CIO 寶典——50條成功祕笈(上)

層次一:開始入門

1.享受成爲CIO的樂趣。不是很多人都能得到這樣的機遇,所以你應當享受管理IT部門帶來的樂趣。另一方面,惶恐將大於樂趣,你深知這份工作的難度與重要性,擔心無法圓滿地完成工作任務。要處理好家庭、工作和生活之間的關係,要努力做得更好,不要放棄,至少你會因爲努力而得到家人或者合作伙伴的中肯建議。

2.認真安排好時間,而且要得當。譬如說,我儘量把20%的時間用在與人員溝通、20%用在管理部門、20%用在特定的戰略性項目、20%用在業務部門、10%的時間用在變更計劃,還有10%用在應急事件。成爲CIO的好處就是,你可以全面地瞭解整個公司及所有部門。

對你來說,時間很緊張、壓力也很大,這會讓你招架不住、感嘆精力有限。筆者的建議是安排好日程,給自己設定好粗線條的指標,然後每週或者每個月評審一次。當然你可能無法完成指標,不過設定指標很重要,結果會讓你感到很意外,還會帶來一些有意思的問題。

3.對技術不要感到害怕,要喜歡上它。不管你有沒有技術背景,你都是首席信息官、信息技術主管。你需要了解IT問題,並且能夠清楚地介紹給同事們。考慮到如今的技術寬度之廣,誰也不可能對使用的所有技術和系統樣樣精通,所以你必須依靠專家。要與專家進行充分交流,摸清他們的強項和弱項,可以相信誰的判斷力。

說來不怕別人見笑,筆者是一名正在接受培訓的歷史學家,公務員出身。即便如此,我卻是真正地喜歡技術,併爲之激動。

4.成爲非執行董事。執行董事與坐在董事會會議桌另一邊的人大不一樣。要是你從他們的位置去考慮,馬上就會理解董事會的那些奇怪的擔心和疑慮。大多數非執行董事的薪水其實不高,他們卻要承擔重大的法律責任。

不要擔任多家公司的非執行董事,一家就足夠了,而且要選擇值得擔任的職位,小心風險很大的新興公司以及行將倒閉的大公司。選擇確實需要你的IT或業務專長知識的、能夠成功的公司,這樣你就會因爲投入了寶貴的時間、建議和精力而獲得滿足感。

5.努力做個真正的人。這對於性格內向的IT人員也許很難,但是員工對主管和CIO有很高的期望,他們需要由人來領導,也更願意與敢於流露情緒的上司一起工作。一旦犯了錯,你要勇於承認。

6.要保證關鍵IT系統的正常運行,這是成功的最基礎條件。你的首要任務就是確保公司業務運行的完整性。筆者身在一家航空公司,這就要保證世界各地實現7x24的運作。如果你不能做到這一點,就別去考慮與同事談論什麼“IT如何充當改造業務的動力”,你進不了成功之門,也沒有這種資格。

7沒有IT項目,只有業務項目。說到底,IT部門的目標就是推動公司發展,所以投資項目(即使當初是衝着IT目標去的)必須實現堅定的業務目標,否則就不要上這個項目。這是一條根本的“準則”,如果你不能把它銘記在心,就會很容易導致一些錯誤。如果不能實現業務目標,那麼你只是IT提供者,而不是IT合作伙伴。

8.瞭解你所在的行業,並喜歡它。根據公司的發展方向來制訂IT戰略,搞清楚影響公司、CEO及董事會的戰略性問題,譬如說,將來會出現的環保方面的挑戰、競爭對手的行動以及像《薩班斯-奧克斯利法案》這些監管法規,找出並分析這些問題,讓IT部門做好充分準備來支持公司的戰略。

9.與公司內“合作伙伴”的關係將決定你的成敗。確保你有擅長處理關係的手下,他們既能與業務部門溝通,又能與IT部門溝通。我的手下就有幾名“IT主管”充當“微型CIO”,他們的工作就是爲其他高層主管擔當各自的CIO,最好能進入他們的領導團隊。這些“微型CIO”的任務就是讓IT部門爲業務部門服務,並且向業務人員解釋IT帶來的機遇及面臨的限制。這項工作很困難,因爲他們被夾在中間,但很重要。 

