今天要給大家分享的是評估和管理相關方的方法和技巧。也就是如何管理和監督相關方的參與，以及如何有效的管理與相關方的溝通。
使相關方滿意，是項目能夠成功的重要因素之一。所以管理相關方在項目推進過程中就顯得尤爲重要。如果不能使用有效的手段對其進行有效的管理，在項目推進過程中就有可能產生阻力。這其中的關鍵在於如何能使項目相關方充分支持項目，滿足項目的目標要求，從而使相關方對項目滿意。
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爛尾項目是如何形成的？
2011年，我被授權帶領一個項目團隊，爲一個學校定製一套教學信息化系統，包含家校平臺、在線教研平臺以及學校信息發佈平臺。由於是一個創新型項目，在項目初期，我和團隊成員根據項目的需求和目標，識別了大量的相關方，其中包括學校的管理團隊，部分老師，以及部分家長和學生。
在項目進行初期，我們想通過訪談和會議對項目的詳細需求進行充分的調研，但是調研的過程並不是很順利，很多人表示不願意參與到項目中，但是這部分人員其實是項目核心的干係人。然而很多願意參與到項目中的成員，因爲不是核心利益相關者，所以給出的相關需求和建議都沒有建設性。
同時，因爲項目實施的時間比較長，學校的管理團隊及其他相關方發生了一定的變化，當時項目團隊並沒有對這一情況做出及時的反應。所以，項目越做越大，一部分是需求的大量蔓延，另外一部分是，由於非核心需求的膨脹，造成了大量的鍍金。項目接近尾聲的時候，很多的相關方，特別是核心利益相關方表示項目不能夠滿足其需要，對項目不是很滿意。最終，項目沒有得到驗收，也成了一個爛尾項目，這個項目最終以失敗告終。
上述可以說是一個管理相關方的反面案例，在這個項目的過程中，我們對相關方的管理是非常不到位的。或者說，我們沒有用很好的方法去管理相關方的參與，也沒有很好的引導相關方與項目團隊進行及時有效的溝通，導致了項目的失敗。項目結束後，我們分析了幾種原因：
第一， 我們沒有嚴格遵循項目之初對相關方溝通的承諾，做了大量無用的溝通，使我們獲取的信息與項目目標的偏差比較大；
第二， 在項目過程中，我沒有積極的使項目團隊與相關干係人之間建立一種良好的合作關係，使相關方的期望沒有得到有效的實施，導致項目中的有些問題被放大了；
第三，我們沒有根據項目和項目環境的變化而及時進行調整，也沒有在項目進行的過程中，與項目相關方之間建立合理的反饋路徑，使一些本應該發現的問題，始終被隱藏。
02
如何做好相關方管理？
基於這些出現的問題，其實PMBOK已經給了我們很好的建議，或者在項目發展的過程中又產生了更合理或更高效的解決方法，通過一些學習和積累，我現在認識到，想要規避這些錯誤，我們應該做以下幾點：
第一，我們要與相關方建立良好的關係，與相關方進行溝通和協作以滿足他們的需求與期望，並促進相關方合理參與。
具體應該怎麼做呢？
我們將相關方記錄下來，並描述相關方的權利、影響以及核心關注等信息，而且制定相關方參與項目的相關計劃。這樣就不會出現上述案例中沒有調研到核心干係人需求的情況。除此之外，我們還要根據項目和組織的實際情況，利用溝通管理計劃，風險管理計劃，變更管理計劃等相關計劃和文件。從而獲取到足夠的信息，這樣就可以使用一些方法和手段與項目相關方建立有效的聯繫。同時，善於使用衝突管理、談判、觀察和交流等人際關係技能，邀請相關方參與到項目的會議中。最重要的是，要重視相關方對項目的參與程度以及對項目的影響。
第二，項目組與相關方之間的溝通也尤其重要，也要確保信息在項目組和相關方之間及時且恰當地收集、發佈、管理和監督等。
這裏推薦大家可以利用在線的PMIS系統，或者利用合理的溝通技術進行有效管理，從而使項目團隊和相關方之間消除雜音，統一目標。正如上述案例中當我們收集到一些沒有建設性的建議和需求的時候，如果能夠採用這種方法，就可以及時避免一些不重要功能的出現。
第三，在項目過程中，隨着項目的變化，相關方也會產生一定的變化。
這就需要我們在項目過程中對相關方的參與進行持續的監督。不只是項目團隊與相關方之間的關係，也包含相關方之間的關係。通過修訂和計劃來引導相關方合理參與項目。我們可以採用備選方案分析、根本原因分析或者是投票、反饋、演示等溝通技能。通常我們會在這個過程中發現項目的變更，但是越早發現，對項目完成目標產生的影響越小，項目的成功機率就越大。正如上述案例中，如果我們能及時發現用戶的變化以及真實的需求，那麼這個項目就不會爛尾。
此外，在相關方管理方面，特別推薦大家瞭解敏捷項目的一些做法，是特別值得我們借鑑的。在敏捷中，比較講究客戶的合作對項目成果的影響，比如，在敏捷中的回顧會、評審會等，都是會邀請相關方參與的。以公開項目相關信息，統一相關各方對項目的認知；並快速獲得對項目成果的反饋。
能夠有相關方的支持，對項目的成功是很重要的一個方面，合理的引導和指導相關方參與到項目中，能夠有效提高項目相關方對項目的滿意程度。
今日要點
▼如何高效管理相關方：
1、與相關方建立良好的關係，與相關方進行溝通和協作以滿足他們的需求與期望，並促進相關方合理參與。
2、項目組與相關方之間的溝通也尤其重要，也要確保信息在項目組和相關方之間及時且恰當地收集、發佈、管理和監督等等。
3、在項目過程中，隨着項目的變化，相關方的態度和影響也會產生一定的變化。這就需要我們在項目過程中對相關方的參與進行持續的監督。
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