1、項目整合管理:包括爲識別、定義、組合、統一、協調項目管理過程組的各過程及項目管理活動而進行的各種過程和活動。
2、項目整合管理包括進行以下選擇:資源分配;平衡競爭需求;研究各種備選方案;爲實現項目目標而裁剪過程;管理各個項目知識領域之間的依賴關係。
3、項目整過管理子過程:
- 4.1 制定項目章程:編寫一份正式批准項目並授權項目經理在項目活動中使用組織資源的文件的過程。
- 4.2 制定項目管理計劃:定義、準備、協調項目計劃的所有組成部分,並把他們整合爲一份綜合項目管理計劃的過程。
- 4.3 指導和管理項目工作:爲實現項目目標而領導和指定項目管理計劃中所確定的工作,並實施已批准的變更。
- 4.4 管理項目知識:使用現有知識並生成新知識,以實現項目目標,並且幫助組織學習的過程。
- 4.5 監控項目工作:跟蹤、審查和報告整體項目進展,以實現項目管理計劃中確定的績效目標的過程。
- 4.6 實施整體變更控制:審查所有變更請求,批准變更,管理對可交付成果、組織過程資產、項目文件和項目管理計劃的變更,並對變更處理結果進行溝通的過程。
- 4.7 結束項目或階段:終結項目、階段、合同的所有活動的過程。
4、項目整合管理知識領域要求整合所有其他知識領域的成果。與整合管理過程相關的發展趨勢包 括(但不限於):使用自動化工具;使用可視化工具、項目知識管理、增加項目經理的職責、混合型方法。
以下是詳細子過程筆記
制定項目章程
1、項目章程:由項目啓動者或發起人發佈的,正式批准項目成立,並授權項目經理使用組織資源開展項目獲得的文件,它記錄着項目和項目交付預期的產品、服務或成果的高層級信息。
記錄能反應干係人需要和期望的初步要求,以及需要交付的新產品、服務或成果。
項目章程確保相關方在總體上就可交付成果、里程碑以及每個項目參與者的角色和職責達成共識。
在項目執行組織和需求組織之間建立夥伴關係。
項目章程經啓動者簽字,標誌着項目獲得批准,正式啓動。
項目經理應參與制定項目章程。
2、項目經理應儘早任命,最晚在規劃開始之前。
3、發起人能爲項目獲取資金、提供資源。
4、商業文件:商業論證、效益管理計劃。
5、商業論證:包含業務需要和成本效益分析,已論證項目合理性並確定項目邊界。多階段可以定期審覈商業論證,來確保項目實現其商業價值;項目早期,發起組織對商業論證定時審覈有助於確認項目是否仍然有必要。
6、協議:定義了啓動項目的初衷,形式比如:合同、協議書、意向書、email、諒解備忘錄、其他書面協議。和外部客戶,通常用合同。
7、專家判斷意見包括:組織戰略;效益管理;項目行業/領域的技術知識;持續時間和預算估算;風險識別。
8、數據收集:頭腦風暴、焦點小組、訪談。
9、人際關係與團隊技能:衝突管理、引導、會議管理。
10、項目章程內容:
項目目的;
可測量的項目目標和相關的成功標準;
高層級需求;
高層級項目描述、邊界定義以及主要可交付成果;
項目整體風險;
總體里程碑進度計劃;
預先批准的財務資源;
關鍵相關方名單;
項目審批要求(例如,項目成功標準,誰下成功的結論,誰來簽署結束項目);
項目退出標準(例如,什麼條件下關閉或取消項目或階段);
委派的項目經理及其職責和職權;
發起人或其他批准項目章程的人員姓名和職權。
11、假設日誌:用於記錄整個項目生命週期中的所有假設條件和制約因素。
制定項目管理計劃
1、項目管理計劃:
確定項目的執行、監控和收尾方式;
各組成部分的詳實程度更加具體項目的要求;
項目管理計劃應該基準化;
需要通過不斷更新來漸進明細,這些更新需要由整體變更控制過程進行控制和批准。
