企業信息化現狀
存在問題
信息化建議
原則
目標
規劃
投資回報
建設週期
說明
提要
爲了更好地釐清企業信息化現狀，深入理解信息化建設目標，提高企業信息化水平，爲企業提供包括內網辦公、兩廠生產等全過程數據實時動態管控，提升企業辦公和生產效率，有效降低庫存，加快資金週轉率，提高工作效率和管理水平，特製作此信息化建設草案，供議。
企業信息化現狀
通過對於分公司1和分公司2兩家公司的初步瞭解，結合與兩家公司相關人員訪談，可以看出，兩家公司IT架構清晰，系統設置合理，綜合考慮各種硬件、軟件配置的適用性、可行性、性價比。
網絡結構方面，分公司1和分公司2公司都是光纖公網固定IP入戶，從源頭上保證兩家公司內部網絡速度的流暢。兩家公司都設有本地服務器，且選用IBM機架式服務器從硬件上保證了服務器的速度、安全，同時該服務器兼做文件服務器、財務服務器和數據庫服務器（泰特爾公司）。同時還設有網絡共享打印機，公司內部網絡組織結構都是使用二層主流交換機（TP-Link 1024s），且內部每個客戶端PC機上都設有固定IP，固定IP地址使PC機運維、管理更方便。
軟件使用方面，除了日常常用的辦公軟件外，還有公司內部自行開發的辦公平臺，包括了日常工作的大部分工作，解決了日常辦公的很多問題，且應用非常廣泛，方便靈活。同時在分公司2公司內部還使用金蝶K/3ERP管理軟件，以財務爲核心，包括財務會計、供應鏈管理（採購管理、銷售管理、倉存管理、存貨覈算）、人力資源模塊，具有很好的優化管理基礎。
存在問題
在對兩家公司的走訪過程中，也發現了一些問題，具體如下：
Ø 信息相互孤立
從目前來看，上海總公司、分公司1、分公司2三家公司都有自己的系統和平臺，包括財務軟件（用友、金蝶），都有自己的服務器系統，但是三家公司還不能在統一的操作平臺上進行操作，形成相對地信息孤島，無法更好地彙總來於幾家公司生產、辦公信息，從而對信息、對反饋不能進行更好地處理和整合。
Ø 應用不充分
現在上海總公司應用最充分的就是辦公平臺，基本解決大部分辦公需求。分公司1內部使用的系統爲金蝶K/3ERP，該系統現在大部分都是由財務部門、 倉庫部門、採購部門使用，其它部門應用還比較少，且只有4個併發點。而生產過程全過程包括“銷售——採購——入庫——出庫——領用——生產——成品入庫——出庫——回款”等整個流程還不能有效地形成閉環，還不能在泰特爾公司內部很好的開展和應用。
分公司2因爲剛搬新廠不久，財務軟件使用的是用友U8產品，而公司內部除了一臺文件服務器外,沒有內部協同辦公平臺，也沒有涉及整個生產環節的管理系統，大部分信息還是按照傳統方式進行處理和管理， 這種方式可能會帶來效率低下、信息不及時、不流暢、各種工作信息無法及時監督和及時歸檔等問題。
Ø 信息整合與個性化
各分公司由於生產信息鬆散地存在於各公司的各個系統當中，直接影響各種文件歸檔、查找、管理和共享，同時由於信息不能有效整合，無法及時對這些信息彙總作深入分析，進一步發現問題，無法對各公司數據進行系統評估，無法對公司進行統一部署，進而可能會影響公司決策。
對於公司組織結構內部各角色來說，每個角色的關注點不同，需關注的信息自然有所不同，但由於信息是鬆散的組織，無法根據崗位角色自動對現有的信息進行有效的分類、整理、進而對每個不同的角色展示不同的信息。而依一般規律，公司的信息幾乎每個月就會以倍數增長，每個角色要查找自己關注的信息會越來越長。從而會影響公司效率。
信息化建議
Ø 原則
目前公司網絡規劃完善，信息化系統具有一定的應用基礎，建議採用“整體規劃、分步實施”的原則，依據企業處於不同的階段進行不同的信息化建設，結合實際，逐步實施，分模塊、分系統推行，不冒進和快上，形而上，搞“形象工程”。
Ø 目標
信息化建設的目標是使用軟件爲企業管理服務，因此信息化建設應該包括完善企業管理，梳理企業管理表單及流程，並使之順暢運行。
分公司1由於搬新廠，網絡、文件服務器基礎相對完善，但是涉及企業內網行政辦公、各種合同、手續流轉、審批還正在健全中，而涉及企業生產管理的全過程監控還比較薄弱，可以先在內部推行內網辦公平臺，建立各種日常辦公，生產各環節審批等管理，實現無紙化辦公、監控各生產環節，之後結合財務軟件升級，選擇合適的ERP軟件、模塊把涉及生產管理各環節數據進行彙總，集成和處理，能夠使不同角色都能看到關注點的數據，並以數據透視表、透視圖等方式直觀體現，從而完善企業管理。
分公司2由於現有金蝶K/3 ERP，該ERP軟件中已經供應鏈各模塊，包括採購管理、銷售管理、倉存管理、存貨覈算，還有財務會計等模塊，目前看基本能滿足生產管理需要，可以從生產各環節對該軟件充分使用，按正常生產環節流轉起來，在各部門充分應用後考慮與OA接口，實現對公司內各數據的透視管理。從OA與ERP接口，並在OA協同平臺上實現數據透視功能費用要比在ERP上實現該功能要低得多。
