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文：庫小七
新媒體時代，已然是全民寫作時代。
但是，很多寫作人對於自我的寫作認知並不清晰。
美國著名寫作教練勞拉·布朗博士，在《職場寫作全書》一書中將寫作者分爲了“規劃型”和“校訂型”兩種類型。
她認爲，寫作時傾向於先組織內容、勾畫提綱的是“規劃型”寫作者，即刻落筆、一氣呵成，再修改整理的是“校訂型”寫作者。當然，在寫作過程中，我們大多數人或多或少都會兼顧兩種類型。
因此，勞拉博士建議，若是想要在寫作中走得長遠，我們還需先確定哪種寫作方式更適合自己。只有考慮清楚了，對於自我的認知清晰了，才能在以後，快速高效地完成寫作任務。
《職場寫作全書》這本書，其實算是勞拉博士的第二部商務公文寫作書籍了。這本書不僅完全繼承和擴充了勞拉博士的第一部經典著作——被衆多職場新人稱爲“職場寫作寶典”的《完全寫作指南》一書中的公文模板，而且還創新提出了“職場寫作七步法則”。
下面，我就來爲你介紹，如何讓你從提筆就怕，到流暢公文寫作的“職場寫作七步法則”。
法則第一步：明確寫作意圖。
一位調查者告訴勞拉博士，她非常討厭接到不知所云的電子郵件。
很多公文或者商業計劃寫作者，要麼將寫作意圖含蓄地藏入句段當中，要麼洋洋灑灑好多頁，讓對方根本不知道你在表達什麼？想要達到何種目的？
所以，寫作的前提，首先是你要明確自己到底想從對方那裏得到什麼。那具體怎麼做呢？
在寫之前，你可以嘗試問自己幾個問題：寫這個是因爲什麼？對方能明白嗎？你想獲得對方怎樣的反饋？
法則第二步：針對受衆而寫。
只要認真研究你的寫作受衆，明確了對方的需求，那接下來你就能爲其量身打造適合對方的方案了。
這時候，你可以通過自問自答的方式，來讓自己的思緒更加清晰。
比如，你可以問自己：“我的寫作對象想知道什麼，才能夠和我達成合作。”或者“如何我是對方，我會認爲……，我想知道……”
多練習這些句型，會讓你換位思考，和對方的進行更加有效的溝通。
法則第三步：開篇明確有力。
公文寫作最忌拖沓。現在最稀缺的是人的注意力，對方很可能沒有時間坐下來慢慢研讀你的文章，所以你需要在文章開篇的表達就要清晰明瞭，具有感染力。
勞拉博士建議你，在文章開頭要開門見山，開明宗義，直接告訴對方你的意圖是什麼？希望對方如何做？或者在開篇就能激發對方有興趣讀下去。
法則第四步：文字簡潔明瞭。
一位讀者告訴勞拉博士，他覺得自己收到的郵件大多內容都應該縮減30%-50%。
新時代寫作，你不僅要清晰表達自己的意圖，讓對方接受到你傳遞的訊號，還要在傳輸信息時，文字要簡單明瞭，最大限度地節約對方的時間和精力。
寫作時，你可以多嘗試使用短句，不要使用冗長的複雜句式，給對方造成閱讀障礙，或者讓對方在理解上產生歧義。
法則第五步：內容補漏刪冗。
大多人寫作時，總是擔心對方不明白自己的意思，所以他會寫一句，解釋兩句，或者將可寫可不寫的都寫了進去。要知道這樣做，你必定會給對方造成信息困擾，有可能還會讓對方在冗雜的長文中，忽略或疏漏你的要點信息，給你造成損失。
這時候，你可以通過重新審查自己的寫作意圖，來逐段刪除那些與對方需求毫無意義的字句。也可以通過問自己問題來達到精簡寫作內容的目的，比如：這些是對方想要的信息嗎？他們真正需求這些內容嗎？
法則第六步：語言通俗易懂。
很多時候，我們的公文寫作會陷入冷冰冰的“八股文”寫作，或者“機構文風”寫作。其典型特徵就是，句式繁雜，冗長，結構複雜，寫作口氣官方刻板，缺乏人情味，起不到很好的溝通作用，也不會激發對方想要閱讀的興趣。
而且有的時候，一板一眼的用詞，還會讓對方認爲你很專斷，因而對你或公文中所溝通的事情產生敵意。
寫文時，我們要時刻提醒自己，公文寫作的內容並不是千篇一律的，它也是有思想的。只有我們用通俗易懂，並且對方易接受的、平等的口吻去溝通，那麼雙方達成合作的概率就會高很多。
法則第七步：及時檢查修正。
公文寫作完成之後，也和其他寫作一樣，修改是必不可免的。
首先，你要看自己的意圖、觀點是否表達清楚；然後， 你要檢查自己在溝通中，給對方的承諾或者要求，是否合理；接着，最好要通讀全文，看看自己的語氣是否合適；最後還要檢查標點符號和錯別字，不要讓這些低級錯誤影響了對方的評價。
《職場寫作全書》這本書，除了以上的“寫作七步法則”外，還有日常生活中我們可以用到的海量公文模板，比如郵件、求職信、演講稿、新聞稿寫法等等，職場人值得一看。
（ 圖片來自網絡，請聯繫侵刪！）