10. 不斷加強溝通。跟手下談論公司的發展情況,及員工的個人發展目標,最好是面對面溝通。小圈子的非正式聊天的效果往往不亞於事先精心準備的重要談話。經常親 自寫電子郵件也是個好主意,確保大家知道他們可以放心地找你談話,或者發郵件給你。不管你認爲對方是不是合理,都要給予回覆,通過當面談話或者回復郵件。

要想手下尊重自己,就得尊重對方。怎麼溝通也不嫌過分,記住:IT人員需要的是事實、邏輯和分析,而不是你的斷言和臉色。

11.將公司與競爭對手或合作伙伴進行橫向比較,當然要比較關鍵指標。比如說,應當密切關注競爭對手在IT方面的費用佔公司營業額的比例。如果你喜歡,也可以在內部進行橫向比較,不過首先應該徵得IT人員的同意。

12.讓整個公司都知道IT部門的業績。要讓公司知道IT部門成功處理問題的方式,這是IT部門每個人的職責,而且要說法一致。IT部門的同事不能爲技術細節而爭論不休,這會非常損害客戶對IT部門的信心。

13.儘量多地與IT部門處理實際工作的人交流,如項目負責人、IT服務中心的話務員和分析人員。下屬的一項核心技能就是,把他們認爲你需要聽到的東西告訴你,所以要儘量與一線人員交談。在我們公司就成立了“焦點小組”,由來自每個分部的代表自願組成,他們會與我談論任何問題,當然要避開他們的直接領導。

層次二:順暢運行

14.保持IT簡單化。對普通的業務人員來說,千萬不要把IT問題搞得太難。無論怎樣都不要讓手下宣揚IT是如何高深莫測,要讓手下清楚地向你的合作伙伴談論技術,切忌使用術語,應當以任何業務人員都能明白的措辭,解釋IT會給業務帶來什麼樣的好處或者影響。

15IT部門要保持高調,慶祝成功。我們所辦的“年度IT展覽會”基本上由供應商資助,展示我們取得的IT成就及供應商的優秀產品。到目前爲止已舉辦了5屆。在200610月的IT展覽會上,我們用20個攤位展示了最近取得的成功項目。

最好能想辦法拉到贊助稍稍慶賀一下,看看能不能讓供應商出錢。對供應商來說,搞這種贊助實際上比請CIO們去看球賽划算得多。不過,要確保慶祝的是真正成功的項目,取得了真正的成就才值得慶祝。當然,不要忽視了在後臺提供服務器或者網絡的那些同事,IT的成功都是團隊努力的結果。

16.努力融入“企業轉型”。大多數IT項目之所以失敗,原因不是IT沒有起作用,而是因爲商業方案沒有制訂好、公司沒有改變流程,或者是人員沒有經過充分的培訓。所以,許多諮詢公司認爲,業務流程外包是下一大機遇。它們會幫助公司實現轉型,但成本相當大。

IT部門應該能夠以較低的成本實現轉型,所以要加強業務分析能力和優化能力。我們成立了“IT和業務改變部門”,包括IT設計人員、業務分析人員以及精通“精益方法”和運籌學技能的流程優化專家。我們明確要求他們更加關注企業變革的“方案(Proposition)、流程(Process)和人員(People)”方面,而不是關注IT。我們把這種方法稱爲“3PI”。

17.裁掉公司裏面的“影子”IT部門。在不少公司,一些主管及其部門具有自己的IT能力,以此逃避你的標準、預算和控制,這些“影子”IT部門需要加以和並或者裁掉。因爲標準化、集中式的IT部門具有規模經濟效益和更高的IT安全性,還可以節省人力。

不過,你也應當思考:爲什麼他們當初成立了“影子”部門?可能是IT部門真出了問題,或者他們覺得IT部門出了問題,這就要與對方進行及時、充分的溝通。

18.要努力成爲“業務簡化”的提倡者。應當將技術作爲一種手段,不斷強調簡化、節省成本、改善客戶服務,竭力消除任何地方發現的複雜性和成本。 

19.不管商業環境有多艱難,也不要忽視創新。技術總是在不斷變化,使用IT的方法也在不斷出現,要確保IT團隊在密切關注技術潮流,並以此爲樂。不管遇到什麼困難,一定要堅持搞技術創新,譬如說:面向服務的架構(SOA)、虛擬化技術等。

