像這2個案例的項目進度延誤,如何破?

在項目管理中,進度管理至關重要,而在現實中,進度延誤卻是項目管理者們遇到的一大難題。導致項目進度延誤的原因有很多,我們總結髮現以下2種情況較爲典型:

案例一:A是一家IT企業的項目經理,他手上有多個項目,因此資源存在交叉,月初的時候,A其中的一個項目a沒有按期交工,產生了延誤,導致在項目a上的人員工期被拖延,從而產生多米諾骨牌效應,影響了A手上其他項目的資源分配,現在A十分擔心其他項目的進度也會因此延誤。

案例二:B是一家汽車製造企業的PMO,管理的項目有非常多的關鍵節點和階段,需要時刻關注其中交付物的質量,B曾經因爲項目太多而忘記評審某一項目的交付物,等想起來要評審的時候發現該交付物有質量問題,此時重做不可避免地會延誤項目的整體進度。

從上面兩個案例來看,時間延誤、交付物質量出現問題、資源分配不合理等都會造成進度延誤,導致成本超支、項目風險增加,從而影響項目交付質量,甚至還會影響其他項目的進度,影響企業的整體生產和效益。

要解決以上項目進度管理的困難,首先要能夠靈敏地監控項目的所有過程,早發現才能早做方案;其次是要對項目計劃進行兩級計劃管理,科學、有序地監控項目進度;第三,對項目多且複雜的企業要進行組合管理,統一監控組合內項目的狀態,以便及時作出決策。

一、項目全生命週期管理

像A這樣的企業,項目多,資源有交叉,一旦其中一個項目出現進度延誤,項目成員陷在其中不能及時投入另一個項目的排期,那其他項目的進度也會出現延誤風險。這時候就需要項目經理對項目的狀態實時掌握和把控,瞭解項目成員的忙閒狀態,儘快發現風險,並上報給資源經理進行資源的協調。

易趨系統可以提供資源計劃、甘特圖、WBS、任務分配等多種視圖,各個角度爲項目管理者們預警資源和進度,並在風險發生的第一時間進行預警。下圖是甘特圖視圖,項目的開始時間、預計完成時間、所需工時、任務責任人等一目瞭然:

二、兩級計劃管理

對於項目多、組織架構複雜的企業來說,制定兩級計劃很有必要。管理層不需要了解具體的執行情況,但需要掌握執行的結果(即交付物),以及項目的整體狀態;執行層需要拿到科學、有序的任務分配情況,以便提高工作效率。

易趨支持兩級計劃管理——里程碑計劃設置重大交付節點,讓決策層檢閱和監控交付物,及時發現其中的質量問題;項目分解計劃制定詳細、具體的項目任務,方便執行層的日常工作和項目經理的管理監控工作。

三、項目組合管理

B這種大型的企業,項目管理比較複雜,PMO每天要監控的項目和需要評審的交付物非常多,很容易出現疏漏,導致項目進度延誤。此時如果對項目進行組合管理,藉助於項目管理工具的監控功能,PMO每天只需要查看視圖瞭解項目狀態,從容地檢閱組合內項目的交付物和進度。

易趨的項目組合管理模塊能夠進行資源能力規劃、組合監控和組合分析,幫助PMO瞭解項目的分佈、投資回報、進度計劃、質量風險等,PMO根據組合監控中的紅綠燈預警進行交付物評審和進度管理,就不會出現B企業的情況了。

 

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