從人肉到系統，從系統到AI，人類一直在自動化的道路上不斷精進着。但不可否認，在實際工作中，仍舊存在着大量的人肉工作，這不僅給企業管理帶來隱患，對於員工個人而言，也是一直處在疲於奔命中。這也是爲什麼很多企業會相對重視內部信息化建設的原因，缺少信息化，很多事做起來累，查起來煩。
各個領域都需要自動化，不僅是提升個人的人效，也是提升了組織的效能。
今天的話題由來是朋友發來的疑問，她想了解如何讓大家瞭解項目報告線上化的必要性，以及線上化的推進策略。說老實話，互聯網對於PM的重視程度在過去幾年一直都是不怎麼樣的，先不說弱矩陣下PM沒權沒勢，就說很多時候業務幾乎沒有專業的PM，而產研這邊也經常是產品經理、技術leader兼任，就可以看出PM想要做點什麼，真心只能靠自己打拼，也無怪乎在推進一些事情的時候阻礙總是那麼大。
差不多是在18年下半年開始，PM的職位漸漸被需要，開始火爆起來，Boss上需要購買才能發佈，但也僅僅是需要所以招人，就好比你需要個私人助理，但你沒有私人助理也不會死（事實證明，私人助理可以坑死你。。。）
言歸正傳哈，藉着這個問題，我將從三個方面給大家介紹一下我們的自動化實踐過程。
爲什麼做
我們先來看一下PM的日常工作：
1、立項：立項流程、審批流程，項目信息收集（方案、目標、範圍、干係人）
2、過程跟進：任務拆分明細、需求清單、依賴清單、MRD、PRD、日會週會紀要、日報週報、各類監控、異常提醒、風險/問題/變更處理記錄、bug列表、測試用例、上線sop、回滾方案、事故處理流程
3、覆盤：目標完成度、流程完整情況、資源人效、改進方案、todolist
你有沒有過整理一份日報/週報花了幾個小時？拼命回想自己幹了什麼？把碎片的東西慢慢拾起再去拼湊，累不累？
你有沒有過催任務、催排期、催進度、催各種事，電話消息沒有停，還經常被人懟？
你有沒有過被審計的時候，去翻郵件，翻聊天記錄，翻各種文檔，最後還是沒通過？
最終極的對話你有沒有經歷過？
老闆：你做了啥？
我：做了這做了那
老闆：東西呢？
我：。。。（回去翻了半天，大部分都找不到了）
老闆：晉升沒你份了，再見
這一整套除了只能靠人去溝通的部分，其餘多是流程、指標數據或是文檔化的東西，如果所有都靠人肉維護，人力成本、時間成本、管理成本都是非常高的。所以我們需要自動化，需要將大量人肉統計或者維護的東西搬上系統工具，來節省成本、提高人效（人類爲了方便，總是能不斷創造的）。
大家不要覺得這是PM自己的事，也不要覺得工具自動化方便的只是PM，項目不是PM一個人的項目，是大家都在做的項目，所有的數據在系統工具中的透明化、所有流程sop的沉澱是整個項目組的財富。每個項目的過程數據可以最大程度的避免扯皮，公正每個成員的產出，有了基礎數據，各種報表再也不是問題，不用再辛苦去搜excel公式，不管哪個角色，哪個層級，哪種需要都可以滿足，真正做到可追溯、可審計。
Ps：心術不正渾水摸魚的同學可能就比較痛苦了
怎麼做
做自動化不是簡單的造一個系統，找個工具錄入點數據就完結的。它是一個長期運營的過程。
我們將自動化作爲一個大任務進行拆解，一共要做幾件事：線下流程全部跑順——>系統工具上線——>將線下過程搬到線上——>輸出數據報表
自動化的前提是你的線下項目管理動作已經落實了。比方說，你剛進入一個沒有項目管理的團隊，直接就要求大家把任務拆到jira上，你覺得大家理你的可能性有多大？但如果你一開始用excel或者白板養成了大家拆任務的習慣，你再以幫助大家提效爲目的，把excel/白板變成系統工具，就會簡單很多。（從0-1搭建團隊的項目管理體系可以參考我的另一篇文章）
