郵件，如今已經成爲了日常工作交流中最爲常見的信息通訊方式之一。然而隨着郵件量越來越大，郵件信息流轉速度越來越慢，如何歸檔保存郵件數據，如何滿足企業針對郵件歸檔中的個性化需求，大數據時代如何挖掘有價值的數據信息以及郵件歸檔滿足日趨嚴苛的法規遵從要求，困擾着每一個企業信息化管理者。對此，e-works記者採訪了MessageSolution產品總監樑京偉，就上述郵件歸檔中的各種問題進行了解答與交流。
郵件歸檔，內部管控和法律法規下勢在必行
據樑總介紹，郵件歸檔系統最終的目的是滿足企業在郵件歸檔方面的應用，現在主要的郵件歸檔應用需求主要包括郵件內容審計、郵件存儲優化、郵箱備份冗餘以及用戶自動歸檔等。作爲專業的企業級郵件歸檔廠商，MessageSolution 2002年在美國硅谷成立，06年進入中國並建立了相應的研發和服務支持中心，國外市場包括了北美、歐洲、澳洲和非洲等60多個國家；國內則以北京爲中心，同時在上海、廣州、深圳、西安和無錫等地擁有研發辦事處。
隨着電子郵件成爲企業信息往來最主要的方式之一，郵件數據膨脹性的增長也成爲企業需要面對的重要問題。以製造企業爲例，不僅郵件數據量翻倍的增長，郵件內容也變得更爲複雜：CAD製作的圖表、ERP報表信息等使郵件種類繁多，雜亂無章，用戶需要從中快速的搜索出需要的歷史郵件和附件。企業需要加強對郵件進行高效的歸檔管控操作，從而更高效率的節省管理成本、簡化流程。
如果說加強內部管控已經成爲了郵件歸檔的重要內因，那麼遵從法規要求便成爲了郵件歸檔中的最大外因。因爲電子郵件歸檔中重要的一點就是針對合規性和審計的要求，比如MessageSolution很多金融基金的客戶，由於美國Sarbanes-Oxley法案《薩班斯法案》正式頒佈，其規定上市公司必須具有電子郵件歸檔手段，必須至少保留7年的數據，其中包括郵件數據，MessageSolution便可以完全滿足此方面客戶針對法律法規的要求。在我國，2009年由財政部、證監會、審計署、銀監會、保監會聯合制定的被譽爲“中國版薩班斯法案”的《企業內部控制基本規範》在銀行、證券、保險等行業率先正式執行。隨後，《公務電子郵件歸檔與管理規則》、新《保密法》及政務信息安全等級保護管理等法規和指引文件陸續在各個行業陸續登臺，因而衆多企業選擇郵件歸檔管理便勢在必行。
量體裁衣，爲用戶打造個性化的郵件歸檔服務
一個優秀的郵件歸檔系統可以實現企業法規遵從、優化郵箱存儲以及實現郵件監管等多方面的功能。部署及應用郵件歸檔系統要充分考慮所選購產品的特色，並需要結合企業的管理策略和實際情況，給出一個合理的部署架構以實現郵件歸檔系統的充分應用。由於企業的大小、性質不同，針對郵件歸檔的服務需求也不一樣，在談到滿足企業的個性化需求上，樑總介紹說MessageSolution 擁有便於操作的開發架構和接口，可以很好的與企業的OA系統集成，爲客戶量身打造適合其自身的郵件歸檔服務。現在許多公司的OA系統中的郵件是存儲在歸檔服務器上，並不在OA系統本身，客戶在搜索和查找郵件上存在着操作複雜和時間滯後的缺點。MessageSolution支持用戶查詢並長期保留數據，達到與OA系統的無縫集成，可根據客戶需求進行快速的二次開發，滿足客戶的個性化需求。
隨着雲計算技術的發展，基於互聯網的在線服務越來越普遍，以租用軟硬件資源爲主的互聯網服務市場正在逐漸成形，MessageSolution利用與合作伙伴的關係，爲客戶提供此種基於雲端的郵件歸檔服務，可以將用戶的郵件歸檔在世界的任何一個數據中心中，方便用戶在各地快速查找、調用郵件數據信息。
郵件激增，大數據引爆郵件管理革命
企業郵件的數量在不斷持續增長，所蘊含的數據量也在不斷增大，企業需要從龐大的歷史郵件數據中快速的篩選出郵件中有效的、正確的數據信息滿足決策、審計的要求。成百上千的TB甚至EB級數據使之前簡單的將郵件備份刻錄在硬盤上或者DVD中這種形式已經滿足不了企業的日常需求。對此樑總認爲大數據下的郵件歸檔包含兩個關鍵點：1.大規模的郵件數據量如何簡化保存2.如何在大量郵件中快速搜索出自己需要的郵件信息。比如企業管理者將一封郵件同時抄送給底層所有員工，若全部存儲在歸檔服務器上會導致數據的增長非常快，並且搜索的時候會出現很多重複冗餘的無用數據，此種情況下實際上只需要存儲一封郵件便達到了歸檔的要求，這樣方式也會十分節省存儲空間。MessageSolution擁有獨特的壓縮功能和郵件歸檔技術，可以使存儲的週期延長，達到快速、智能化存儲數據的目的。
在郵件的數據搜索方面，樑總認爲未來郵件歸檔需要包含多種搜索功能和更強大的分析功能，這也是一個不斷髮展的歷史趨勢，現在針對郵件的搜索已經不是簡單的關鍵字搜索了，搜索方式需要更加智能化的根據使用者的意圖進行相關信息的迭代查找，智能判別出用戶想要搜索的信息面，此外這種智能型還表現在針對使用者意圖的精確定位上，通過模糊控制和概念搜索的方式更好的應對使用者針對郵件中的搜索需求。
結束語
在信息化深入推進的當下，郵件歸檔在組織機構日常運行中的不可或缺。在談及未來的發展時，樑總明確表示將在提供專業的郵件歸檔服務外加強整體市場的開拓，不僅僅着眼渠道商的數量更加重視渠道能力的建設，通過自身強大的本土化技術團隊加強針對非結構化數據的整合力度，包括社交應用、企業內網中各種有價值的數據進行挖掘歸檔，優化企業的郵件搜索模式，幫助企業更好的進行郵件數據管控，提升郵件中的大數據價值。此外，基於雲平臺的應用也將成爲MessageSolution在產品研發創新上的一個着力點。相信在不久的將來，MessageSolution將爲企業用戶提供更加全面、智能的郵件歸檔服務。