前幾天有一位CIO朋友跟我提到了公司的IT運維情況，叫苦不迭：不花錢吧，公司的IT服務能力根本上不去；花錢吧，採購、財務和老總又會問“怎麼又是你們要花錢”？
可是，不花錢又有什麼辦法呢？就單說這郵件系統吧，用着用着，郵箱配額就滿了，重要郵件刪又刪不得。把郵件移到備份上吧，這一天幾十個G的數據增長量，存儲必然要定期增加，而且增加頻率有逐漸上升之勢，也難怪相關部門和領導會有疑問：這郵件系統還真是胃口大，沒完沒了地花錢買存儲，什麼時候是個頭兒？
其實，事情的解決方式不一定要無限量添加存儲，完全可以換一種更加一勞永逸的方法：採用郵件歸檔。
首先，將所有郵件由郵件服務器實時歸檔到歸檔服務器上，這樣，郵件服務器中的郵件被刪除也沒有關係，因爲郵件都已經被歸檔，歸檔郵件會被壓縮存放，這自然大大減少了存儲空間；郵件服務器上沒有郵件，那麼用戶等於擁有了一個沒有配額限制的郵箱，就不會天天問IT部要郵箱配額；而歸檔服務器作爲次級設備，其運維成本又大大低於一級設備——郵件服務器的運維成本，這樣一來企業又省下了一筆錢。
其次，歸檔的用處就是幫助企業將郵件合規保存一定年限，以應對法規要求或審計訴訟。咱們都知道，因爲一封郵件沒有得到妥善保存，需要的時候找不到，那麼一張罰單或者一次敗訴所要支付的款項動輒百萬，甚至上億，蘋果三星之爭就是例證。有人說了，用備份不是一樣能恢復？給您算這樣一筆賬，100名員工，查找三年前的郵件備份。每個PST文件的平均成本至少要50多美元，按照每個員工50個文件，每個50美元的報價，查找數據的費用就是——25萬美元！嚇您一跳吧。更何況，等這些郵件備份恢復鑑別出來，證據提交時限恐怕早已過了，企業還得交出天價罰單。而如果採用了郵件歸檔，那郵件一搜索就找出來了，可謂是花小錢得大實惠。
話又說回來，不同的郵件歸檔系統，給您省錢的程度也不一樣。有的歸檔系統需要安裝代理、安裝數據庫，或者是後臺技術一般，那就不屬於性價比高的產品，省錢幅度自然就沒那麼大了。向朋友介紹的MessageSolution EEA，就是性價比最高的郵件歸檔系統。
因爲EEA使用單實例存儲和無損壓縮技術，能將郵件壓縮至原有空間的30%，這一數據遠遠高出了市面上其它同類產品。EEA不需要安裝代理和其它數據庫，這樣也爲用戶省下了一筆錢。
作爲一款純軟件產品，EEA並不需要很高的配置，而其高匹配性可以支持多個操作系統、多種存儲和其它數據庫比如SQLServer，這樣可在最大程度上匹配用戶的IT環境，不需要用戶爲歸檔系統添置特別的軟硬件或者爲歸檔硬件產品做多餘的部署，維護起來也很方便。
EEA的高擴展性支持用戶靈活增添許可和添加存儲。比如企業開始只有100用戶，那企業完全可以先購買100用戶的許可和少量存儲。等企業發展壯大到200用戶，隨時添置許可、存儲和歸檔服務器都可以，從而避免一次性過高投入引起的資源空置。
有句老話講“不當家不知柴米貴”，企業的每一分錢當花則花、能省則省是不變的準則。使用郵件歸檔系統，企業合規又省錢；而使用郵件歸檔系統EEA，CIO則是更省心，這怎麼講呢？不用天天跑去要預算，當然是省錢又省心啦！