論信息系統項目的範圍管理
摘要：
2014年2月，本人蔘與了“有線電視寬帶業務運營支撐系統”的項目建設，擔任項目經理一職。本文以此項目爲例，論述了項目範圍管理在信息系統項目中的重要性。本文首先介紹了項目背景，其次介紹了本人作爲項目經理，在項目的範圍管理方面，科學的運用信息系統項目範圍管理的理論知識，我運用現場調研、加強幹系人識別、採用原型法等方法完成了需求收集與範圍定義工作；通過細化需求說明書、利用類比經驗、細化WBS詞典等方式確保了WBS的順利制訂；通過持續交付、階段性評審、正式書面記錄等手段完成了範圍覈實；通過建立CCB及變更控制流程、制訂項目範圍管理計劃中變更相關規定的方法完成了範圍的控制。最後對本項目在範圍管理中存在的不足和經驗教訓進行了總結。由於信息系統管理方法應用得當，本項目順利通過驗收，受到客戶方的高度評價。
正文：
一、項目概述
在三網融合的大背景下，貴州廣電網絡開始在有線電視網絡上開展寬帶上網業務。寬帶上網業務區別於傳統的有線電視業務，開發一套適合寬帶業務運營的信息管理系統尤爲迫切。在2014年2月貴州廣電網絡啓動了“有線電視寬帶業務運營支撐系統”項目。該項目目標是借鑑國內其他省市廣電網絡公司寬帶業務的運營和管理經驗，引進ISO9000、CMMI、IRIS、PMBOK等管理體系，思想和方法，研發一套運營商級別的業務管理平臺，滿足項目質量，符合運營商業務管理體系，保證業務運營做到信息化系統管理。該業務運營支撐系統採用目前流行的B/S架構，使用Java、JSP等開發語言，使用Struts和Ajax開發技術。主要功能爲認證計費管理，業務產品管理，網絡資源管理和用戶管理等。整個項目採用了信息系統管理方法，貫穿項目整個生命週期，因此項目順利按時完成，並且取得了客戶的認可和高度評價。
二、範圍定義
項目範圍是指爲了完成具有所規定特徵和功能的產品和服務必須完成的工作。項目範圍直接與需求相關，在實踐過程中，“需求蔓延”是信息系統建設失敗的最常見的原因之一，爲此做好項目範圍定義，明確項目需求，確認項目該做的工作，使項目範圍清晰化，是最爲重要的範圍管理工作之一。
在開始“有線電視寬帶業務運營支撐系統”項目之後，本人首先分析了該項目的需求特點，主要包括以下幾個方面：
1、項目干係人多
該系統面向貴州省廣電網絡公司以及下屬九家地州市分公司，涉及各分公司財務部、市場營銷部、運行維護部等部門，直接使用人員多達一千二百餘人，項目用戶量大，涉及面廣，在項目管理中我們必須收集各部門（分公司）和各層級用戶的意見，獲得項目干係人的大力支持，才能夠打造一個用戶滿意的運營支撐系統，爲項目的推廣使用打下基礎。
2、要求用戶界面友好，操作簡便
由於該項目產品使用者多數爲一線運維人員，考慮到他們之間的層次差異和每日的巨大返單量，且由於工作任務繁重沒有時間安排進行系統的使用培訓，因此界面友好、風格統一、操作簡便是該系統必須實現的功能之一。
3、不同分公司業務管理差異
貴州廣電網絡共有下屬九個地州市分公司，各分公司在業務流程和組網上都存在差異，工作方法也存在不同。
針對以上的需求特點，本人在項目範圍定義階段採取了以下幾方面的解決措施：
1、進行項目干係人分析，把各類項目干係人的影響力、興趣等進行識別，並把項目干係人的要求、期望進行篩選、排序和量化，並作記錄。在省公司的通力配合下，組織九家分公司相關負責人、業務管理人召開需求範圍研討會，本人就項目主要目標、範圍、範圍管理計劃等做詳細介紹，並且進一步瞭解項目干係人對系統的需求和建議，同時就初步項目範圍說明書進行討論和確認。通過需求範圍研討會，我們所有的項目干係人之間建立了一個對項目範圍的共識，清晰了項目的主要目標，爲項目提供了一個範圍基線。
2、對現有的運營支撐系統流程進行梳理和分析，確保項目需求中包含了運營支撐系統的主要流程。
