近年來，政府信息化程度不斷加深，單位部門之間的信息傳遞和與企業民衆之間的信息溝通都更多地通過電子郵件這種方式，從而對電子郵件的使用、維護和存儲提出了更高的要求。
政府行業郵件歸檔面臨的挑戰
首先，政府行業郵件存儲需要較高的安全保障。無論在傳輸過程中、存儲環節上，還是在查看和管理的權限設置上，都要全面保證郵件的安全性，實現政府機密絕不外漏。同時還要實施有效的監管，對一切郵件操作進行實時的監控和記錄。
其次，政府行業郵件使用需要較高的應用效率。在使用層面上，用戶需要從龐大的郵件信息中迅速調取相關郵件；在維護層面上，用戶要花儘可能少的時間來維護郵箱，管理員也希望花盡量少的精力來維護郵件系統和郵件存儲，從而把時間和精力放置在其它更多的工作中，以提高工作效率。
再次，政府行業郵件審計得到顯著的關注重視。除了對郵件的保存和使用有了更高的要求，郵件審計也逐漸成爲一個新的趨勢。隨着對其它數據的審計統計進展到了相對完備的階段，對郵件數據的審計正在提上政府IT建設的議程。
應對政府郵件歸檔新需求
第一，多種措施全方位提高歸檔郵件的安全性。
EEA郵件歸檔審計系統設置了多種方式以保證歸檔郵件在登陸、使用、傳輸和存儲過程中得到有效保護。每封歸檔郵件都會被加密，通過操作權限控制、設備鑰匙、密碼控制、系統日誌監督、數據更新嚴格憑證等進行訪問。
歸檔系統同時設置了敏感詞語監控，能夠實時監控每一封歸檔郵件，並及時向管理員發出通知。這些加密和監督的重重關卡保證了歸檔郵件的保密性、不可篡改性和可控性。
第二，先進技術提高歸檔郵件的使用效率。
個人使用層面，EEA郵件歸檔審計系統內置強大的搜索引擎，以“次秒級”搜索保障政府部門的電子郵件查詢速度；支持“分佈式”搜索，單個用戶可查找多個歸檔服務器中的郵件；靈活的登陸接入方式，方便用戶使用插件、網絡等多種方法進入系統；人性化設置，不改變用戶使用習慣。
管理維護層面，EEA對郵件進行歸檔，用戶不再需要花大量時間維護郵箱，等於配額無限制；EEA使用單實例存儲技術和無損壓縮技術，使歸檔郵件所佔空間縮小爲原有的30%；歸檔服務作爲次級存儲設備對一級存儲設備郵件服務器進行削減和維護，從而減少了管理員的維護工作，也降低了存儲成本。無論是從時間上還是從金錢上，EEA郵件歸檔審計系統都能夠幫助政府行業“減負”。
第三，多項審計功能助力政府郵件審計。日益受到政府重視的審計主要包括針對內容和行爲兩方面。針對內容的審計通常包括郵件信息是否合規，是否涉密；針對行爲的審計主要是指對授權人員的操作行爲和系統進程的審計。
在郵件審計方面，EEA開郵件歸檔領域之先河。審計模塊與EEA的高效搜索引擎相互配合，可以實現精確查詢、二次搜索以快速縮小審計範圍。既支持自動審計，又支持協同審計。對目標信息可執行分類、鎖定、打標等操作，繼而跟蹤分析，輸出報告，完成全部審計流程。
此外，爲方便政府辦公，EEA也提供了統計報表、日程同步、數據遷移等多個功能模塊，全面支持政府行業政務電子化轉型。