在工作中，大家如果習慣使用郵件作爲工作溝通工具的話，剛開始工作那會你會發現還不錯；工作一段時間後，BOSS覺得你還不錯，把你提升爲主管，負責一個小團隊。你發現團隊中的各個小夥伴在發送郵件的時候，都喜歡抄送給你，技術團隊的郵件，你也會接收到不少（當然裏面也包括抄送）；慢慢的，你從媳婦熬成了婆，成爲了整個技術團隊的老大，這個時候你會發現，你的工作中至少有三分之一的時間被淹沒在發送、抄送、回覆郵件的工作之中了，想象一下，你的團隊有100人，一個人發送個另外一個人，然後抄送給你，下個回覆的人同樣在回覆的時候也抄送給你，...抄送給你....抄送給你.......
你會發現，工作郵件已經摺騰的你不要不要的。你需要重視你的電子郵件了。
好吧，下面我們聊下幾種常見的電子郵件管理的方法，以提升你的效率。
（1）禁用郵件軟件上來信語音提示這個程序
把自動接收和恢復功能也關閉。因爲一旦有人給你發郵件，它就會立即提醒你。如果你用Outlook，你會發現，叮叮咚咚的聲音會折騰的你欲仙欲死的，同時電腦屏幕右下方的彈窗會佔用你不少的時間。
（2）將郵箱設置郵件自動回覆
把你的郵箱設置郵件自動回覆，將你的改變告訴老闆、同事、供應商和客戶，以保證改變行動的有效性。建議你不要主動要求他們接受你的改變，你需要尋求的是諒解而不是同意（尋求同意的話，很大程度上不會得到批准）。
如果這樣讓你感到擔憂，那麼去和你的直屬上司溝通，向他建議進行一到三天這樣的嘗試。舉出那些因爲頻繁干擾造成工程未決或者失敗的例子，儘可能把責任推到垃圾郵件或者辦公室之外的什麼人身上。
下面這封郵件模板你可以參考：
尊敬的同事（或親愛的朋友）：
因工作任務原因，我現在只能在每天中午12:00（北京時間，或者寫上你的時區）和下午4點查閱郵件。
如果您需要緊急協助（請確認是緊急情況）不能等到12點或者4點，請撥打電話13888888888。
非常感謝您的理解，這一改變將幫助我們更有效地溝通和工作。請理解，這樣做是爲了幫助我更好地爲您服務。
如給您帶來不便，敬請諒解！非常感謝！
您最好的夥伴（朋友） ***(簽名）
（3）每天兩次查閱電子郵件
一次在中午12點或午餐前，另一次在下午4點。因爲只有在中午12點和下午4點查閱郵件，才能保證你查看到此前發出的郵件的回覆。永遠不要將早上第一件事情定爲查詢郵件。你可以在上午11點前完成重要的任務，以免你以午餐和閱讀郵件爲藉口，拖延重要的事情。
請儘快養成一天查閱一次電子郵件的習慣。人們對事情重要性的判斷力常常很差，而且會誇大用來打發時間的瑣事的重要性來聊以自慰。郵件自動回覆的設置，不但不會降低大家的共同效率，反而能夠促使人們對打擾原因進行反省，並幫助他們減少無意義和耗時的聯繫。
和你剛讀到建議時的反應一樣，我剛開始也非常擔心錯過重要的需求並導致混亂，但是，什麼也沒有發生。嘗試一次，如果過程中遇到一些小問題，盡力去克服它。
好了，去試一下吧，嘗試一段時間後，你發現工作的時間和效率已經提高了不少了吧。