3、邀請各分公司和職能部門的專家和業務骨幹參與需求開發，充分發揮各分公司的主管能動性。
4、採取快速原型法，提前暴露範圍定義中的風險，減少因範圍定義不當而帶來的缺失，溝通和了解項目需求。
5、確保與各分公司達成一致：在與客戶溝通確認的過程中，我們每一次交流都整理形成紀要，並將交流達成的一致內容作爲附件，事後交客戶進行確認簽字。
通過範圍定義工作，我們進一步形成了詳細的範圍說明書，並對項目管理計劃進行了更新。
三、創建WBS
完成範圍定義，得到詳細的範圍說明書後，便進入了WBS的編制工作。創建WBS可以進一步明確和準確說明項目範圍，定義項目的邊界，同時爲計劃、預算、進度安排和費用控制奠定基礎，有助於明確職責和防止需求蔓延。爲了讓項目組成員儘早瞭解和參與到項目工作中來，所有成員都參與了WBS的編制工作，並就各工作包所含的工作任務進行了界定和說明，對各工作任務的目標和要求也進行了簡要說明。另一方面，對編制完成的WBS，依據項目範圍詳細說明書進行了仔細的核查和評審，確保WBS的內容涵蓋範圍說明書中的全部內容。
在本項目中，經過前面的範圍定義，項目的工作項、工作內容以及大概的工作量已經有了清晰的展示，這對WBS的編制提供了很大方便。首先根據信息系統的業務模塊劃分作爲WBS最上層，然後在各模塊層下細分業務調整及接口開發，業務調整下層又分爲業務功能調整和業務流程調整等。
四、範圍確認
項目範圍確認是項目干係人正式接受已完成的項目範圍的過程，範圍確認需要審查可交付物和工作成果，以保證項目中所有工作都能夠準確的、滿意的完成。項目範圍確認應該貫穿項目的始終。本人在項目實施中，每當完成計劃中的各重點里程碑後，都會通過測量、測試、檢驗等活動，與項目干係人共同完成里程碑的評審和總結，目的就是爲了防止範圍需求的偏差、遺漏，並獲得干係人對階段工作完成情況包括範圍在內的正式確認。
五、範圍控制
儘管我們前期範圍定義工作做的比較紮實，與客戶進行了很好的溝通和確認，但在項目實施過程中，還是遇到不少變更請求。在項目實施初期，用戶按照變更流程提出了一些變更請求，但經過我們分析發現，大部分變更請求僅是從一線員工自己所處角度出發，片面的提出變更要求，有的甚至都沒進行過仔細的分析和推理，具有較大的隨意性；另一方面，對於部分運維業務的變更請求還是互相矛盾的，沒有結合全局考慮。針對這種情況，我主要從以下兩個方面來對範圍的變更進行有效控制：
1. 儘量避免和減少變更：
如何做到儘量避免和減少變更，在該項目中，我除了要求客戶嚴格執行變更流程外，還對客戶提出變更申請時提出了要求，即要求客戶提出的變更申請必須先在他們內部達成一致，對於一些重大的變更，要由部門經理簽字認可。這樣一來，不僅降低了客戶提交變更申請的隨意性，而且強迫客戶在提交變更請求之前，先對變更的合理性、全局性和可行性進行初步的分析。然後再進入項目既定的變更流程進行處理。
2.對於已執行的變更進行嚴格管理：對於已經執行的變更，主要有兩方面的工作要完成：一是對WBS、範圍說明書、有時甚至包括項目計劃等進行覈查並進行必要的調整，保證這些文檔與變更後的實際情況相一致；二是做好配置管理工作，做好變更前後相關程序和文檔的檢出、檢入、版本控制以及變更的記錄和跟蹤工作。
六、總結與展望
由於項目管理得當，項目在計劃工期內完成，並且得到客戶的高度評價。現在回頭檢視，對項目範圍的有效管理師成功的重要因素之一。我認爲做好一個項目的範圍管理，以下三點很重要：
1、項目範圍說明書的編制一定要全面、準確；
2、範圍變更必須要嚴格執行變更流程；
3、範圍變更要進行嚴格管理；
本次項目也存在一些不足，沒有充分考慮到九家分公司之間的差異性，造成運維管理下的“工單返單”模塊變更較大。另外還應加強對用戶的需求引導及加強用戶信息化基礎培訓工作，確保與用戶需求溝通過程更加高效順暢。