項目管理筆記-第九章 項目資源管理

1、項目資源管理包括識別、獲取和管理所需資源以完成項目的各個過程。

2、實物資源包括:設備、材料、設施、基本設施。

3、團隊資源或人員指的是資源。

4、項目資源管理的過程包括:

    9.1 規劃資源管理:定義如何估算、獲取、管理和利用實物以及項目資源的過程。

    9.2 估算活動資源:估算執行項目所需的團隊資源,以及材料、設備和用品的類型和數量的過程。

    9.3 獲取資源:獲取項目所需的團隊成員、設施、設備、材料、用品和其他資源的過程。

    9.4 建設團隊:提高工作能力,促進團隊成員互動,改善團隊整體氛圍,以提高項目績效的過程。

    9.5 管理團隊:跟蹤團隊成員的工作表現,提供反饋,解決問題並管理團隊變更,以優化項目績效的過程。

    9.6 控制資源:確保按計劃爲項目分配實物資源,以及根據資源使用計劃監督資源實際使用情況,並採取必要糾正措施的過程。

5、團隊資源的管理在於獲取、管理、激勵、增強,使成員根據角色和職責,貢獻專業技能和增強對項目的責任感。

6、項目經理負責積極培養團隊技能和能力,提高和保持團隊的滿意度和積極性,留意和支持職業與道德行爲。

7、實物管理着眼於以有效和高效的方式,分配和使用成功完成項目所需的實物資源。

8、項目管理風格從命令和控制結構,轉向更加協作和支持型的管理方法,通過將決策權分配給團隊成員來提高團隊能力。

9、項目資源管理的趨勢和新興實踐包括:資源管理辦法、情商、自組織團隊、虛擬團隊/分佈式團隊

 

以下是詳細子過程

 

規劃資源管理

1、根據項目類型和複雜程度確定適用於項目資源的管理方法和程度。

2、資源規劃用於確定和識別一種方法,以確保項目的成功完成有足夠的可用資源。

3、有效的資源規劃要考慮稀缺資源的可用性和競爭性,以及內外部不同的獲取方式。

4、輸入的項目管理計劃:質量管理計劃、範圍基準。

5、輸入的項目文件:項目進度計劃、需求文件、風險登記冊、相關方登記冊。

6、數據表現:記錄與闡明團隊成員的角色和職責,其中層級型可以用於表示高層級角色,而文本型更適合記錄詳細職責。

    層級型:WBS、OBS、RBS

    OBS(傳統的組織結構圖):自上而下地顯示各種職位及其相互關係。

    RBS(資源分解結構):按資源類別和類型而劃分的資源層級結構,有助於指導項目的分類活動,用於獲取和監督資源。資源類別包括人力、材料、設備、用品。資源類型包括:技能水平、等級水平或適用於項目的其他類型。

    責任分配矩陣:展示項目資源在各個工作包中的任務分配,以及工作包或活動與項目團隊成員之間的關係。也可以確保任何一項任務都只有一個人負責,從而避免混亂。RACI模型或RASCI模型(responsible責任、Accountability問責、consult諮詢、information通知、support支持)

    文本型:詳細描述團隊成員的職責,通常以概述的形式,提供諸如職責、職權、能力和資格等方面的信息。

7、組織理論:闡述個人、團隊、組織部門的行爲方式。有效利用理論,可以縮短編制資源計劃的時間、成本以及人力投入,並提高資源規劃工作的有效性。

8、組織架構和文化將影響項目組織結構。

9、資源管理計劃:是關於如何分類、分配、管理、釋放資源的指南,根據項目的具體情況分爲團隊管理計劃和實物資源管理計劃。包括:識別資源、獲取資源、角色與職責、項目組織圖、項目團隊資源管理、培訓、團隊建設、資源控制、認可計劃。

10、角色:說明某人負責項目某部分工作,應該清楚的界定和記錄各個角色的職權、職責和邊界。

11、職權:使用項目資源、做出決策、簽字批准的權利。

12、職責:爲完成項目,項目團隊成員應履行的工作。

13、能力:爲完成項目工作,項目團隊成員所需具備的技能和才幹。如果不具備,需要採取措施,比如:培訓、招募新成員、調進度計劃或工作範圍。

14、團隊章程:是爲團隊創建團隊價值、共識、工作指南的文件。

    對項目團隊成員的可接受行爲確定了明確的期望。

    儘早認可並遵守明確的規則,有助於減少誤解,提高生產力,使團隊成員可以瞭解彼此重要的價值觀。

    包括:團隊價值觀、溝通指南、決策標準和過程、衝突處理過程、會議指南、團隊共識。

 