2、其他過程是輸出:其他規劃階段輸出的子計劃和基準。
3、數據收集:頭腦風暴、焦點小組、訪談、覈對單。
4、人際關係與團隊技能:衝突管理、引導、會議管理。
5、項目開工會議(Kick Off Meeting):
意味着規劃階段結束、執行階段開始,旨在傳達項目目標,獲得團隊對項目的承諾,概述每個相關方的角色和職責。
對於多階段的項目,通常在每個階段開始時都舉行一次開工會議。
會議主題:介紹項目概況、項目風險、溝通管理計劃、項目會議日程安排、正式認可項目管理計劃
6、項目啓動會議(Initial Meeting):分發項目章程,任命項目經理,宣告項目正式啓動。
規劃過程完成、項目執行過程前,是溝通和協調會議,讓各方都明確各自的工作及熟悉各方人員。
參與方:項目各參與方(顧客、賣方代表、項目團隊、高管、職能管理部門、發起人等)
7、項目管理計劃內容:
子管理計劃:範圍及需求、進度、成本、質量、資源、溝通、風險、採購、相關方
基準:範圍、進度、成本基準
其他組件:變更管理計劃、配置管理計劃、績效測量基準、項目生命週期、開發方法及管理審查
8、項目經理必須以基準爲標準來清晰、完整和現實地指定範圍、進度、成本計劃
9、項目績效和項目經理的績效,都是按照基準來測量的
10、項目經理對照基準來發現項目的偏差
指導與管理項目工作
1、指導與管理項目工作:是爲了實現項目目標而領導和執行項目管理計劃中所確定的工作,並實施已批准的變更的過程。
分配可用資源;
執行因分析工作績效數據和信息所提出的變更;
管理項目內的各種技術接口和組織接口;
收集工作績效數據,提交給監控過程組作爲輸入。
2、輸入的項目文件:變更日誌;經驗教訓登記冊;里程碑清單;項目溝通記錄;項目進度計劃;需求跟蹤矩陣;風險登記冊;風險報告
3、輸出中的項目文件更新包括:活動清單;假設日誌;經驗教訓登記冊;需求文件;風險登記冊;相關方登記冊;問題日誌。
4、批准的變更請求:糾正措施;預防措施;缺陷補救
5、項目管理信息系統(PMIS)
6、工作授權系統:適用於大項目,項目成員在不同地點辦公,用來授權開始項目工作的正式程序,以保證項目工作由正確的組織、在正確的時間以正確的順序執行。可以防止“鍍金”。
7、可交付成果:是在某一過程、階段或項目完成時,必須產出的任何獨特並可覈實的產品、成果或服務能力。通常是爲實現項目目標而完成的有形組件。一旦完成可交付成果的第一個版本,就應該執行變更控制,用配置管理系統支持可交付成果的多版本控制。
8、工作績效數據:在執行過程中,每個活動中收集到的原始觀察結果和測量值。
9、問題日誌:記錄和跟進所有問題的項目文件,所需記錄的內容包括:問題類型、提出者、提出時間、問題描述、問題優先級、誰負責解決、解決日期、問題狀態、最終解決情況。
10、變更請求:
糾正措施 -- 拉績效
預防措施 -- 抗風險
缺陷補救 -- 補質量
更 新 -- 客戶提
11、實施整體變更控制,變更流程:1 溝通 ; 2 記(記錄變更,變更單) ;3 流程(審批);4 (變更)日誌; 5 更新(項目管理計劃);6 實施
管理項目知識
1、輸入的項目文件:經驗教訓登記冊、項目團隊派工單、資源分解結構、供方選擇標準、相關方登記冊
2、知識管理:將員工聯繫起來,分享隱形知識。面對面更容易建立信任
3、信息管理:顯性知識的分享,比如:經驗教訓登記冊、圖書館服務、信息收集、PMIS等。
4、經驗教訓登記冊:包括情況的類別、描述、影響、建議、行動方案,並記錄挑戰、問題、風險、機會等。項目結束,歸入經驗教訓知識庫,成爲組織過程資產的一部分。
監控項目工作
