決不要輕易打斷對方發言。據我觀察，有一些日本企業的資深員工，善於傾聽對方的發言內容以後，再結合自己的預案，適度調整自己預定的發言內容。不過，需要注意的是，雖然在雙方達成協議或者正式簽訂合同之前，有一些日本企業員工觀察多言論少，但是，如果是在協議或者合同簽訂生效之後，他們會把雙方應履行的義務以及條約內容反反覆覆地研究清楚，仔仔細細地陳述意見。
關於以下圖片，是我拍攝的某次在東京某處舉辦的劍道比賽場景。很多日本人練習劍道，與其說是練習護身之術，不如說是爲了鍛鍊心性。很多日本企業員工學習劍道，與其說是學習劍術，不如說是爲了學會“讀心”之術。
6，以心傳心
商務會談中，儘量追求“以心傳心”的溝通氣氛。
會談時，一般以比較委婉的方式或者間接方式，陳述自己的觀點和意見。往往頻繁使用“是嗎”，“雖然”，“可是”，“ 但是”，“對不起”等詞彙。真正想表達的意思，其實是在此類詞彙的後面。有時候，故意不把附和或者轉折詞彙後面的話說出口，讓會談對方自己去體會。其實，是希望彼此能夠心領神會地，理解核心關鍵問題。
7，表達曖昧
商務會談中，一般都表達委婉曖昧。
決不輕易對任何事物直接作出是非判斷。拒絕對方提出的要求或者請求時，在語言表達上一般不直截了當，表現出態度委婉曖昧。例如，日本人一般會使用“我們再考慮一下”以及“我們再研究一下”等類似的言辭，表示婉言拒絕或者委婉否定；有時候會採取拖延不予以答覆的方式，間接表示不滿或者抗議。如果多次會談結束後，日本企業員工仍然會使用婉轉之類的言辭答覆，或者拖延不予以答覆的話，基本上可以認爲，會談雙方的談判餘地已經沒有多少。
8，留有退路
商務會談中，時刻注意留有退路。
在協商解決疑難問題或者指責對方某些做法的時候，往往表現出一種欲言卻止的表情。這是爲了給對方保留面子，也爲了給自己留出一些退路。每次商務會談結束之後，即使結局非常糟糕，也會很有禮貌地表達“非常感謝”之類的謝意。但是，這往往並不意味着真正地在感謝。很多情況下，感謝一詞，只不過是一種商務禮儀而已。買賣不成仁義在，關於這一點，中日商務習慣是共通的。不過，即使會談雙方之間發生了重大經濟糾紛，日本企業商務人士也不輕言打官司，也不輕易發表聘請律師的想法。當然，也沒有聽說過當場當面向會談對方明確表示，打算起訴對方之類的言談。關於這一點，中日商務習慣其實還是存在一些差異的。
9，跨三退一
商務會談中，謀求“跨三退一”策略。
爲了儘快獲得滿意的會談結果，有的日本人會在合適的時機，向對方積極傳遞自己願意立即妥協讓步的想法。不過，據說有時候採取的所謂妥協讓步，實際上是事先預謀的“跨三退一”策略（突擊跨出三步，主動退回一步的謀略）。例如，協商索賠金額的時候，如果事先計劃確定，自己可以接受的賠償底線是1萬美元，那麼在初步協商會談時，首先向對方要求索賠3萬美元。之後，在基本摸透了協商對方的底線時，主動表示，自己可以考慮妥協讓步。但同時強調，自己可以接受的賠償底線是2萬美元。
10，集體決策
商務會談中，奉行集體決策。
如果是涉及重大經營決策的會談事項，有一些日本企業通過制定《經營決策事項審批權限條例》之類的規章制度，規定企業的任何經營管理者沒有單獨裁決權，必須履行集體決策程序。因此，除了一些作爲大股東絕對控股的日本企業經營者，或者是具有絕對經營權威的經營者，一般的日本企業經營者，在會談中通常很難自己拍板決定重大會談事項。有時候在會談時，這些經營者即使當場做出了個人決定，這種決定最終也可能會無法成爲該企業的正式決定。
11，會場禮儀
會場清理時，保持良好的會議禮儀。
如果會議組織者沒有安排專門的會務人員負責清理會場，日本企業的員工們會很自覺地，齊心協力把會場打掃乾淨。據我觀察，所有使用過的用具，都會按照要求恢復原位並擺放整齊。然後大家會很有禮貌地互相鞠躬，表達“您辛苦了”之類的謝意。經過與一些日本企業員工們的溝通交流，我領悟到，日本企業員工們的一些良好的會議禮儀，至少應與下述幾點原因密切相關：
