我管理的一家店就出现了这种情况，店长总跟我抱怨说忙不过来。
卖场里到处缺货，因为补货的速度跟不上；给别的店铺调货，要等好几天；线上订单每天只能处理70%，而公司要求的是90%以上。员工一个都没闲着，已经忙得四脚朝天了，还是应付不了日常工作。
店长跟我说，想招人。我去店里考察了一圈，然后回复她：你这种情况，就是招了人，很可能还是忙不过来。
为什么呢？
确实，如果是高峰期，比如节假日、促销期，招几个人或者加班就能解决忙不过来的问题。但像这家店的情况，没有外部客流激增就是忙不过来，大概率就不是人不够用，而是存在人力浪费。
店长有点蒙，大家都没闲着，不就是已经人尽其用了吗，怎么还会有浪费？
我经常打一个比方，门店就像一个大口袋，如果底部有个洞，往里面投入再多人力资源，都会漏出去。于是，你就总是觉得人不够用，越投入，越浪费。
所以，真正有效的解决方案是：找到漏洞，堵上它，减少浪费，让店铺人效恢复平衡。
这些洞都在哪儿？要怎么找呢？
制造业有一个全面质量管理理论，总结了五个影响产品质量的要素，分别是人、机、物、法、环——人员、设备、原材料、方法、环境。把握好这五个要素，就能有效地监控和提升产品质量。
我发现，这套理论同样也适用于零售门店的“运营质量管理”。我们完全可以从人、机、物、法、环五要素出发，去检查一个门店的运营质量，发现并消除其中隐藏的浪费。
下面我就跟你分享一下具体的方法。这里面影响最突出的，是人、法、环三个要素，我会重点说。
人
首先来说人。这里说的人，不是指做事的员工，而是下达任务的人。我发现，导致员工工作效率低，很多时候都是因为上级的任务没有下达清楚。
举个例子，有的员工烫衣服特别慢，别人一小时能烫三排货架，他只能烫完一排。不过，他不是偷懒，而是执着于想把衣服前前后后所有细节都烫平整。
如果你是店长，你会怎么提醒他？
我猜你会像很多店长一样，过去说一句：“加快点速度，不用烫那么细。”如果你这么说了，我敢保证，一小时后不会有什么变化。
因为，员工根本不知道“不用那么细”，是多细。
这就是任务下达不清楚导致的问题。这句话应该怎么说呢？依我的经验，要包含目标和验收标准。
你可以这样说：“我需要你半个小时，把这个区域所有衣服烫好，标准是衣服前襟平整，背面不需要重点烫。”这样一来，员工就知道该干什么、怎么干。再配合上及时检查和反馈，很快，员工就能养成保质保量又有重点地完成任务的习惯。
是不是对每个店员的任务下达清楚就够了？
还不行。门店销售不是单兵作战，而是通过排班的方式集体作战，如果排班有漏洞，人力浪费更严重。
比如说，如果简单把员工分为，今天上午你在A区，你在B区，你在收银台，你在试衣间，会出现很明显的两个问题：
有岗位，没目标，只要我在岗了就不算失职，是否达成销售、清洁做得到不到位，都没有要求，员工没有充分利用时间的动力；
如果某个区域或者岗位这半天很闲，比如男装区恰好没什么客人，员工的工作量就无法饱和。
解决这个问题，需要店长增强排班时的规划力，用清晰、可量化、可追踪的方式来排班，把排班内容细化到目标和验收标准，同时，在主岗位上附加副业务。
比如，“小张上午负责A区的销售，两小时销量不少于20件，同时兼顾B区的商品整理，所有的展示道具要对齐摆正，吊牌塞好”。这样排班，员工才能充分利用工作时间，忙得有目标，有成果。
法
再来说“法”，指的是工作方法、工作流程，复杂流程里藏着很多可能产生浪费的点。
调陈列是店铺里出现频率很高的一套流程，但不同店铺水平差异很大。
有的店效率极高，两个人半天就能把整个卖场陈列调完；有的店却要花上两天，不仅浪费时间，还影响业绩，因为它只用开店前的准备时间根本调不完，只能营业时继续调，顾客体验很差。
这个例子比较极端，但在很多店铺里，调陈列是每隔几天，至多一两周就要做一次的事，优化这个流程，每周哪怕省2小时，一年就是100小时。
那流程该怎么优化呢？
