制度管人管事兒，失敗成本和管理成本都很高，效果不佳；機制管理卻往往能事半功倍，而且更簡潔，高效和人性化。機制分很多類型，也有多種目的，有一種我們經常聽到的就是防呆機制，如果不單純考慮成本因爲，它的效果是最好的。
案例一
一家公司有一個開放式的大辦公室，有200人在一起辦公。由於管理不到位，辦公室經常發生燈、空調徹夜未關的現象。
爲此，行政部想了許多辦法。起初想到貼上一張“人走燈滅”的溫馨提示，效果不佳；後來，發出了言辭懇切的通知，要求大家務必注意，效果也不好；再後來，乾脆出臺相關處罰措施，抓到“犯人”罰款100元……看得出來，因爲每每採取措施之後效果總是不盡如人意，管理者往往會在制度建設上不斷加大力度……結果是，制度加碼，管理複雜，效果不好，員工牴觸。
類似的問題也發生在酒店。客人離開客房之後，電視和電燈都開着，酒店想出了一個兩全其美現在已習以爲常的辦法：房間鑰匙（IC房卡）既可以開門，還可以插卡取電。客人離開取走房卡，電源立即被切斷。酒店的這個聯動方法，屬於機制的範疇，是防呆機制的一種。它源於智慧，優於制度，管理簡單，效果良好。
針對同一個問題，有一家公司的員工想出了另一個辦法：他們在辦公室大門的門楣上方懸掛了一個卡通畫，只要一鎖門，卡通畫會掉下來，上書“你關燈了嗎？”。這個聯動方法，也屬於機制的範疇，是糾錯防錯機制的一種。
從故事中，我們懂得一個淺顯而偉大的道理，制度固然重要，但機制比制度更重要，也更可靠，它會對管理對象產生遠大於制度的約束力，有防呆的作用。
案例二
在一家企業，爲了防止員工在裝配機器過程中漏裝螺絲，他們提出這樣幾種機制：
一，在複數個螺絲盒上安裝感應器和蜂鳴器，只要作業者未按規定順序從螺絲盒中拿取螺絲，蜂鳴器就會報警。
二，設計了一隻有複數個手指的機械手，自動吸起規定數目的螺絲，操作者只要把機械手上的螺絲裝完就行。
三，事先把每臺機器所用螺絲分別配送在不同工位上，各個工位作業者只要把配好的螺絲裝完即可。
雖然以上三種機制的約束力不同，但是都能不同程度減少員工犯錯的機會。
相比之下，如果有人試圖以諸如“每漏裝一顆螺絲罰款100元”這樣的制度來解決問題，就十分可笑了。
案例三
在一家生產複印機的工廠裏，複印機側面需要安裝一個散熱排風扇，這個風扇一旦裝反了，就會導致機器過熱損壞。但由於是流水線作業，作業者長時間重複勞動，一不留神就可能出錯。後來主管要求作業者增加檢查環節，即裝完後用手試一下風向。即便如此，也還有裝反的可能。
爲了解決這個難題，最徹底的辦法是，修改排風扇結構，使得排風扇反向無法安裝。但需要投入一筆不小的資金。後來，作業者開動腦筋想出一個辦法解決了問題，即在排風扇旁邊裝一個風筒，風筒的另一端裝上一紙質小風車，如果裝配正確排風扇就會正常排風，風車就會不停旋轉。如果發現風車不轉，就要及時進行檢查，要麼排風扇裝反了，要麼風車壞了。
回顧上面三則案例，我們發現，藉助於制度的管理通常都是事後實現的，管理效果自然不佳，而且失敗成本和管理成本高。而善用機制的管理通常都是事前實現的，防患於未然，不僅管理效果好，而且管理簡單、高效和人性化，當然這考驗了管理者的管理意識和集體智慧。
事後管理和事前管理，就像事倍功半與事半功倍的關係，差距不是一星半點。