估算活動資源

1、估算活動資源過程與其他過程緊密相關。

2、活動資源必須被計劃和協調,以避免諸如資源短缺或被調離項目等問題的出現。

3、輸入的項目管理計劃:資源管理計劃、採購管理計劃、成本基準。

4、輸入的項目文件:項目進度計劃、資源日曆、資源需求、相關方登記冊。

5、資源日曆:是表明每種具體資源的可用工作日或工作班次的日曆。說明了在擬開展活動的時期中,哪些資源可用、何時可用、可用多長時間。資源日曆應列出資源的屬性(資源的經驗、技能水平)、來源地、可用時間等。

6、資源需求:識別各個工作包或工作包中每個活動所需的資源型和數量。

    資源需求文件也可包含爲確定所用資源的類型、可用性和所需數量所做的假設。

 

獲取資源

1、主要作用是概述和指導資源的選擇,並將其分配給相應的活動。

2、項目所需資源可能來自項目執行組織的內部或外部。內部資源由職能經理或資源經理負責獲取(分配),外部資源則是通過採購過程獲得。

3、因爲集體勞資協議、分包商人員使用、矩陣型項目環境、內外部報告關係或其他原因,項目管理 團隊可能或可能不對資源選擇有直接控制權。重要的是,在獲取項目資源過程中應注意下列事項:

    - 項目經理或項目團隊應該進行有效談判,並影響那些能爲項目提供所需團隊和實物資源的人員。

    - 不能獲得項目所需的資源時,可能會影響項目進度、預算、客戶滿意度、質量和風險;資源或人員能力不足會降低項目成功的概率,最壞的情況可能導致項目取消。

    - 如因制約因素(如經濟因素或其他項目對資源的佔用)而無法獲得所需團隊資源,項目經理或項目團隊可能不得不使用也許能力和成本不同的替代。

4、多標準決策技術:制定出標準後,對於潛在資源進行評級或打分。根據標準的相對重要性對標準進行加權,加權值可能因資源類型的不同而發生變化。可使用的選擇標準包括:可用性、成本、能力、經驗、知識、技能、態度、國際因素。

5、人際關係與團隊技能-談判:很多項目需要針對所需資源進行談判,項目管理團隊需要與下列各方談判:

    - 職能經理:確保項目在要求的時限內獲得最佳資源,直到完成職責。

    - 執行組織中的其他項目管理團隊:合理分配稀缺或特殊資源。

    - 外部組織和供應商。提供合適的、稀缺的、特殊的、合格的、經認證的或其他特殊的團隊或實物資源。特別需要注意與外部談判有關的政策、慣例、流程、指南、法律及其他標準。

6、預分派:如果項目團隊成員是事先選定的,那他們就是被預分派的。可能在以下情況發生:在競標過程中承諾分派特定人 員進行項目工作;項目取決於特定人員的專有技能;在完成資源管理計劃的前期工作之前,制定項目章程過程或其他過程已經指定了某些團隊成員的工作分派。

7、虛擬團隊:具有共同目標,在完成角色任務的過程中很少或沒有時間面對面工作的一羣人。他們使用現代溝通技術。虛擬團隊中,溝通規劃尤爲重要。

8、實物資源分配單:記錄了項目將使用的材料、設備、用品、地點和其他實物資源。

9、項目團隊派工單:記錄了項目團隊成員及其在項目中的角色和職責,可包括項目團隊名錄,還需要把人員姓名插入到項目管理的其他部分中,如項目組織機構圖和進度計劃。

 

建設團隊

1、主要作用是改進團隊協作、增強人際關係技能、激勵員工、減少摩擦以及提升整體項目績效。

2、項目經理應該創建一個促進團隊協作的環境。

3、團隊協作是項目成功的關鍵因素,而建設高校的項目團隊是項目經理的主要職責之一。

4、實現團隊的高效運行:使用開放與有效的溝通;創建團隊建設機遇;建立團隊成員之間的信任;以建設性方式管理衝突;鼓勵合作型的問題解決方法;鼓勵合作型的決策方法。

5、項目經理使用團隊語言和文化規範,利用文化差異,發展和維護項目團隊,並促進在相互信任的氛圍中充分協作。

6、在整個項目週期中,團隊成員之間要保持明確、及時、有效的溝通。

7、建設團隊的目標:

    提高團隊成員的知識和技能,以提高他們完成項目可交付成果的能力,並降低成本、縮短工期、提高質量。

    提高團隊成員之間的信任和認同感,以提高士氣、減少衝突和增進團隊協作。

    創建富有生氣和凝聚力和團隊文化,從而提高個人和團隊生產率,振奮團隊精神,以促進合作、促進團隊成員之間的交叉培訓和輔導,以分享知識和經驗。

    提高團隊參與決策的能力,使他們承擔起對解決方案的責任。

8、塔克曼階梯理論:團隊發展的四個階段:形成、震盪、規範、成熟。某個階段持續時間的長短,取決於團隊活力、團隊規模和團隊領導力。

9、集中辦公在矩陣型的組織結構中效果更爲明顯。

10、溝通技術:共享門戶、視頻會議、音頻會議、電子郵件、聊天軟件。

11、人際關係與團隊技能:

    衝突管理:及時以建設性方式解決問題,從而創建高績效團隊。

    影響力:收集關鍵信息,在維護相互信任的關係時,來解決重要問題並達成一致意見。

    激勵:爲某人採取行動提供了理由,提高團隊參與決策的能力並鼓勵他們獨立工作。

    談判:旨在就項目需求達成共識,有助於在成員之間建立融洽的相互信任的關係。

    團隊建設活動:舉辦各種活動,強化團隊的社交關係,打造積極合作的工作環境,目的是幫助各團隊成員更加有效地協同工作。

12、激勵

    馬斯洛需要層次理論:將人的需求從低到高依次分爲生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現需求。

    赫茲伯格雙因素:激勵/內在因素: 包括工作本身、認可、成就和責任,這些因素涉及對工作的積極感情,又和工作本身的內容有關。保健/衛生/外在因素:包括公司政策和管理、技術監督、薪水、工作條件以及人際關係等,這些因素涉及工作的消極因素,也與工作的氛圍和環境有關。

    麥克利蘭的成就激勵理論:人除了生存需要之外,還有三種重要的需要,即:成就需要、權力需要和友誼需要。

    以上三種重點在於試圖說服員工重視某些與工作有關績效的原因。

13、認可和獎勵:在建設項目團隊過程中,需要對成員的優良行爲給予認可與獎勵。最初的獎勵計劃是在規劃資源管理過程中編制的,只有能滿足被獎勵者的某個重要需求的獎勵,纔是有效的獎勵。在管理項目團隊過程中,可以正式或非正式的方式做出獎勵決定,但在決定認可與獎勵時,應考慮文化差異。獎勵可以有有形獎勵(金錢)和無形獎勵。 大多數項目團隊成員會因得到成長機會、獲得成就感、得到讚賞以及用專業技能迎接新挑戰,而受到激勵。項目經理應該在整個項目生命週期中儘可能地給予表彰,而不是等到項目完成時。

14、培訓:旨在提高項目團隊成員能力的全部活動,正式、非正式、內部、外部實施均可。培訓方式:課堂、在崗、在線、計算機輔助、輔導、指導。資源管理計劃中的安排來實施預定的培訓,也應該根據管理項目團隊過程中的觀察、交談和項目 績效評估的結果,來開展必要的計劃外培訓。

15、個人和團隊評估:人和團隊評估工具能讓項目經理和項目團隊洞察成員的優勢和劣勢。這些工具可幫助項目經 理評估團隊成員的偏好和願望、團隊成員如何處理和整理信息、如何制定決策,以及團隊成員如何 與他人打交道。有各種可用的工具,如態度調查、專項評估、結構化訪談、能力測試及焦點小組。 這些工具有利於增進團隊成員間的理解、信任、承諾和溝通,在整個項目期間不斷提高團隊成效。