落實完線下動作後，你的系統工具一定是依據線下流程來設計的，當然，你可以使用通用的工具（類似jira），但通用的工具對於定製化需求的支持度低了一點，可能還需要二次開發。對於系統工具的選用（無論是自己開發還是使用市面上通用的），都建議要貼合實際的項目管理流程，同時也要接受，工具只是優化，並不是完美，所以不要像要求你家娃一定要考100分一樣去要求它，它和你都會很痛苦。
有了可用的工具，就可以實施線上化啦。搬的過程不建議一股腦，問題還是會不斷出現的，如果直接要求全部搬，可能會讓所有PM花大量精力在找“bug”上，反而加重了工作量。建議先挑幾個小項目試水，跑通線上流程，順便看看有沒有可以優化的點，試水項目ok後，將系統工具的使用文檔整理出來，再將其餘項目按操作手冊搬上線，可以節省很多不必要的工作量。
之前說過，做自動化的目的不僅僅是方便PM，更多的是透明整個項目組，而體現項目組價值的自動化產物就是各類的數據報表。比方說資源利用率、需求吞吐率、各類業務投入佔比、項目交付率、延期率、bug率、風險數量、問題解決率、變更數，還有各個依賴方的數據，比如依賴部門、依賴任務數量、依賴方的平均交付週期等等，這些報表直觀地體現了項目的真實狀態。
做完這一套，你的自動化就落地了，但這纔剛剛開始
推廣普及
你做了一個產品出來，要怎麼“賣”出去呢？賣產品這個東西是仁者見仁，智者見智的。畢竟不是軟妹幣，不可能人人都喜歡，所以目標不要定那麼高遠，也不要打着我是爲你好的心態去強賣。
我們首先要認真梳理目標人羣，通過各類緯度將目標人羣進行分層，管理層、執行層、客戶方、技術leader、產品經理、項目經理、研發、審計、財務、干係人。。。找到目前最有需要的目標人羣，比方說管理層需要看所有資源利用情況，技術leader需要看小組成員的任務情況，研發需要看依賴方的任務情況，產品經理需要看需求的完成情況，審計需要看所有的過程數據。這些需求方就是我們的首批客戶，在這羣人中賣產品纔有銷路。
有了銷路，打開了市場的大門，就是各種裂變傳播及不斷自我優化的過程。好的口碑總是能給你帶來很多生意，好的產品也總能吸引到人去用。在傳播過程中，我們需要兩條線並行推進，一條是自上而下的管理需要，一條是自下而上的提效透明。我解讀一下，自上而下的管理需要-主要針對管理層，他們需要了解公司在做的項目情況，需要了解人的資源情況、各部門的協作情況，這是必然也是無可厚非的，但如果工具只是爲了管理層服務，那麼對於很多的執行層員工來說，會很反感，甚至會覺得工具和PM是監工，所以我們同樣需要自下而上的提效透明，讓執行層人員感受到工具的便捷性，能切實的幫助他們提效、解決扯皮，公正自己的產出。兩者雙管齊下，才能事半功倍。
在推廣的過程中，一旦有了成功案例，一定要做好沉澱，並且要定期做覆盤、做用戶調研，做過程優化，內部推廣產品是有天然優勢的，但優勢很容易被敗光，要合理運用，而不是純粹利用。
萬事開頭難，做好心裏準備，做好預案，以人爲本，然後就不要大意的開始行動吧～
寫在最後
1、心態很重要，它決定你是否會抑鬱。。。
2、靠誰都不如靠自己來的靠譜
3、不要把推進做成跑腿，PM已經很累了，放過你的腿吧
4、工具可以不先進，但思維不能不先進
5、君要臣死臣不得不死，同樣的，水能載舟亦能覆舟，PM就是倒黴的臣和舟，請一定要準備好免死金牌+游泳衣