企業的項目管理活動經常會遇到很多挑戰，資源不足可能是最常見的一個，也是會引起重大後果的因素之一；項目管理過程中的資源一般指的是人力資源，項目的推進執行需要大量的人力投入，一旦投入的資源不足，項目的進度和質量都會大受影響。
一、爲什麼會出現資源不足
影響項目資源不足的因素有很多，主要分爲客觀原因、內在原因和技術原因三方面。客觀原因是指企業客觀存在的資源情況，內在原因指的是項目經理自身的原因，技術原因則指的是資源分配的技巧和能力。這幾個因素可能共同存在，也會互相影響：
①客觀原因：企業的資源本身就不足
隨着企業的業務擴展需求，項目越來越多，多項目同時並行成爲企業活動的常態，因此資源剛好飽和的情況會越來越少見，資源不足逐漸成爲企業發展的常見問題。這種資源不足很多時候是間歇性的，所以企業不能一出現不足就馬上補充人員，否則可能帶來成本的超支，影響企業效益；這種資源不足又是無法避免的，企業是以營利爲目的的，因此已經啓動的項目大部分還是要完成。當企業在資源不足的情況下開展項目時，資源分配就要更加謹慎，此時內在原因和客觀原因的影響作用就顯得更爲重要。
②內在原因：項目經理資源估算不合理
不管是資源飽和還是資源不足，企業都要進行資源規劃和分配，而分配的標準除了會參考項目的實際情況，主要是根據項目經理的資源申請計劃來裁決的。從項目經理的角度來說，資源當然是越多越好，因此他們可能會爲了讓自己的項目更順利而多申請資源，如果這類資源申請被批准了的話就會導致其他項目的資源不足；也有一些項目經理由於自身能力不足或者項目太過複雜，錯誤的估算了工作量和投入，自己少要了資源導致項目資源不足。除此之外，項目又具有不穩定性，項目變更或者需求增加的情況也很普遍，所以就算項目經理前期的資源估算是合理的，後期也可能出現資源不足。
③技術原因：資源經理分配不合理
如果客觀原因和內在原因都不存在，項目的資源還是可能存在不足的情況，因爲影響資源分配的還有分配者這一角色，一般由資源經理或部門經理擔任。資源分配者不像項目經理，他們往往是沒有直接參與到項目的前期工作中的，對項目的瞭解可能不是很全面，分配資源時就會缺少客觀依據和判斷。他們一方面需要對項目經理的資源申請計劃進行評估，瞭解最真實的需求；另一方面需要對資源狀態和屬性有所瞭解，以便調撥合適的人到合適的位置上——其中任何一個環節出現問題，資源的錯配都可能導致某些項目資源不夠或者某些項目資源冗餘。
二、如何解決資源不足的情況
項目具有不確定性和複雜性，項目的資源分配涉及到多個層級，相關人員要互相配合，也要互相監督，其中的難度可見一斑。所以企業進行資源分配時應該運用科學的理論和藉助於合適的工具開展項目管理活動，以便全面掌控資源項目的情況和資源的狀態，讓資源的管理更加靈敏，資源分配更高效。
①分析資源情況，交叉使用資源或者尋求外部資源
在一個企業內，負責管理資源的管理人員要對企業的資源情況非常瞭解：在某個時間內，企業的可淨用資源有多少、企業有哪些項目、這些項目申請了多少資源、企業剩餘的資源能不能滿足下一階段項目的需求……瞭解這些情況，才能判斷出資源不足的原因。如果是資源計劃不合理，需要項目經理重新做計劃申請；如果資源客觀不足，則考慮裁剪需求或者招聘補充人員、部分業務外包等措施。如圖，資源管理者能夠通過資源能力規劃視圖全方位瞭解資源狀態及分配情況，爲資源管理者決策和分析提供依據：
②將資源納入成本對項目進行整體評估，規避“資源越多越好”的申請模式
項目經理的資源計劃是資源分配的一大變數，企業可以加大對資源申請計劃的監控和管理，如圖，將資源納入成本，對成本進行分析，並根據相關數據對項目進行評估，如果項目經理的資源計劃不合理，項目成本就會偏高，進而影響到項目的投資回報率，嚴重的甚至有可能被“喊停”，因此，項目經理如果想要自己的項目順利進行，資源計劃就會更客觀。
③資源（團隊）監控，瞭解資源狀態
對於資源經理/團隊經理來說，一方面他們要負責對手中資源進行資源排期，並維護資源池；另一方面則要監控安排出去的人員所屬項目的情況，瞭解人員的工作負荷狀態。對於資源排期，資源經理/團隊經理可以根據項目做人員調撥計劃，並形成視圖，一目瞭然每個人的忙閒狀態，如圖：
在人員監控方面，讓企業的團隊管理以項目的維度進行，資源經理/部門經理就也可以監控到項目的狀態，瞭解項目的資源分配狀態，因此減少資源分配不合理的情況，如圖是團隊管理模式下的項目健康狀態：
三、總結
在項目型企業，企業的資源分配活動是跨部門、多聯動的活動，高層管理、PMO、資源經理/部門經理、項目經理、普通員工都會涉及到，其中的難度是不言而喻的，因此企業進行資源管理需要每個角色都發揮好自己的作用。
資源管理者：高層領導/PMO是負責統籌和管理全公司的項目和資源規劃的，他們將全企業的資源納入成本考量，對項目進行投入產出分析、評估，並做出正確的決策。
資源分配者：資源經理/部門經理承擔資源分配工作，他們根據項目經理提出的資源申請計劃，通過調研和分析，合理分配自己手上的資源到項目上，並可以隨時查看資源狀態。
資源使用者：項目經理是資源的最終使用者，他們需要在項目前期合理申請資源，爲每個人員分配計劃和任務，並在具體執行過程中監督、推進相關責任人的工作，從而保證項目進度的正常進行。