先同步一下对流程浪费的认识：我认为，如果能用更短的时间完成同样质量的工作，现有的流程就存在浪费。所以，优化流程，就是要不断缩短完成这个任务的时间。
还拿调陈列来说，一般有经验的店长都会提前规划好先做什么，后做什么，避免来回返工。
比如，把新到的货箱拆开，了解新品情况，计算需要替换多少货架，这些肯定先做；
把旧品从货架上拿下来，收回仓库，改变原先的货架陈列方式，从叠放的隔板换成挂衣服的支架等等，这些肯定后做。
但是，规划好这些，实际执行起来却发现，总有人先做完自己的部分，却要等着另一个人完成，他才能进行下一步。
想要让流程严丝合缝，你在规划流程前就要再加一步，试着准确把控每一步的时间。实现这个目标，我用的是标准工时的方法。
具体怎么做呢？
观察每个步骤的单人耗时，固定下来成为标准工时，然后在店里推广成为验收标准。
一个人叠一件衣服的标准时间，将一排货架衣服收回仓库的标准时间，拆一箱货的标准时间，只要掌握了刚才我们讲的任务下达方法，这些都是可以衡量的。
有了标准工时，就能计算每个环节用多少人需要多长时间完成。
一个人收一排货架需要10分钟，拆一货架的新品出来要20分钟，那就应该安排两个人去拆货，一个人收货，两道工序并行，大家同时进入陈列新品的阶段，既没有人需要在中间等待，又缩短了整体用时。
环
再来看环境浪费。货品摆放、动线设计不合理，都会导致员工在完成工作时花费更多时间。
仓库规划不合理就是典型的例子。
有些店铺的仓库规划可以叫“哪里有空摆哪里”，看似省去了整理仓库的时间，实际上，员工每一次使用仓库时都要浪费时间。比如说，最热销的商品始终放在最高的货架上，那店员每次拿货就都要搬梯子，踩凳子，一天拿上五趟，浪费的时间就很可观。
还有，如果你在换季的时候不重新调整仓库，到了夏天，连衣裙、T恤放到最里面，最外面的货架还摆着羽绒服，那么，员工进去拿夏装，每次都要多走30米，花30秒，每天去20次，一天就多花了10分钟，10个店员去拿，一天就浪费100分钟。
其实，只要在换季时统一调整一次，几个月里员工都不用跑那么远。
当然，我们的目的不是要压榨员工的每一分钟，而是要通过优化环境，让员工干起活来又快又轻松。
有时候，环境浪费甚至可能直接增加成本。
我曾经在几家店铺都注意到，客人只买了一件薄上衣，结账的时候给的却是大号购物袋。
收银员为什么不用小袋子呢？
原来，这些店里的小购物袋放在柜子最下一层，要拿必须弯腰蹲下。
如果强制规定，必须优先用小购物袋，就会让结账的效率变低；想保证效率，员工就会直接顺手用手边的大袋子。
每个大袋子贵4毛钱，一天一家店多用50个大袋子就是20元，整个公司一年下来就要多花200多万。换句话说，如果把小袋子放在上层，一年能省200多万。
所以，不要小看环境浪费，合理的店铺布局不仅方便员工，更能节约成本。在优化环境时，你可以着重考虑员工工作的动线，让员工最快、最省力地触及他所需要的货品、物资。
机、物
最后来说机器和物资浪费。机器指收款机、打印机、扫描仪等设备，物资指清洁用品、卸货推车等工具。这两类浪费渗透在店里各个角落，我总结了8条经验，你可以到文末查看。
特别推荐一个好东西，对讲机。别小看它，用好它不仅能消除浪费，还能提升业绩。
我们有家两层楼的大店，只有7名员工，但业绩很好，他们的交流就是通过对讲机来完成的。比如门口的店员用对讲机提醒大家：“来了一对情侣，年轻时尚，试衣间的伙伴多推荐些年轻化的商品。”试衣间的同事回答他：“好嘞，男装同事帮忙找找可以搭配成情侣装的商品。”
你看，用好对讲机，不仅减少了奔走沟通的时间浪费，还提高了协作和服务水平。
总结一下，当你发现员工忙不过来，很可能是人、机、物、法、环5个环节的漏洞制约了工作效率。这时候，不要急着招人，先把漏洞填上，通过准确全面的任务下达，标准规范的工作流程，方便员工的工作环境，高效运转的机器和物资，提高店铺人效。