摘要
本文以我作爲項目承建單位的項目經理，負責開發某單位的“全省PTN傳輸平臺搭建”項目爲例，論述了項目範圍管理在信息系統項目中的重要性。項目範圍管理是項目管理中至關重要的管理工作，範圍管理的過程包括收集需求、範圍定義、創建WBS、範圍確認和範圍控制等。本文首先概述項目背景，其次是介紹項目範圍管理的過程，以及在各個管理過程中遇到的困難，應對措施和心得。本項目中，我通過調查問卷、羣體決策技術、訪談、原型法和加強幹系人識別等方法完成了需求收集和範圍定義的工作，通過評審、走查等形式完成了範圍確認，通過組織干係人成立CCB變更控制委員會進行了貫穿整個項目週期的範圍控制工作。最後在規定的時間內，按照完成了整個項目的建設工作，以及對項目實施過程中的一些經驗教訓。
正文
項目背景
2013年6月某省某運營商擬定搭建“全省PTN傳輸平臺搭建”項目，項目資金2000萬，
項目工期8個月， 建成後試運行4個月。我作爲承建方項目經理，倍感壓力。我深知該項目是全省範圍的項目，省、市、縣級的公司對業務需求的種類繁多、用戶容量不一、建設標準也不盡相同。而且項目週期長、規模大、目標構成複雜。在項目的範圍管理上就顯得格外的重要，它是後期時間管理、成本管理的一個參考基準。
項目範圍管理不僅讓項目管理和實施人員知道達到預期目標需要完成哪些具體任務，還能確認清楚項目相關各方在每項工作中清晰的分工界面和責任。所以，項目範圍管理是項目管理中至關重要的管理知識領域。項目範圍管理過程包括範圍管理計劃、範圍定義、制定WBS、範圍確認和範圍控制等過程，在開展過程中，我重點關注了以下幾個方面。
一、收集需求和範圍定義
系統範圍直接與需求相關，需求收集和分析的工作遺漏會直接導致項目執行過程中範圍不斷“蔓延”，使信息系統失敗最常見的原因之一。因此明確項目需求，做好項目範圍定義，確認項目的工作範圍，是項目範圍管理非常重要的環節。該項目存在幾個問題：業務流程複雜、涉及的干係人衆多、辦公地點分散、缺乏統一業務規範。
就以上幾個問題，我在收集需求和範圍定義階段採取了以下幾點措施。首先，爲了減少需求遺漏的可能性，我着重加強了識別干係人的工作，並召集相關客戶，多次開展需求分析討論會，逐漸細化需求，並不斷明晰用戶模糊的需求，挖掘和引導用戶的潛在需求，從而使項目範圍邊界不斷清晰。項目初期，我特意組織了客戶的科技部骨幹，設備供應廠商，和我公司其他技術專家開展了研討會，制定出需求框架。其次，根據以往的項目經驗，對部分熟悉的領域採用模板標準，對新的領域採用專家分析，安排需求分析工程師適用Rational Rose 畫用例圖，將分析的需求形成需求說明書和需求跟蹤矩陣，在功能性需求和非功能性需求上逐步向客戶確認，以保證項目團隊與用戶在需求理解上達成一致。最後將已經定義的需求整理爲項目範圍說明書，形成該階段重要的交付物。
二、制定WBS
在創建WBS過程中，我們重點保障活動無遺漏、無交叉和可檢查、可管理。在本項目的實際操作中，我們是將需求文件做細，將系統分爲兩個子項目並將可交付物和子項目作爲第一層，再根據前端業務部分和後臺網管部分，再將工作單元分爲50個功能模塊，底層工作包預估工作量不超過10人日，這樣的顆粒度更容易定義和評估。
三、範圍確認
是項目干係人正式接受已完成的項目範圍的過程。範圍確認需要審查可交付物和工作成果，以保證項目中所有工作都能準確地、滿意地完成。項目範圍確認應該是貫穿項目始終。該項目的干係人衆多，從省公司技術研發部，到地市公司數據部，再到設備供應商等。爲了保證項目範圍能夠被所有項目相關方有效的確認和接受，避免項目後期出現對需求理解不一致的情況。在該項目中，我在項目範圍確認期間，階段性的組織相關項目干係人蔘加評審會議。評審過程中產生的偏差和問題，都會被記錄並馬上投入修訂，同時請參評代表進行簽字確認。通過常態化定期的審查、評審和走查，將項目範圍確認工作貫穿項目實施的整個過程，以保證所有工作都能準確地完成。
四、範圍控制
範圍是最可能變更的基線，範圍變更也是最常見的變更。範圍變更主要源於用戶的前期需求爲正確識別或者是用戶中後期新增需求。該項目初省公司外，其餘地州分公司也需要拓展業務，再加上本地已經投入使用的數據業務也需要割接到該平臺上，業務需求不斷涌現，用戶使用的需求存在差異，對原有的範圍基線造成衝擊。
需求變更不可避免，但也不能一味的全盤接受，一定要在項目實施前建立好一致的項目需求，避免範圍失控。我在項目啓動以前就組織了我公司監理工程師、業務總監、架構師、設備研發工程師、以及客戶方項目總監等組成CCB變更控制委員會，形成項目管理過程中相關變更事項的變更決策管理機制。包括項目範圍在內的所有項目變更活動，都需要經過變更申請、變更評估、變更批准、變更實施、變更驗證和信息同步等變更控制流程，保證包括範圍變更在內的項目變更在CCB的控制和變更控制流程的約束下統一進行。制定常態化會議機制，根據優先級及對項目整體的影響程度綜合評估，來決定接受還是拒絕，通過嚴格的項目範圍變更控制，在不排斥需求的前提下，實現項目範圍規範、有序和控制，既達到及時響應客戶需求，滿足平臺的實際需要，又使項目範圍始終在可控範圍內，接受需求變更也是要按照流程調整對項目進度、質量、資源、風險等方面計劃調整。
經過團隊共同努力，該平臺順利在2015年3月割接完成後正式投入使用，半年後通過初檢，得到客戶好評，本項目的成本得益於我的成功的整體管理。回顧項目的實施過程，雖然項目交付物基本滿足客戶要求，但任然存在一些不足之處。比如前期組網方案的臨時變更和後期搭建網管平臺時，出現調試問題，原因是設備廠家未安排經驗比較豐富的工程師來進行調試。針對問題我們及時採取應急措施進行補救，用經驗豐富的工程師替換了原先負責調試的工程師，總體上沒有對項目進度、成本及質量造成大的影響。
綜上所述，我在該項目中運用了合理科學的工具和方法。嚴格的把握了範圍控制的五大過程:詳細的定義了項目的範圍、做好了項目範圍確認的工作、在範圍控制和變更上嚴格把關。爲項目的成功奠定了成功的基礎，雖然在項目中仍然還有瑕疵，但在以後的項目管理中，我會不斷的總結學習，吸取經驗教訓，更加努力的提高自身的管理意識和管理水平。