隨着項目管理在企業中的廣泛應用，它對於企業內部效率以及經濟效益的提升扮演着越來越重要的角色。
有調查分析顯示，使用軟件輔助管理項目的企業中，項目可以順利驗收的比率是92.5%，而不使用軟件管理的，項目成功率只有72.7%。
保質保量按時完成項目是每個項目管理者最基本的目標，但在實際項目開展工作中，類似以下情況導致工期延時的例子比比皆是。企業應該怎樣做才能使項目如期按質按量完成？
小王是某小公司的項目經理，前段時間公司在籌備一個內部項目，項目正式實施後被公司任命爲項目經理。
但使小王感到無奈的是：其他職能部門的經理雖然爲該項目安排了時間和人手，但他們同時也忙於其他項目，而且部分經理有時需要使用同樣的項目資源。
項目進度已經落後預期一個月，但還沒有成型的單元完成，公司管理層對項目拖期問題很關注，同時對項目的需求也時不時有變動，小李不得不花大量時間解釋存在的問題和補救計劃。
由於是公司內部臨時組建的團隊，團隊成員間並不熟悉，相互交流較少，很多時候項目的準確信息不能及時同步到團隊內部，同一個問題甚至被反覆詢問，耽誤了不少時間。
三個月後，項目仍然沒有大的進展，當項目進度嚴重延期時，小王更是被告知要在一天內重新規劃項目……
毋庸置疑，項目失控了，項目時間大大延長，但沒有適當的項目管理流程和工具，經理們重複犯同樣的錯誤，團隊成員都感到筋疲力盡。最終，項目在超期半年之後，以預計費用的180%完成！
小王碰到的問題，相信很多項目經理都曾經遇到過，究其原因，主要是：
對項目需求把握不全面，隨意增加或更改
對關鍵資源及關鍵依賴缺乏監管
團隊間溝通不暢，獲知的信息不對稱
在項目管理過程中，最忌諱的是項目不斷延期。長期延期會令項目組成員對項目喪失信心，資源成本浪費就不提了，更嚴重的甚至會導致項目失敗。因此，做好項目管理十分必要。
1、當項目需求發生變更
很多時候，我們前期準備計劃工作做好了，滿懷信心準備按照計劃來做的時候，總會有各種需求變更打斷我們。
最怕的就是項目進入收尾階段了，才提出需求要改，對於整個項目、整個項目團隊成員來說，都是非常影響的嚴重打擊。最後硬着頭皮按照新的需求改了，但項目延期卻不可避免了。
解決方法
如果在項目進行過程中要進行需求變更，需要儘量在前期提出。
在項目管理的過程中，當前期的需求和計劃都確定後，項目經理不能只顧着進度追蹤，也要階段性地和需求方多溝通，讓他們及時反饋意見。實在不能避免在項目實施過程中變更需求的，要建立起變更審批流程。
比如在CORNERSTONE項目管理軟件的變更管理中，團隊成員有需求變更的，明確好負責人、嚴重性等信息，然後提交變更請求。
變更請求提交給審批人進行審批，在審批通過後，負責人才能進行下一步的操作。同時，CORNERSTONE將會發送通知郵件給所有相關的用戶。
2、當關鍵資源及關鍵依賴監管不力
項目開始實施後其實並不會按照原計劃一一順利進行。有時候是領導方面的原因，比如領導並不清楚具體的項目，也不知道項目的輕重緩急，優先讓做別的項目，有時又催得緊導致項目質量出現差錯不得不重新來過。
有時候是團隊成員不清楚每個項目的具體內容與實施流程，還有就是對項目資源分配及使用情況不瞭解，包括人力、物力等，不能及時發現異常並處理，導致具體實施的時候問題多多，最後不得不拖延項目進度。
解決方法
項目實施前，既要考慮團隊內部希望的特殊順序和優先邏輯關係，也要考慮內部與外部、外部與外部的各種依賴關係，以及爲完成項目所要做的一些相關工作，例如在最終的硬件環境中進行軟件測試等工作。
確定好關鍵時間節點與里程碑點。里程碑是指項目中關鍵的事件及關鍵的目標時間，是項目成功的重要因素。比如在開發項目中可以將需求的最終確認、產品移交等關鍵任務作爲項目的里程碑。
同時把控好關鍵節點的流程進度，關鍵節點要責任到人，監督好進度的執行狀況。
作爲項目經理，你不可能每時每刻都跟蹤每位成員的活動，這時候，可以藉助管理軟件來實現。
CORNERSTONE中的“儀表盤”可以幫項目經理髮現資源的過度分配和資源不足，及時作出反應。
系統會自動根據項目計劃分析關鍵路徑，對關鍵路徑上的活動進行標識，方便項目經理持續監控活動進度。
3、當團隊間獲知信息不對稱
前期計劃準備妥當，與領導溝通好了，團隊成員也知道了計劃，項目需求也確定不再變更了，本以爲項目可以好好按照計劃實施了，卻沒想到臨時組建的團隊內部出了問題！
解決方法
在項目管理的活動中，我們都有可能碰到尚未定義好的問題，溝通必不可少。
針對“問題”和“問題”的溝通、管理，CORNERSTONE在很多模塊都內置了“討論”功能，例如：討論、項目、活動、可交付成果等當中。
討論功能不但能幫助項目團隊記錄和討論，還能幫助跟進問題的解決和轉化，以及問題和其它項目工作的關聯。
合理並且有效地運用項目管理軟件，不僅可以讓我們工作井然有序地進行，還能最大程度保證項目目標的達成。我推薦使用CORNERSTONE，它提供了包括任務/需求/測試管理、迭代規劃、缺陷追蹤、報表統計、團隊協作、WIKI、共享文件和日曆等功能模塊,現在申請20人以下團隊即可免費使用。