原因之一：從小接受禮儀就是規矩的觀念意識。
無論在家庭，還是在學校，日本人從小就接受具體的禮儀行爲教育，每天互相鞠躬・問候・致謝。日本人從保育院和幼稚園時期，就被教育知道，禮儀就是規矩，不遵守規矩就是失禮，沒有禮儀就會被孤立，甚至被欺辱。日本人至今仍然遵守的很多禮儀規矩，是以前從中國傳到日本的。
原因之二：在學校接受嚴格的團隊精神教育。
大多數日本中小學校，要求學生身穿統一校服，身背統一品牌的書包，在學校一起吃午餐，強調集體觀念，淡化個人特性，目的是藉此強化學生的集體歸屬感。當然，需要注意的是，這種團隊精神教育方式也會導致某些負面影響，例如，大多數日本企業員工在工作中，一般不敢冒尖，通常缺少個性；寧可集體犯錯，甚至集體犯罪，而不願意單獨行動，更不願意冒險承擔個人責任，等等。
原因之三：踏入社會後接受職場禮儀培訓。
大多數日本企業，針對新聘用的員工有着嚴格的社內培訓制度。而且，對所有員工，定期進行專業培訓和職業道德培訓，包括一些商業禮儀和商業信息保密方面的培訓；另外，在日本的書店裏，關於職場禮儀培訓方面的書籍，也有很多版本，多達幾十種。有的新員工，自己會自費從中選購一本或幾本，認真自學閱讀。
12，會議禁忌
除了會場禮儀，會議中應嚴格注意一些會議禁忌事項。
根據我在一些日本企業的會議現場觀察，可以列舉以下一些日本企業員工們注意的一些會議禁忌事項，僅供參考。需要特別強調的是，在日本，這些事項不是單純的會議禮儀，而是會議禁忌事項。
1，手機靜音。
2，不玩手機。
3，不亂拍照。
4，不要私語。
5，不打哈欠。
6，不抖腿腳。
7，不趴桌上。
8，不穿外套。
等等。
13，會後習慣
會議結束以後，保持良好的會後確認習慣。
根據我在一些日本企業的會議現場觀察，可以列舉以下一些會後習慣事例，僅供參考。
1，會後確認，使用過的茶杯和紙屑等垃圾，是否應立即打掃收拾乾淨；
2，會後確認，桌椅是否擺放整潔，桌椅是否應擺放回原處；
3，會後確認，窗簾是否需要整理歸位；
4，會後確認，電源插頭是否應歸還原處；
5，會後確認，是否應關閉空調及投影儀等電源設備；
6，會後確認，是否應立即擦掉書寫板上的字跡；等等。
14，會後乾杯
喝酒聊天，延續會議。
把一些輕鬆心情的學習會以及討論會，故意安排在傍晚時間，經常有會議結束後可以乾一杯的含義。據我觀察，日本企業的一些內部學習會以及討論會，經常是被安排在傍晚時分的正常下班前後進行的。如果會議需要延續或者需要進一步總結時，有時候以外出喝酒聊天的方式，繼續延續會議。順便提示一下，在很多日本企業內部，喝酒聊天其實也是會議的一部分。對此，有一些日本企業的員工認爲，積極參加喝酒聊天，也是應主動接受的職場謀生的基本常識。
15，借酒談心
借酒談心，緩解矛盾。
關於借酒談心，有一些日本企業的人事部門，在公司內部的幹部培訓教材內，極力推薦這種喝酒談心的上下級溝通方式。曾經聽說過，儘管有的部門領導在內部會議上，不顧情面地，批評斥責了部下員工，但是，下班之後，或者幾日之後，該部門領導親自邀請部下員工，借酒談心。大家藉着酒勁，互相說說心裏話。領導在形式上，委婉地進行了自我檢討，部下也認真謹慎地進行了解釋說明。
16，目送客離
會議結束後，親自目送客人遠離會場。
據我觀察，當會議結束後，日本企業幾乎都會安排專人親自目送客人遠去。如果是來訪客人自己徒步離開，一般會看到客人的背景離開自己視線爲止。當然，客人走幾步後回頭向對方淺鞠躬一下或者揮揮手，有一種表示再次感謝熱情接待以及珍重再見的意思。如果是來訪客人乘坐出租車離開會場或者日本企業廠區，一般會看到出租車的車影離開看不到爲止。當然，客人上車後應立即按照禮儀習慣搖下車窗，說聲再見並低頭示意感謝。因爲在出租車上鞠躬不方便，說聲再見並揮手道別也是一種常見的道別方式。
謝謝您的以上閱讀。
備註：我連續數日認真努力地魂入此篇，終於今天定稿發佈。如果您還滿意並且讚賞，歡迎您給我打賞。請參見本文之後的讚賞碼。這樣的話，我就更有原創寫作動力。感謝！