作者：曲軍
2018年11月4日 於東京
3. 4 會議接待
遞送毛巾
在會議開始之前，給尊貴的來訪客戶遞上熱毛巾，是一些日本企業獨創的會議接待習慣。尤其是在寒冷的冬天，當訪談客戶到達被訪談企業的會議室後，第一時間接受一根熱呼呼的毛巾時，是會感到很溫馨的。在日本，這種服務在餐廳和酒吧裏也許是正常的，但是發生在一些日本企業客戶的會議室，是讓人感覺印象深刻的。參見以下圖片，做爲舉例，僅供參考。
冬日冰飲
據我觀察，冬季裏向客人敬遞冰茶或者冰咖啡的日本企業，並不少見。另外，也有一些日本料理店，一年四季都向食客提供冰飲。因此，去日本企業訪談時或者陪同日本企業客戶去日本料理店就餐時，如果被遞送冰茶或者冰咖啡，千萬不要介意，這是很正常的招待客賓方式
關於冬日冰飲，我請教過一些日本企業的資深員工，傾聽了他們的解答後，我認爲可以從以下三方面去綜合理解這個冬日冰飲這種接待方式。
原因之一是傳統習慣。日本人喝冰咖啡喝飲料，大約是在明治時代開始的。明治時代還沒有冰箱，因此當時有專門的“冰屋”售賣冰塊，冰飲屬於高檔飲料。在東京地區，也有一種說法是，明治時代甚至更早時期的富貴家族以及皇族，一年四季都安排專人從富士山上採集冰塊，用於接待貴賓飲用。當時的冰塊會專門放在暖水瓶裏或者鐵桶裏，存放在冰冷的深井裏。
原因之二是口味習慣。很多日本人認爲加冰喝水以及加冰喝飲料的口感更佳。因爲大多數日本人從小就習慣了喝加冰飲品，所以很多人認爲從美國口味上考慮冬日裏向客人提供冰飲也是一種熱情接待。在日本，目前遞送冰飲的服務場所，除了日本料理店以外，醫院向病人提供的飲料中有時候也是冰飲。因此，當日本企業接待客人時送上冰茶或者冰咖啡給客人，一般是表示一種尊敬的意思。
原因之三是熟識程度。很多日本企業的員工在接待客戶來訪時，見面寒暄之後一般是會先口頭上詢問一下客戶喝何種飲料的。因爲企業不是料理店，一般情況下給來訪客戶準備的是咖啡或者茶飲料（綠茶以及烏龍茶比較多）。但是如果來訪的客戶是關係熟悉的老客戶或者是互相熟悉的業務合作團隊，有時候日本企業的接待人員會按照以前的慣例提供飲料。
關於冬日冰飲，主要還是看企業接待人員的接待習慣。參見以下圖片，僅供參考。
客人廁所
通過多年來在日本企業的現場訪談，我觀察到，很多日本企業的廁所內，分爲客戶接待專用的便座和員工專用的便座，所有員工原則上禁止使用專供來訪客人使用的廁所便座。
在一些日本企業辦公大樓內，雖然客人專用的便座有保溫功能，但是員工專用的便座也並不是都有保溫功能。有一些日本企業爲了日常節省電費，除了冬季以外的季節，一律關停員工使用的便座的保溫功能。另外，廁所內的香水和漱口液主要供客人使用，員工被要求應儘量減少使用。
關於以下圖片，是一些日本企業在客人專用廁所內，爲來訪客人準備的香水和漱口液，做爲舉例，僅供參考。
消毒櫃檯
在很多日本企業的公司前臺以及會議室入口，隨處可見專供訪客使用的酒精消毒液。爲了預防流感病菌被帶入企業，有一些企業要求每個訪客在進入會議室之前，使用酒精消毒液擦拭一下雙手。當然，前去訪談的日本企業員工們，雖然並不是每個人都會自覺地使用消毒液進行一下消毒，但是至少這個消毒櫃檯的設置，還是給很多有需求的訪客提供了便利。
關於以下圖片，是一些日本企業在會議室入口設置的酒精液消毒專櫃，專爲來訪客人手指消毒使用，做爲舉例，僅供參考。
客人拖鞋
提前給所有來訪客戶準備好室內拖鞋，是一些日本企業的傳統接待習慣。一般而言，當到達日本企業的會議室後，來訪客人應按照接待人員的指示說明更換拖鞋。來訪客人應先觀望等待，不應自己擅自拿取拖鞋。這是因爲鞋櫃裏的拖鞋，有一些是給特定來訪客人（例如，已經預約的其他重要客戶）準備使用的拖鞋，也有的是企業內某個特定人物（例如，企業經營顧問或者企業創業元老級人物等）準備使用的拖鞋。關於以下圖片，是一些日本企業接待處的鞋櫃舉例，僅供參考。
會場選擇
我也觀察到，很多日本企業，非常注重會客室的窗外景色。有的日本企業，在選擇租賃辦公場所時，把招待客人的會客室窗外景色，作爲重要的評價指標之一。如果因爲自然條件受限，會客室的窗外沒有美麗的景色可以瞭望，有的日本企業則在會客室內的牆壁上，懸掛一幅富士山等名勝古蹟的油畫，或者張貼一張攝影作品，通過這些物品襯托點綴一下會客室的氣氛。
關於那些懸掛在會客室內牆壁上的油畫，有的一看就是複製品。但是，也有的油畫作品，據一些日本企業員工介紹，是在日本經濟高度成長時期，企業高價買入的貨真價實的名畫原作。雖然，有一些油畫作品的市場價格目前已經大幅縮水減值，但是這些油畫作品所點綴的會客室氣氛，不僅給來訪客人帶來一絲溫馨，也容易給來訪客人留下難忘的回憶。
關於我所經歷的一些現場訪談，僅以以下一些圖片爲例，從會客室的窗外，我瞭望到過美麗的富士山，欣賞過盛開的櫻花，俯瞰過東京鐵塔等美麗的自然景色。當然，作爲來訪客人，儘管可能沒有時間長久品味會客室窗外的景色，但卻真有可能趁着窗外美景襯托的舒適心情，促成了一段值得永遠回味的美談。
圖1，某日本企業面向富士山的會客室。
圖2，某日本企業面向盛開櫻花的會客室。
圖3，某日本企業面向東京鐵塔的會議室。
會場座次
在日本，會場內或者會議室的座次，有着嚴格的上座和下座之分。通常情況下，參加會議者，應根據自己的出席身份和職位資歷，判斷確定自己的適當座位。在難以判斷的情況下，可以等待會議主持者安排座次，或者等待身份職位都比自己高的人員落座後，選擇自己的座次。
當然，有時候，主持會議的一方會事先指定座位座次。有時候，會議雙方的領導也會根據參會人數和座椅多少，在現場商議座位座次。一般而言，距離會議室入口最遠的座位是上座，最近的是下座。如果是參加某一位領導主持的會議，則距離領導越近的座位越是上座。作爲招待會議的一方，一般應坐在會議室入口一側，被招待的客人一方，一般應被安排坐在會議室內側。
關於以下圖片是舉例一：
會議室入口。
關於以下圖片是舉例二：
會議室入口。
謝謝您的以上閱讀。
備註：我連續數日認真努力地魂入此篇，終於今天定稿發佈。如果您還滿意並且讚賞，歡迎您給我打賞，請參見本文之後的讚賞碼。這樣的話，我就更有原創寫作動力。感謝！