對於外貿公司而言，由於現在自行開發的應用平臺，已經基本滿足大部分要求，而且外貿公司大部分都比較熟悉該平臺，前期可以考慮自有平臺與外部購置的平臺平行運行，減少使用的不適應性。
Ø 規劃
根據目前國內企業信息化建設的現狀，結合實施信息化的實際，在企業實施信息化建設當中最近幾年每年都約有20%的失敗率。在這些失敗的案例中，問題是多方面的，有企業對軟件實施期待的問題，有軟件本身的問題，還有實施過程中實施人員對企業管理、流程認真不足的問題，還有軟件在企業上線後沒人使用，形成“殭屍軟件”等等問題。究其原因，都跟企業對軟件的評估與推廣有關。因此，進行風險管控是企業信息化過程中必須要考慮的重要因素。
爲了有效地降低風險，結合我們公司“集中管理，分散經營”的現狀，從管理角度要實行“一把手”工程，需要公司最高層領導支持和推動。信息化建設方面可以考慮採用“三步走”策略——從簡單到複雜。第一步，即軟件部分先上線OA協同辦公平臺，OA系統主要完成公司內部各種流程、表單、生產各環節審批，包括簡單的CRM、HRM等功能，並着力進行推廣。第二步，在公司真正內部實現無紙辦公化，OA系統應用程度很高以後，根據實際情況考慮將公司內部財務系統進行整合，實現統一的操作平臺。第三步，在集團公司與各公司財務軟件統一平臺後，就形成統一的對外數據接口，再考慮增加ERP的部分模塊，ERP系統增加模塊主要用來存儲生產過程產生的各種數據，並在ERP上線推廣後將ERP相關數據與OA對接，決策層可在OA系統平臺查看數據。形成商業智能BI系統，使其對企業內部各種數據進行有效整合，有效避免“憑經驗、拍腦袋”的風險和隱患，真正實現數據能爲公司高層提供輔助決策依據。同時OA系統、CRM系統、財務系統和ERP系統都上線運行之後，根據公司需要，可以自行開發一些個性化的軟件系統，對上述軟件系統的進行補充。
如果說信息化建設採用三步走是遵循人的認識規律，有效解決軟件上線風險的話，那麼信息化建設風險很高的實施推廣則可採用“從點到面”的方式。點，就是以分公司1爲點，把公司各種流程、表單、管理制度都能在OA協同平臺建立並推廣開來後，切實解決了很多工作當中的問題後，可以積累一些有益的經驗，之後可以向集團下其它公司推廣，實際完全的行政、生產數據無紙化、數據管理集中化、數據分析透明化。
根據信息化建設的整體規劃，爲保證數據安全，網絡規劃採用“集團公司—VPN——子公司”模式。即各公司具有獨立的服務器，在集團公司設置總服務器，集團公司與子公司之間通過VPN相連接。OA、ERP等程序和數據服務器都存放在集團公司機房，各子公司通過VPN（具有網絡加速功能）連接到OA、ERP服務器上。依照集團公司光纖8M帶寬，分公司1和分公司2公司都是光纖接入的網絡，兩家公司接入集團公司服務器速度應該很快，只有很小的延遲，不會頁面很卡打不開等類似情況。同時VPN連接可以解決敏感數據在數據傳輸過程的安全問題。具體網絡拓撲圖如下：
Ø 投資回報分析
公司的任何投資都希望得到回報，而且越高越好，信息化建設也不例外。但是相對於IT項目“真金白銀”的投資來說，其回報是難以用數字計算的“軟回報”。其特點就是投資收益的難以計量、收益期限的不確定、無形收益、需要連續投資和收益易受外在大環境影響。有些是定量的，而有些是無法量化的。可以量化的數據包括：
u 降低庫存（庫存佔用、庫存資金週轉次數、盤點誤差）；
u 合理利用資源（縮短生產週期、訂單週轉天數、採購成本費用、提高生產效率、減少庫存面積、減少加班）；
u 按期交貨，提高客戶服務質量（按期交貨率）；
u 降低成本、降低採購費、減少加班費、增加利潤；
u 減少財務收支差錯、減少經濟損失。
不可量化的數據包括：
u 公司高層和管理人員掌握市場銷售、生產和財務運行狀況；
u 企業員工面貌和素質有很大變化；
u 管理人員從事務性工作解放出來，致力於規範化、實質性的管理工作；
u 規範公司管理，對產品質量有保證作用。
總得來說，IT項目投資給公司帶來的回報可分爲三個層次：基本的第一層是，提高效率，即加速現有流程，節省大筆開支；第二層，可以提高生產率，即以減少的人力、物力完成更多的工作；第三層，可以完善或改變企業的經營模式，從而獲得競爭優勢。
根據公司現在的硬件基礎結構，IT項目投資中包括三方面成本：一、計算機應用基礎設施費用，主要就是各種計算機系統和網絡設備，大約點總投資的30%；二、應用系統軟件的開發、購買、集成費用，約佔總投資的40%；三、應用系統的實施、維護、升級和推廣等費用，約佔總投資的30%。具體投資與成本主要包括：(1)項目前期準備工作；(2)項目的系統選型投資；(3)IT硬件的投資；(4)IT軟件的投資；(5)IT網絡的投資；(6)IT以及相關技術和管理的培訓投資；(7)項目諮詢投資；(8)項目系統測試投資；(9項目系統轉換投資；(10)項目系統安裝投資；(11)項目系統運行投資；(12) 項目系統管理投資；(13)項目技術支持投資；(14)項目內部維護投資；(15)項目的機會成本；(16)項目的隱含成本。而其中一些成本，可以由公司內部消化，不計在內。