1、監督是貫穿整個項目週期的項目管理活動之一。包括收集、測量、發佈項目績效信息,分析測量結果和預測趨勢,以便推動過程改進。
2、輸入的項目文件有:假設日誌;估算依據;成本預測;問題日誌;經驗教訓登記冊;里程碑清單;質量報告;風險登記冊;風險報告;進度預測。
3、輸出的需要更新的項目文件有:成本預測;問題日誌;經驗教訓登記冊;風險登記冊;進度預測。
4、輸入的協議:是實施採購的協議。
5、工作績效信息:執行過程中收集的工作績效數據,在控制過程做進一步分析,與項目管理計劃中的組件、項目文件、其他變量比較後生成工作績效信息,用以瞭解項目的執行情況。
6、數據分析包括:備選方案分析;成本效益分析;掙值分析;根本原因分析;趨勢分析;偏差分析。
7、工作績效報告:爲了制定決策、採取行動、引起關注 彙編工作績效信息形成的文檔等。
實施整體變更控制
1、該過程貫穿項目始終,項目經理對此負最終責任。
2、只有經過批准的變更才能納入修改後的基準中。
3、輸入的項目管理計劃有:變更管理計劃;配置管理計劃;範圍、進度、成本基準
4、輸入的項目文件有:估算依據、需求跟蹤矩陣、風險報告
5、項目的干係人都可以提出變更請求,所有變更必須有書面記錄。
6、變更控制委員會 (Change Control Board CCB):每項變更請求都必須有一位責任人批准或否決,一般是項目發起人或項目經理。應該在項目管理計劃或組織流程中指定這個責任人。
7、變更管理審批權限
項目經理 -- 某些種類的變更(特別是緊急情況)
發起人、高管 -- 項目章程的變更
CCB -- 計劃或基準的變更
客戶 -- 按合同實施的項目的某些變更請求
8、變更控制工具:
配置控制:重點關注可交付成果及各個過程的技術規範。
變更控制:着眼於識別、記錄、批准或否決對項目文件、可交付成果或基準的變更。
9、變更控制工具應支持以下配置管理活動:識別配置項、記錄並報告配置項狀態、進行配置項覈實與審計、識別變更、記錄變更、做出變更決定、跟蹤變更。
10、數據分析:備選方案分析、成本效益分析
11、決策:投票、獨裁型決策制定、多標準決策分析。
12、多標準決策分析:該技術藉助決策矩陣,根據一系列預定義的準則,用系統分析方法評估變更請求。
13、變更日誌:記錄項目過程中出現的所有變更,包括否決的和批准的。應該與相關干係人溝通變更機器對項目時間、成本、風險的影響。
結束項目或階段
1、輸入的項目文件:假設日誌、估算依據、變更日誌、問題日誌、經驗教訓登記冊、里程碑清單、項目溝通記錄、質量控制測量結果、質量報告、需求文件、風險登記冊、風險報告。
2、商業文件:商業論證、效益管理計劃。
3、確保所有項目工作都已完成以及項目目標均已實現,才能正式結束項目或階段。
4、如果項目提前終止,需要制定程序,來調查和記錄原因。
5、收尾活動:關閉合同協議、移交運營、收集建議、測量相關方滿意度、經驗教訓總結、存檔項目信息等。
6、驗收的可交付成果:包括批准的產品規範、交貨收據和工作績效文件,對分階段實施的項目或提前取消的項目,還可能包括部門完成或中間的可交付成果。
7、採購文件:爲關閉項目,需收集全部採購文檔,並建立索引歸檔。
8、數據分析:
文件分析:總結經驗教訓,改進未來項目和組織資產。
迴歸分析:提高未來項目績效。
趨勢分析:確認組織所用模式的正確性,以便未來調整。
偏差分析:比較計劃目標和最終結果來改進組織的測量指標。
9、會議:收尾報告會、客戶總結會、經驗教訓總結會、慶功會等。
10、項目文件更新:更新所有項目文件,標註爲最終版本,特別是經驗教訓登記冊。
11、最終報告:總結項目績效,可能包括概述、基礎的評估標準、偏差原因、完工證據以及確認信息的總結。