在所有研究機構及已通過或正努力通過ISO9001標準的單位中，一般存在大量的工程與技術文檔，人工管理及檢索這些文檔工作量非常大，極大地影響了工作效率；同時由於某些文件通常存在多個版本，如何保證工作人員手中文件版本的一致性是文檔管理中經常要遇到的問題。
爲了解決上述問題，必須利用計算機軟件來實現。這樣的軟件應具備如下特徵：
- 適用於工程與技術文檔的全部生命週期，即從創建文件到評審、批准、進入受控狀態，在經歷管理、修改、再修改等過程。
- 必須支持網絡，支持大型團隊協同使用。
- 具備自動化辦公的功能，如電子郵件、支持公文等。
軟件概述
傳統的管理與保存文檔的方式是人工生成與保管文件（包括：生成、傳閱、審批、進入受控狀態等），文件通常是保存在文件櫃中的。
由於文件數量多，版本複雜，在實際使用中經常出現問題，例如：文件版本不一致、文件查找困難、文件管理處理歷史記錄報表工作量過大等。本應用方案旨在解決所有單位對大量工程與技術文檔的管理，達到並保證工作人員手中文件版本的一致性、文件更改的可追溯性，同時以實現電子公告、電子通知、電子郵件、公文收發等功能來提高科研單位日常辦公及管理的自動化。
本軟件是基於C/S結構的局域網軟件系統，以微軟的Windows爲運行平臺，使用了微軟的Exchange Server 2000的Active Directory目錄服務，與Windows操作系統高效結合，提高了系統的穩定性與易用性，具體表現在以下幾個方面：
- 本軟件的郵件服務器使用Exchange Server 2000；
- 本軟件的郵件客戶端使用了Exchange Server的客戶端軟件Outlook；
- 本軟件的用戶管理使用了Exchange Server的Active Directory目錄服務的用戶管理部分，使軟件用戶與Active Directory用戶結合；
- 本軟件的公告、通知的提示是以Exchange Server的客戶端軟件Outlook爲信息通道，實現了公告、通知提示的實時、快捷性。
軟件功能（模塊）
- 文檔生成模塊
包括文檔建立、審批流程、批准、進入受控狀態，本模塊保存文檔建立整個過程信息，例如流程、審批意見等。 - 文檔管理模塊
包括分類保存、查詢、報表、修改、保存修改過程信息。文檔管理是文件的受控過程。 - 電子通知
電子通知藉助電子郵件功能向指定人員發送特定信息，並能跟蹤信息的流向以及反饋信息。發送者可以看到通知接收人是否看過該通知。 - 電子公告
向全體人員發送特定信息，但不要求有反饋信息。 - 電子郵件
電子郵件是信息傳送的通道，同時有利於辦公自動化更好的實現。 - 文件服務器模塊
文件服務器是一個具有客戶端與服務器端的軟件模塊，它具備分佈式網絡文件系統的功能，同時還具有自動增量備份的功能。文件服務器的服務器端軟件運行在文件服務器計算機上，文件服務器的客戶端模塊嵌入到文檔管理系統的客戶端軟件中。 - 數據庫服務器
數據庫服務器保存處理系統信息。 - 流程定製模塊
用於定製、管理文件生成流程。增加以下模塊：技術狀態管理模塊、網絡會議 - 用戶管理器
分級用戶管理，管理用戶的信息，定義用戶的權限。 - 上下文管理器
管理本系統所應用的上下文信息，例如當前用戶信息，用戶的狀態、應用程序的狀態等。上下文管理器是各個模塊間信息流通的通道。 - 通行證管理器
根據當前用戶的信息及權限定義檢查操作是否可進行，防止非法用戶入侵系統。
成功案例介紹
背景情況
航天工程對科研管理的規範性要求極高，工程技術文檔的更改控制比較嚴格，在人工操作的狀態下會耗費大量的人力和物力且很難保證工程技術文檔在技術人員手中的版本的一致性，影響工作效率的提高。
業務實施的過程
空間中心《工程管理自動化信息系統》是瑞軟文檔管理系統的一個典型應用。空間中心作爲航天科學的研究機構，每年都會產生很多工程文檔與公文，過去整個研發系統各個研究室計算機未能全部連網，各種文檔有專門的人進行管理，耗費了大量人力，且紙印文件必須提供文件櫃來存儲，很浪費空間。通過使用《工程管理自動化信息系統》，大大改善了科研環境。
系統網絡圖
系統功能圖