而投資的效益則需要一段時間才能顯示出來。小型軟件系統投入運行後需3-6個月才能顯示出來，而大型系統，像ERP系統經濟效益一般在6-12之後才能顯示出來。我公司IT項目投資成本（估算）大概包括：
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項目 |
費用（單位：萬元） |
備註 |
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硬件 |
12萬+6萬 |
計算機硬件系統、網絡設備 |
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軟件 |
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包括OA、CRM、ERP等 |
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維護 |
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後期運維 |
但根據IT項目建設經驗和行業大致標準，其間接經濟效益指標基本在一定的範圍內，如下表
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信息化建設間接效益指標 |
業界統計範圍 |
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存貨週轉率提高 |
20-40% |
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應收賬款週轉率提高 |
減少應收賬6-7% |
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銷售費用降低 |
8-11% |
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製造費用降低 |
12% |
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管理費用降低 |
4-12% |
而若計算IT項目的投資回報率ROI，需要考量的財務數據包括：銷售收入、平均庫存餘額、平均應收賬款餘額、銷售費用、管理費用、製造費用、採購費用、產品銷售成本、銷售利率以及資金成本。具體數據需要彙總系統上線前的“舊數據”，系統上線正式運行一段時間後的“新數據”，可以更好的進行投資回報率的分析對比。但一般來說的投資回報率如下(其中投資回收期具體時間需計算得出，表中數字指大致範圍)：
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項目 |
單位 |
數據和指標 |
備註 |
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間接經濟效益 |
萬元 |
待定 |
建設與經營期5年平均 |
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投資回報率 |
% |
待定 |
建設與經營期5年 |
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財務內部收益率 |
% |
待定 |
建設與經營期5年 |
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投資淨現值（折現率10%） |
萬元 |
待定 |
建設與經營期5年 |
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投資回收期 |
年 |
3.5-4.5 |
含建設期3年 |
Ø 建設週期
完成OA、CRM、HRM、MRP、ERP等包括行政辦公和生產各流程管理全部信息化建設，初步預計建設和運營期5年，計劃使用期10年。
說明：
以上數據和依據僅爲分公司1和分公司2相關情況爲例，且瞭解不夠深入，難免有偏頗之處，規劃建設以總公司實際IT五年規劃爲準，本文僅供參考。
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