作者：曲军
2018年11月4日 于东京
3. 4 会议接待
递送毛巾
在会议开始之前，给尊贵的来访客户递上热毛巾，是一些日本企业独创的会议接待习惯。尤其是在寒冷的冬天，当访谈客户到达被访谈企业的会议室后，第一时间接受一根热呼呼的毛巾时，是会感到很温馨的。在日本，这种服务在餐厅和酒吧里也许是正常的，但是发生在一些日本企业客户的会议室，是让人感觉印象深刻的。参见以下图片，做为举例，仅供参考。
冬日冰饮
据我观察，冬季里向客人敬递冰茶或者冰咖啡的日本企业，并不少见。另外，也有一些日本料理店，一年四季都向食客提供冰饮。因此，去日本企业访谈时或者陪同日本企业客户去日本料理店就餐时，如果被递送冰茶或者冰咖啡，千万不要介意，这是很正常的招待客宾方式
关于冬日冰饮，我请教过一些日本企业的资深员工，倾听了他们的解答后，我认为可以从以下三方面去综合理解这个冬日冰饮这种接待方式。
原因之一是传统习惯。日本人喝冰咖啡喝饮料，大约是在明治时代开始的。明治时代还没有冰箱，因此当时有专门的“冰屋”售卖冰块，冰饮属于高档饮料。在东京地区，也有一种说法是，明治时代甚至更早时期的富贵家族以及皇族，一年四季都安排专人从富士山上采集冰块，用于接待贵宾饮用。当时的冰块会专门放在暖水瓶里或者铁桶里，存放在冰冷的深井里。
原因之二是口味习惯。很多日本人认为加冰喝水以及加冰喝饮料的口感更佳。因为大多数日本人从小就习惯了喝加冰饮品，所以很多人认为从美国口味上考虑冬日里向客人提供冰饮也是一种热情接待。在日本，目前递送冰饮的服务场所，除了日本料理店以外，医院向病人提供的饮料中有时候也是冰饮。因此，当日本企业接待客人时送上冰茶或者冰咖啡给客人，一般是表示一种尊敬的意思。
原因之三是熟识程度。很多日本企业的员工在接待客户来访时，见面寒暄之后一般是会先口头上询问一下客户喝何种饮料的。因为企业不是料理店，一般情况下给来访客户准备的是咖啡或者茶饮料（绿茶以及乌龙茶比较多）。但是如果来访的客户是关系熟悉的老客户或者是互相熟悉的业务合作团队，有时候日本企业的接待人员会按照以前的惯例提供饮料。
关于冬日冰饮，主要还是看企业接待人员的接待习惯。参见以下图片，仅供参考。
客人厕所
通过多年来在日本企业的现场访谈，我观察到，很多日本企业的厕所内，分为客户接待专用的便座和员工专用的便座，所有员工原则上禁止使用专供来访客人使用的厕所便座。
在一些日本企业办公大楼内，虽然客人专用的便座有保温功能，但是员工专用的便座也并不是都有保温功能。有一些日本企业为了日常节省电费，除了冬季以外的季节，一律关停员工使用的便座的保温功能。另外，厕所内的香水和漱口液主要供客人使用，员工被要求应尽量减少使用。
关于以下图片，是一些日本企业在客人专用厕所内，为来访客人准备的香水和漱口液，做为举例，仅供参考。
消毒柜台
在很多日本企业的公司前台以及会议室入口，随处可见专供访客使用的酒精消毒液。为了预防流感病菌被带入企业，有一些企业要求每个访客在进入会议室之前，使用酒精消毒液擦拭一下双手。当然，前去访谈的日本企业员工们，虽然并不是每个人都会自觉地使用消毒液进行一下消毒，但是至少这个消毒柜台的设置，还是给很多有需求的访客提供了便利。
关于以下图片，是一些日本企业在会议室入口设置的酒精液消毒专柜，专为来访客人手指消毒使用，做为举例，仅供参考。
客人拖鞋
提前给所有来访客户准备好室内拖鞋，是一些日本企业的传统接待习惯。一般而言，当到达日本企业的会议室后，来访客人应按照接待人员的指示说明更换拖鞋。来访客人应先观望等待，不应自己擅自拿取拖鞋。这是因为鞋柜里的拖鞋，有一些是给特定来访客人（例如，已经预约的其他重要客户）准备使用的拖鞋，也有的是企业内某个特定人物（例如，企业经营顾问或者企业创业元老级人物等）准备使用的拖鞋。关于以下图片，是一些日本企业接待处的鞋柜举例，仅供参考。
会场选择
我也观察到，很多日本企业，非常注重会客室的窗外景色。有的日本企业，在选择租赁办公场所时，把招待客人的会客室窗外景色，作为重要的评价指标之一。如果因为自然条件受限，会客室的窗外没有美丽的景色可以瞭望，有的日本企业则在会客室内的墙壁上，悬挂一幅富士山等名胜古迹的油画，或者张贴一张摄影作品，通过这些物品衬托点缀一下会客室的气氛。
关于那些悬挂在会客室内墙壁上的油画，有的一看就是复制品。但是，也有的油画作品，据一些日本企业员工介绍，是在日本经济高度成长时期，企业高价买入的货真价实的名画原作。虽然，有一些油画作品的市场价格目前已经大幅缩水减值，但是这些油画作品所点缀的会客室气氛，不仅给来访客人带来一丝温馨，也容易给来访客人留下难忘的回忆。
关于我所经历的一些现场访谈，仅以以下一些图片为例，从会客室的窗外，我瞭望到过美丽的富士山，欣赏过盛开的樱花，俯瞰过东京铁塔等美丽的自然景色。当然，作为来访客人，尽管可能没有时间长久品味会客室窗外的景色，但却真有可能趁着窗外美景衬托的舒适心情，促成了一段值得永远回味的美谈。
图1，某日本企业面向富士山的会客室。
图2，某日本企业面向盛开樱花的会客室。
图3，某日本企业面向东京铁塔的会议室。
会场座次
在日本，会场内或者会议室的座次，有着严格的上座和下座之分。通常情况下，参加会议者，应根据自己的出席身份和职位资历，判断确定自己的适当座位。在难以判断的情况下，可以等待会议主持者安排座次，或者等待身份职位都比自己高的人员落座后，选择自己的座次。
当然，有时候，主持会议的一方会事先指定座位座次。有时候，会议双方的领导也会根据参会人数和座椅多少，在现场商议座位座次。一般而言，距离会议室入口最远的座位是上座，最近的是下座。如果是参加某一位领导主持的会议，则距离领导越近的座位越是上座。作为招待会议的一方，一般应坐在会议室入口一侧，被招待的客人一方，一般应被安排坐在会议室内侧。
关于以下图片是举例一：
会议室入口。
关于以下图片是举例二：
会议室入口。
谢谢您的以上阅读。
备注：我连续数日认真努力地魂入此篇，终于今天定稿发布。如果您还满意并且赞赏，欢迎您给我打赏，请参见本文之后的赞赏码。这样的话，我就更有原创写作动力。感谢！