客觀來說，隨着經營業務的展開，雖然企業的物理位置逐漸分散，但部門間的協作卻日益頻繁，對決策過程的分散性也日益明顯，甚至日常業務活動詳細信息的需求也日益提高。
因此，企業又要求信息系統必須具有分佈性、異構性、自治性。在這種大規模的分佈式應用環境下高效地運轉相關的任務，並且對執行的任務進行密切監控已成爲一種發展趨勢。這時候工作流技術應用而生。
然工作流技術作用是什麼呢？一般來說有如下作用：
1、整合所有的專門業務應用系統，使用工作流系統構建一個靈活、自動化的EAI平臺
2、協助涉及多人完成的任務提高生產效率。
3、提高固化軟件的重用性，方便業務流程改進
4、方便開發，減少需求轉化爲設計的工作量，簡化維護，降低開發風險
5、實現的集中統一的控制，業務流程不再是散落在各種各樣的系統中。
6、用戶可根據變化的業務進行方便的二次開發
而國內工作流軟件現在最長被使用的當屬“軟件開發商”。鑑於國情，國內工作流普及度很淺，很多企業明明有需要卻仍沒采用，不過軟件開發卻是個例外，因爲他們工作流軟件（平臺）對他們有很現實的意義，如不少軟件商借助國內天翎myApps工作流平臺快速配置出應用、藉助平臺提供的基礎設施減少開發成本等等。他們花費少量金錢而獲得開發成本、效率等提高絕對是遠遠大於花費在工作流平臺的錢。