20.真正成爲貴公司的一員。其他部門處於困境時,要伸手幫一把,你是公司的一員,而不是隻關心自身利益的IT部門的一員。要向同事表明:IT部門是整個公司的一分子,它關心整個公司。

層次三:消除界限

21.充分運用你作爲CIO的權力和權威。很多CIO是從IT部門的基層一路被提拔上來的,他們本身就沒有把IT部門的地位擺正,他們把很多重要的決定都拱手讓給了“更重要的”部門。這種做法實屬大錯特錯。

每家公司都有幾個重要的部門或者委員會,譬如資本投資委員會、人力控制委員會和戰略委員會,CIO一定要在其中謀得一席之地,這樣你才能夠與其他部門主管在平等的基礎上進行對話和交流。這樣在公司高層的研討會上,IT部門就不只是對IT問題也有發言權了,而是對幾乎所有業務問題都有發言權。

反過來,擁有了發言權又可以幫助CIO擴大關係網,從而成爲公司戰略核心班子的重要成員。這是一個相輔相成的雙向促進過程。

22.與CEO的關係最重要。確保你瞭解CEO的經營戰略,並支持戰略的執行。你要設法讓IT部門的工作與CEO的決策目標保持一致。因爲IT的服務對象是整個企業,所以整個企業的發展就是你實施項目的強大動力源。

23CIO與各部門主管的關係很重要。要儘量瞭解怎樣才能激發業務部門實施IT項目的積極性,瞭解他們需要從IT項目中得到什麼。業務部門的動機大不一樣。譬如說,機場運作主管需要的是7x24的連續性,商務主管需要的是技術先進的網站用於銷售和服務,而規劃主管需要的是能夠優化複雜調度的系統。你需要滿足所有這些要求,並且瞭解整個公司全然不同的日程表和情感需要。

24.與董事會中對IT很在行或者有興趣的成員多交流。董事會遠比你想像的還重要。董事會中會有熟悉IT的成員,他們本身可能就是IT公司的CIO或者CEO,要主動跟對方介紹整個企業的IT狀況或者IT部門的情況。因爲如果出現IT問題,或者評估你這位CIO的業績時,董事會中其他不瞭解IT的成員就會聽從這些內行人士的建議。

25.積極有效地支持爲公司主席、CEO及其他高層主管提供的基礎IT服務。他們本身不會使用極其重要的業務操作系統,但確實需要移動電話、個人電腦和PDA,無論是在辦公室、家裏還是在外出差。你要是連這些基礎服務都沒弄好,他們怎麼指望你來運行公司的重要系統呢?要讓IT部門中能夠勝任的高級經理擔此重任。

26.降低每年的IT運營成本,不管需求增長如何。CEO知道(外部的供應商也會告訴他們),IT和電信的單位成本在減少,而且IT外包公司也會提供成本逐步減少的服務。所以,你至少要做得比他們更出色。首先,IT成本要比IT外包公司的報價低,這是可以做到的,因爲IT外包公司要從中賺取10%20%或者更高的利潤。 

27.與財務、人力資源和採購經理緊密合作。作爲公司領導團隊的一員,CEO及同事會根據你在控制財務、管理人員和供應商方面的能力來評判你。無論怎樣都要與財務、人力資源和採購經理緊密合作,因爲他們在這些方面左右你的命運。記住:那些唯唯諾諾、又得不到CFO信賴的財務經理或採購經理,無論是對他們的上司還是對你都毫無幫助。

28.員工是你最重要的資產。要牢記這條最古老的管理格言,許多CIO考慮更多的仍然是新的硬件、軟件、路由器或者企業系統,這就錯了。CIO的工作成功與否完全藉助於IT人員的技能和忠誠,當然還藉助於管理他們的技能。與你一起工作的是人,而不是機器,任何人都會鬧情緒、犯錯誤、渴望提升,希望工作之外的一些樂趣和時間,所以一定要多關心員工。
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