从Excel高手晋级为商务精英,需要全日本的加油站供能|《为什么精英都是Excel控》

我毕业时候,产品经理是一个超热门的职位,听起来似乎就应该是很厉害的岗位,而且工资也很好看。同学实习时候的领导正好跳槽去了风头正盛的饿了么,推荐她去挑战一下饿了么产品经理的岗位,还透露了这个岗位面试的问题:上海有多少加油站?

听到问题后,我和我的小伙伴们都懵逼了。我当时想可能是考察某种市场调查思路,但是后来就忘记了这件事,所以我一直都不知道答案。一直到我看到这本书——《为什么精英都是Excel控》,作者分享他面试高盛的经验——“全日本共有多少个加油站?”突然,我觉得自己毕业三年却还在原地打转,思绪回到了三年前的那个茫然的夏天。冷静下来后,一口气把这本书读完,之后又重读一遍,记笔记,最后写下了这篇书评。


《为什么精英都是Excel控》一书只有四个章节,是作者在顶级投行摩根士丹利运用Excel处理工作事务的经验总结。前三个章节注重实操,最后一个章节可以说是一个升华——用Excel锻炼的是数字思维能力。

第一章,作者从“易读性”的角度分享了一目了然的Excel的要求。有字体、字号、行距、行高栏宽的设置、对齐方式背景颜色以及留白的处理等。作者参考的是摩根的标准,并不是因为作者来自摩根,也不是说因为摩根是世界顶级投行,所以他们的标准就是最好的。相反,作者对摩根的态度非常理性,比如作者说摩根没有在日本“入乡随俗”,这是他们输给行业第一的一个重要原因。评论有理有据有对标,个人觉得非常中肯。

摩根对格式标准化的执念,让作者在摩根三年后,才敢说自己“熟悉”了摩根的Excel格式。作者选择在摩根Excel标准上删繁就简,个人认为一方面是作者最为熟悉,另一方面则是作者认同摩根设计思路。摩根Excel文件比例和设计原则能够让文字更容易阅读,整个表格呈现出简练的风格,能够显示出制作方的专业和大气。而读者——不论是普通读者还是你的同事或者合作方——读起来也不费力。当然,如果制定规则的人统一认同另一种标准,那也是可行的。关键在于,既然公司选择了Excel作为本公司制作资料的重要工具,就要有统一的格式,并将这一格式坚定地执行下去。

某种程度上说,标准化和制度化决定了企业和团队的高度,也决定了他们能走多远。

第二章讲的是如何保证制作出来的Excel正确性。可能有人和我一样,数学不好,所以觉得自己不可能学好Excel,甚至都要放弃这一工具了。(所以我一开始觉得自己看着本书就是追风,随便看看而已的。)但是在这本书里,作者并不推荐“高大上”的函数和公式,因为彻底避免Excel误算的第一法则就是“只做简单易懂的计算。”每一个需要计算的单元格里的数字都是用最基础的公式或方法得出的,所以能够最大限度的减少计算错误的可能性。同时,在检查的时候也会减少工作量。让整个团队彻底执行“简单”和“检查”两大标准,那么得到准确无误的Excel的可能性就会提高。

作者在第三章分享了“松鼠病”患者最喜欢的东西——收藏清单:提高制作Excel效率的“捷径”——快捷键。但是作者再三强调,提高效率的前提是保证Excel先达到前两章的核心观点:清晰可读和准确无误。同时也告诉我们记住快捷键最快捷的方式是多用Excel,而不是收藏和死记硬背。

在本章的最后,作者提到了一个词——数字思考。Excel是计算数字的工具,只有尽可能的将条件和目标数字化,才能利用Excel工具,完成工作任务。


第四章就是从“数字思考”引申而来的,也解答了为什么精英都是Excel控这个问题。因为Excel看起来是一个数字工具,其实是一个逻辑思维的整理过程。同行或同列大项之间的分类是并列关系,大小项之间是分析与综合的关系,行与列之间则存在因果关系。商业逻辑就是通过对这些关系的分析和运用,预测某种商业是否可行,或者找到利益最大化的商业模式。所以这一章用案例的形式,告诉读者Excel上商业中发挥的作用——模拟和预估收益。

在实际的商业活动中,计算收益用的并不是会计学上的公式和逻辑,因为变量内容更多,变量之间的相互影响也就更复杂——本书中,作者用数字联动来定义和解释的。这让我理解了“有买有送”的营销逻辑:因为“送”的小利诱惑,达成了更多“买”的订单,从而实现销售量的增加,最终实现盈利的增加。当然具体如何送就需要用Excel这一工具进行模拟了。

或许你会说,怎么模拟呢?嘿嘿嘿,在这本书里,作者不仅说了怎样用Excel模拟收益,还告诉读者如何建立模拟模型。惊不惊喜?!意不意外?!其实这就是三年前那个面试问题的解答思路——费米推论法。所谓费米推论法,就是用概算的方式计算出难以实际测量的数值,这也就是作者所谓的数字思考/数字力。具体做法是先将大项分解成可以数字化的小项,(小项不要太过细致,会导致计算过程过于复杂,而产生不必要的错误。)然后利用项之间的因果关系对已知项进行运算,最终得出结论。


作者在最后一个专栏里分享了大学生参加Excel“商业模拟”讲座的原因:“即使学了一般经营学或营销学,也不知道能不能应用在工作上。与其这样,不如成为一个能运用Excel处理数据的商务人士。”(位置#1482,Kindle电纸书)作为一个学了营销学却并没有理解营销逻辑的职场人,我在设计营销方案时都很没有底气,所以这也是我看这本书的初衷——熟练的Excel 技能,毕竟Office技能也是职场加分项,甚至有些单位还单独提出了Excel要求。但是看完之后,觉得本书超出我的期待:普通人只会运用Excel工具做出更清晰、准确、漂亮的表格,而精英都具备数字力——擅长将资源和目标数字化,从而制定或选择最优质的执行方案,实现商业盈利。


PS,如果将作者计算收益的思维方式运用到自己的生活和投资中,计算三种假定版本的情况,就能在很多十字路口做出最适合自己的选择,人生也会少了迷茫和不知所措。

PPS,强烈建议买纸质书,因为作者在本书的前半部分都在手把手地教我们制作完美的Excel时,有很多背景色的设置要求。看纸质书会有更直观清晰的感受。

PPPS,为什么精英都是XX控系列共有三本书,私以为这本书最有价值。有兴趣可移步我的书评:精英的方法论不会多达77条|《为什么精英都是方法控》至于清单控,亚马逊评价说是介绍作者用的app的,还很随意,我也就懒得看了。

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