在項目管理過程中，由於種種內外部原因，延期幾乎是家常便飯的事情。“十個項目九個延”更是諸多項目經理無奈與心酸的真實寫照。
項目延期可能導致項目成本增加、資源失衡。在瞬息萬變的商業環境下，如果不能積極地應對項目延期問題，可能導致整個項目失敗、錯失市場機遇。合理地規劃、控制項目進度，儘量避免或者妥善處理項目延期問題，是每個項目經理的責任。
結合工作實踐，分享項目延期常見的三個原因及對應的解決方法。
你的項目爲什麼會延期？
進度計劃不合理
合理的進度規劃是項目可以按時如期推進的前提。受制於整體戰略規劃、團隊文化和人員素質等諸多因素影響，時常會遭遇如下問題：
1. 工時預估不準確；需求範圍模糊、任務拆分不合理、預估方法不科學都會導致預估工時與實際所需時間偏差。
2. 資源分配與管理失靈：複雜業務線多項目並行環境下，管理者臨時安排很可能產生資源衝突、項目延期難以避免。
需求頻繁變更
俗話說唯一不變的是變化。市場環境改變、戰略目標調整、客戶變更需求、執行過程發現新問題等，對項目活動是否按計劃推進都會產生影響。
1. 需求變更經常導致返工和資源浪費，很多工作推翻重做。
2. 對變更後的需求缺少有效的管理和控制，導致進度愈發失控。
團隊溝通不充分
無論是部門內、還是跨部門項目，良好的進度管理都離不開團隊成員之間的充分溝通和高效協作。任務背景、內容、實施流程等信息不同步，分工不明、找不到責任人，執行環節的諸多問題難以得到有效反饋和妥善解決，長此以往，必然影響項目按時交付。
如何應對項目延期
市場瞬息萬變，項目歷時越持久，需求範圍就越難清晰定義，整體進度不確定性也越高。儘管如此，我們仍然有一些應對項目延期的有效方法和優秀實踐。
合理規劃項目進度
根據項目特點和具體情境，選擇合適的進度計劃。對於需求範圍明確、變化可控，穩定性價值高於靈活性的項目，可以適用瀑布開發方法，制定詳細的進度計劃、嚴格執行；而需求尚不具體且範圍多變導致的延期，往往需要保持項目計劃設計的靈活性，可以藉助甘特圖、工時管理、項目資源方法和工具，合理規劃項目進度。
1. 科學預估、管理工時；合理拆解需求，制定里程碑計劃，完成任務拆分；各層級工時預估結論、整體排期計劃公示、也可以通過週會制度，隨時同步項目的推進過程，一旦發現有延期風險，要及時地應對，避免風險堆積。
2. 有效評估和管理項目資源：面對資源衝突、過度分配和臨時性調動問題，通過項目任務、和項目成員工時報表、資源飽和度統計，瞭解各項目資源投入情況。更高優先級需求、領導臨時安排插入的影響可追溯，平衡整體資源。
規範和控制需求變更
項目需求變更原因多種多樣，無論是客戶發起、還是公司/團隊內部原因所致，正確的認識變更，管理相關方預期，規範變更流程，控制變更範圍，跟進變更後需求狀態和進度影響範圍…都有助於降低項目延期風險、控制延期影響。
1. 統一對項目目標的認知：對項目整體目標、重要任務優先級達成一致的前提下，分析需求變更的背景和內外部原因，按照既定的優先級和資源情況理性溝通。
2. 規範需求變更流程：結合具體業務場景，確定嚴格和正式的需求變更工作流程，防止隨意、不必要的需求變更導致的進度延誤。
3. 評估變更後影響、更新進度：對需求變更導致的返工任務量、資源浪費情況等影響評估和記錄，並按照最新的需求規劃更新進度計劃。
制定更高效的溝通方法
項目溝通貫穿信息從蒐集、管理、流通、執行、最終反饋的全流程。伴隨項目複雜程度提升和團隊規模擴大，高效的溝通除了傳統集中辦公、會議、週報等制度之外，也可以藉助更多的工具和方法。
1. 可視化工具：如看板、燃盡圖等，幫助團隊所有成員直觀瞭解項目進度情況，任務背景狀態、負責人、已完成項和剩餘工時等一目瞭然、清晰可見。
2. 在線的團隊知識庫：共享項目計劃和文件，文檔資源及時共享，幫助不同角色職能快速找到答案和可用經驗。
3. 項目溝通流程規範和會議制度：尤其是跨團隊溝通的流程和規範，團隊所有成員都按照統一的標準和規範執行，降低溝通成本。
4. 營造團隊合作的良好氛圍：多多促進成員之間的日常交流讓他們更親近，從而在工作中更容易合作。
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