讓項目穩起來:聊聊項目中的風險管理

成功的項目都有其相似之處,失敗的項目卻各有各的不同。

據PMI在全球範圍的統計,約有30%的項目在啓動後的某個環節被迫終止。

項目失敗對於項目經理的打擊是不容言表的,

如何在項目管理過程中重視風險,主動去規劃、執行和監控風險就成爲了重要的問題。

什麼是項目風險?

項目管理知識體系PMBOK中的定義:

“項目風險是指可能導致項目損失的不確定性,美國項目管理大師馬克思·懷德曼將其定義爲某一事件發生給項目目標帶來不利影響的可能性。項目風險管理是爲了最好地達到項目的目標,識別、分配、應對項目生命週期內風險的科學與藝術,是一種綜合性的管理活動。”

這個定義中的一個核心是,“導致項目損失”,這也是我們要進行風險管理的原因。

我們還是直接看一些項目中經常出現的現象,比較有直觀的感受:

  • 人員跨團隊或部門,溝通成本過高。
  • 新人太多,或人員之間太生疏,人員配合度不足。
  • 很多問題依靠核心人員的決策而不是流程驅使,工作流程不完善。
  • 選擇的技術過於複雜或靈活,導致團隊成員學習成本過高 。
  • 功能集成和需求設計嚴重依賴其他部門,不可控因素太多。
  • 項目發起人對產品定義不夠具體,需求變化不可控。

這些都是風險,有大有小,來源也各不相同。

面對項目風險,我們首先得轉變觀念,不能被動等待風險出現,而是要主動管理。

概括起來就是:系統化識別風險,積極主動管理風險。

如何識別項目風險?

風險識別是認識風險的第一步,要想儘可能多的識別到風險,就要儘可能從不同維度來看待。

首先,從項目管理的知識領域的維度來看。
這個維度算是最自然的一個維度了,根據項目管理幾個知識領域來識別,如干系人、時間、質量、成本等,考量這些領域中是否存在風險。或者根據公司運營組織架構考慮項目可能與各部門間有交互的部分,例如與法務部門,財務部門,人力資源部門之間的交集,評估其中的風險。

其次,可以從項目管理五大過程的維度來看。
按照項目的過程來進行識別,如啓動、規劃、執行、監控及收尾階段可能存在的風險。各階段側重點不同,自然在風險的類型及發生概率上也會存在差異。

然後,還可以從整個系統的維度來看
比如項目所處的環境如何,是否有政策法規等的限定。項目是否從屬於某項目集或者項目組合,它們之間的關係是怎麼樣的,項目是否與其他項目有強耦合等。系統維度識別風險需要我們跳出單個項目本身,從全局的角度考慮項目與其他項目、組織環境等的交互及其中存在的風險。

如何度量項目風險?

當我們選擇了某個維度來識別到風險,下一步需要鑑定這個風險的危害。風險等級的定義,當然不能靠感覺,對影像因素打分是比較簡便的一種方式。比如從領域的維度,對四個核心領域(成本、進度、範圍、質量)的影響評估。這裏就直接列舉項目管理知識體系的標準,以做參考:
在這裏插入圖片描述圖片來源:《項目管理知識體系指南》

比如,項目組10個人,其中核心員工5個人,如果有1個核心員工離職,那麼我們用上表估算一下,風險都是多大。
在這裏插入圖片描述
從上表對應一看,這個風險的影響不低,但還屬於可控範圍。如果是2個核心員工離職呢?那就這個風險就變高了。

另外,我們還得考慮風險發生的可能性,這就依賴於項目經理的經驗和溝通能力了,比如每個團隊員工的穩定性,這肯定是需要項目經理主動了解的。

如何應對項目風險?

按照墨菲定律

當你發現了1個bug,那麼就必定還有多個你沒發現的bug。

我們能識別到的風險往往只是冰山一角。項目風險還得管,那怎麼辦?

項目風險處理手段主要包括風險控制、風險自留、風險轉移三種類型。項風險轉移是將項目轉移給從事風險合併事務的專業保險公司或其他風險投資機構,這方面在我們國家,還缺少一些基礎。所以風險處理手段還是集中在風險控制和風險自留。

介紹兩條比較有效的經驗:
第一條經驗:建立系統性保障機制
系統性的風險預案是最有效的措施。防疫強於治療,事後不如事中控制,事中不如事前控制。

比如“雙十一”之前的故障演練應急預案,你就需要針對每一種可能發生的線上突發狀況,提前確定好處理步驟、責任人、預計時長,甚至是每一步的指令或腳本,以免在出現突發問題時,手忙腳亂導致出錯。

風險預案的建立不是項目經理一個人的事。關於執行中的風險,羣衆永遠是最有發言權的。如果這個系統是健康的,一定是可以自行去呈現和反饋風險的。所以和項目干係人加強聯繫和溝通是必須的。

另外,經常做匿名的問卷收集或訪談,定期做一場坦誠布公的覆盤會,都是系統性保健的好方法。重點就是建立起一套機制。

這就是一種風險控制的手段,規避項目風險、消除項目風險,或採取應急措施將已經發生的風險及其可能造成的風險損失控制在最低限度或可以接受的範圍內。但是風險控制的同時也會帶來項目成本的增加。

第二條經驗:抓大放下小,管理大風險
這裏的“大”包括了風險危害大和風險發生概率大兩個方面。大的風險真的發生,很可能會迴天乏力。那麼,項目經理可以做些什麼呢?

  • 將這些大風險變爲可見的,不要只停留在自己腦海中。
  • 正視風險,不要有僥倖心理。大風險一定要發動核心團隊一起制定策略。
  • 週期性的,比如在每個項目階段,梳理當前風險狀態

而對於發生概率較小或者概率較大但風險損失較小,或者概率與風險損失均較大但在預期範圍或可接受的範圍內的,不做過多的處理。這通常也被稱爲風險自留策略。

最後

凡事都有兩面性。俗話說:“禍兮福所倚,福兮禍所伏”。

風險是一種不確定的事件或條件,用辯證的眼光看,風險的另外一面就是“機會”。

比如規避風險意味着項目決策者與此同時也會失去獲取高額回報的機會。

風險控制必須以一定的前提假設和代價爲基礎,產品的創新,很多時候也是一場跳進未知的冒險。

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