16、團隊績效評價:有效的團隊建設策略和活動可以提高團隊績效,從而提高實現項目目標的可能性。通過對團隊整體績效的評價,項目管理團隊能夠識別出所需的特殊培訓、教練、輔導、協助或改變,以提高團隊績效。評價團隊有效性的指標可包括:個人技能的改進;團隊能力的改進;團隊成員離職率的降低;團隊凝聚力的加強。

17、彼得原理:在一個等級制度中,職工表現良好,則提升,直至上升到他所不能勝任的位置。

 

管理團隊

1、進行團隊管理,需要綜合運用各種技能,特別是溝通、衝突管理、談判和領導技能。項目經理應該向團隊成員分配富有挑戰性的任務,並對優秀績效進行表彰。技術能力較低的團隊成員更需要強化監督。

2、工作績效報告:是爲制定決策、採取行動或引起關注所形成的實物或電子工作績效 信息,它包括從進度控制、成本控制、質量控制和範圍確認中得到的結果,有助於項目團隊管理。 績效報告和相關預測報告中的信息,有助於確定未來的團隊資源需求,認可與獎勵,以及更新資源管理計劃。

3、團隊績效評價:項目管理團隊應該持續地對項目團隊績效進行正式或非正式的評價。不斷地評價項 目團隊績效,有助於採取措施解決問題、調整溝通方式、解決衝突和改進團隊互動。

4、衝突管理:成功的衝突管理可以提高生產力,改進工作關係。採用團隊規則、團隊規範、成熟的項目管理實踐(溝通規劃、角色定義)可以減少衝突的發生。

5、衝突來源:資源稀缺、進度優先級排序、個人工作風格差異。

6、解決次序:團隊成員 -> 項目經理協助(直接和合作,私下處理) -> 正式程序(包括懲戒)

7、影響解決衝突的因素:衝突的重要性和激烈程度、解決衝突的緊迫性、涉及人員的相對權利、維持良好關係的重要性、永久或暫時解決衝突的動機。

8、解決衝突的方法:

    撤退/迴避。從實際或潛在衝突中退出,將問題推遲到準備充分的時候,或者將問題推給其他人員解決。

    緩和/包容。強調一致而非差異,爲維持和諧與關係而退讓一步,考慮其他方的需要。

    妥協/調解。爲了暫時或部分解決衝突,尋找能讓各方都在一定程度上滿意的方案,但這種方法有時會導致“雙輸”局面。

    強迫/命令。以犧牲其他方爲代價,推行某一方的觀點;只提供贏 — 輸方案。通常是利用權力來強行解決緊急問題,這種方法通常會導致“贏輸”局面。

    合作/解決問題。綜合考慮不同的觀點和意見,採用合作的態度和開放式對話引導各方達 成共識和承諾,這種方法可以帶來雙贏局    面。

9、制定決策:這種情況下,決策包括談判能力以及影響組織與項目管理團隊的能力,而不是決策工具集所描述的一系列工具。進行有效決策需要:着眼於所要達到的目標;遵循決策流程;研究環境因素;分析可用信息;激發團隊創造力;理解風險。

10、情商:情商指識別、評估和管理個人情緒、他人情緒及團體情緒的能力。項目管理團隊能用情商來了解、評估及控制項目團隊成員的情緒,預測團隊成員的行爲,確認團隊成員的關注點及跟蹤團隊成員的問題,來達到減輕壓力、加強合作的目的。

11、影響力:在矩陣環境中,項目經理對團隊成員通常沒有或僅有很小的命令職權,所以他們適時影響相關方的能力,對保證項目成功非常關鍵。影響力主要體現在如下各方面:說服他人、清晰表達觀點和立場、積極且有效的傾聽、瞭解並綜合考慮各種觀點、收集相關信息,在維護相互信任的關係下,解決問題並達成一致意見。

12、領導力:成功的項目需要強有力的領導技能,領導力是領導團隊、激勵團隊做好本質工作的能力。管理風格:獨裁式、民主參與式、放任式等。

 

控制資源

1、作用是確保所分配的資源適時適地可用於項目,且在不需要時被釋放。分配資源時需瞭解已使用的資源和還需獲取的資源,爲此應審查至今爲止的資源使用情況。

2、數據分析:備選方案分析、成本效益分析、績效審查、趨勢分析。

3、問題解決步驟:識別問題、定義、調查、分析、解決、檢查解決問題。

 

 

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