學會動態“迭代式”項目計劃管理

項目計劃管理本來就應該是動態的。

在項目管理知識體系當中,計劃過程是一個非常重要的過程,項目計劃對項目的執行有着直接的指導作用,是項目管理工作中的重要基線。

在早期傳統的項目管理實踐中,對於項目計劃都是高度重視的,預測、評估項目中各種需要的資源和活動,直至項目收尾時的全過程,都要清晰的計劃出來。在後續項目執行與控制過程中,對項目計劃也是非常敬畏的,以項目計劃爲依據,努力使項目的執行與項目計劃相符,儘可能保證項目能夠按照計劃執行。雖然也允許項目計劃的變更,但通常情況下都儘可能不動用這一手段,認爲計劃的變更,就意味着計劃制定考慮不周,或者是在計劃執行中管理上存在着缺陷

項目計劃中所有對未來的安排都是基於假設,哪怕是有100%的信心。隨着整體項目環境的不確定性的加大,項目計劃中所假設的各種條件越發變得不穩定,在項目實際執行過程中很可能發生或大或小比較大的變化,導致原有項目計劃必須要相應的做出調整。這是不可迴避的現實。因此,也時常能夠聽到項目計劃無用的說法,因爲反正以後也是不確定的,現在做了計劃以後也要發生變化的。

上面兩種觀點,都是對項目計劃管理的片面理解。

我們打個比方,制定計劃後只能遵照計劃執行的方式,我們把它比作傳統的火炮,經過一番計算後瞄準目標就相當於制定出了計劃,並假設在計算中已經把各種影響因素都已經考慮在內,一旦發射就無需人爲改變。而現代帶有制導能力的火炮,也需要預先設計好基本的軌跡,發射後可以根據出現的偏差及時進行調整,不斷進行校正,從而保證最終命中目標。在這種情況下,即使目標發生了移動,也能通過及時調整炮彈的軌跡而跟蹤目標的變化。

因此,面對變化的外部環境,並非不需要制定計劃,而是在所制定計劃的基礎上,加強後續的計劃跟蹤管理,根據條件變化及時修正計劃。計劃管理的動態性特點更加明顯。如果項目因素與計劃時的假設相符,那麼就是按原計劃執行,如果發生較大偏差,就修改項目計劃,再按照新的計劃執行。

這一點在PMBOK中早已說的非常清楚:

學會動態“迭代式”項目計劃管理

  圖中從控制過程返回到計劃過程的箭頭是有着深刻含義的。在項目的控制過程中發現偏差需要修改計劃時,要重新回到計劃過程調整計劃,再按照新的計劃進入執行過程。這是一個典型的反饋控制系統,理論上已經滿足了對計劃進行動態管理的要求,關鍵還是要看實踐中如何運用。

當然,在項目實際與計劃發生偏差時,到底是通過執行過程調整偏差使實際重新與計劃相符(比如加班趕進度),還是需要回到計劃過程對項目計劃進行調整,這要看具體實際情況而定。

面對變化越來越頻繁的這一趨勢,實踐中項目計劃的管理思路也確實需要與之相適應,也可以採用“迭代”的方式來管理項目計劃。比如可以按照WBS,把其中具備條件、相對穩定的分支內容先展開制定詳細計劃,其他不大明確的先有個粗略的計劃,以後有條件時再逐步細化,在軟件開發項目中,就經常會針對需求的不同部分安排不同的開發進度;或者先制定粗略的總體里程碑計劃,再逐個階段制定項目的詳細計劃,一個階段完成後,根據實際情況再製定下一階段的計劃,這種方式在探索創新中會經常使用。

實踐中最容易出現的問題,一種就是機械的、靜態的制定計劃和執行計劃,不能根據情況及時調整計劃,另一種就是當發生變化需要改變計劃時,沒有能夠回到計劃過程去調整計劃,而是“隨機應變”的直接在執行過程做出調整,結果導致失去了可以作爲基線的項目計劃,從而失去了對項目目標的整體把握。後一種問題往往會被所謂的“創新”、“試錯”所掩蓋。

對項目計劃的動態管理,並不是對PMBOK中計劃管理要求的突破,反而更加體現了PMBOK的知識經驗的價值。我們應該更加深刻理解計劃管理的原理和要求,能夠根據複雜多變的情況靈活運用。

要做到“敏捷”,首先要努力成爲項目管理的高手。

發表評論
所有評論
還沒有人評論,想成為第一個評論的人麼? 請在上方評論欄輸入並且點擊發布.
相關文章